Markus Stier - Einmaleins der Entgeltabrechnung 2022, ePub

Grundsätzlich unterliegt Arbeitslohn im steuerrechtlichen Sinne der Lohnsteuer. Bestimmte Einnahmen sind jedoch steuerfrei. Dazu zählen z. B. Beitragsleistungen zur betrieblichen Altersversorgung und Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit.

‌Arbeitsentgeltist ein Begriff aus der Sozialversicherung. Zum Arbeitsentgelt gehören alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden.

In der Abrechnungspraxis führen die unterschiedlichen Bruttobezüge zum steuerpflichtigen ‌Arbeitslohn und sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. In EDV-Programmen erfolgt deren Abbildung über sogenannte Lohnarten. Die verschiedenen Bruttobezüge (Lohnarten) unterteilen sich in ‌laufende Bezügeund ‌Einmalbezüge.

Typische ‌laufende Bezüge sind:

Gehälter,

Monatslöhne,

Stundenlöhne,

vermögenswirksame Leistungen (AG-Anteile),

Schichtzulagen,

Nachzahlungen und Vorauszahlungen, wenn sich diese ausschließlich auf Lohnzahlungszeiträume beziehen, die im Kalenderjahr der Zahlung enden,

Arbeitslohn für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres, der innerhalb der ersten drei Wochen des Folgejahres zufließt.

Laufende Bezüge werden regelmäßigbezahlt. Die Versteuerung erfolgt über die Tages-, Wochen- oder Monatslohnsteuertabelle.

Als häufige Einmalbezüge kommen vor:

Weihnachtsvergütungen,

Urlaubsgelder,

Umsatzprovisionen,

Tantiemen,

Abfindungen.

Einmalbezüge werden nicht monatlich, sondern nur gelegentlichfür einen ganz bestimmten Zweck vergütet. Die steuerrechtliche Bezeichnung für solche Einmalbezüge lautet sonstige Bezüge.

Sonstige Bezüge werden generell über die Jahreslohnsteuertabelleversteuert.

Der Lohnzahlungszeitraum ist der Zeitraum, für den ‌Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt gezahlt wird. Der Lohnabrechnungszeitraum bezieht sich hingegen auf den Zeitraum, für den Arbeitslohn und Arbeitsentgelt abgerechnet werden. In der Praxis stimmen Lohnzahlungszeitraum und Lohnabrechnungszeitraum in aller Regel überein. Üblicherweise werden Löhne und Gehälter pro Kalendermonat bezahlt und abgerechnet.

Leistet der Arbeitgeber für den Lohnabrechnungszeitraum lediglich eine Abschlagszahlung und erfolgt die eigentliche Lohnabrechnung erst später, kann er nach § 39b Abs. 5 EStG den Lohnzahlungszeitraum als Lohnabrechnungszeitraum behandeln und die Lohnsteuer erst bei der Lohnabrechnung einbehalten.

Hinweis

Diese Regelung gilt jedoch nicht, wenn der Lohnabrechnungszeitraum fünf Wochen übersteigt oder die Lohnabrechnung nicht innerhalb von drei Wochen nach dessen Ablauf erfolgt.

Nach § 38 Abs. 2 EStG entsteht die Lohnsteuerschuld, sobald der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt. Dies ist der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber den Arbeitslohn an den Arbeitnehmer ausbezahlt und zu dem dieser wirtschaftlich darüber verfügen kann. Bei Überweisung der Löhne und Gehälter erfolgt der Zufluss im Moment der Kontogutschrift.

§ 38a EStG regelt ergänzend dazu, dass laufende Bezüge in dem Kalenderjahr zufließen, in dem der Lohnzahlungszeitraum endet. In diesem Sonderfall wird also das eigentliche Zuflussprinzip in der Steuer durchbrochen. Dagegen gelten sonstige Bezüge immer zum Zeitpunkt des Zuflusses als bezogen.

Beispiel 1

Ein Arbeitgeber zahlt monatlich die Löhne und Gehälter aus. Für den Monat Dezember des laufenden Jahres erfolgt die Auszahlung des Arbeitslohns erst im Januar des Folgejahres.

In diesem Fall gilt der Arbeitslohn noch als im Dezember des laufenden Jahres zugeflossen.

Beispiel 2

Werden im obigen Fall Weihnachtsgelder mit ausbezahlt, fließen diese im Januar des neuen Jahres zu und müssen der Januarabrechnung zugeordnet werden. Eine gemeinsame Abrechnung mit den laufenden Bezügen für Dezember wäre nicht möglich. Um dem zu entgehen, sollte man die Dezemberlöhne noch im Dezember überweisen. Dann gelten auch sonstige Bezüge noch im alten Jahr als zugeflossen und können gemeinsam mit den laufenden Bezügen mit der Dezemberabrechnung versteuert werden.

Im Sozialversicherungsrecht galt in der Vergangenheit für die Beitragserhebung sowohl für laufende Bezüge als auch für einmalige Zuwendungen (‌Einmalbezüge) einheitlich das ‌Entstehungsprinzip. § 22 Abs. 1 SGB IV besagt, dass Beiträge dann fällig werden, wenn der Anspruch des Arbeitnehmers auf das Arbeitsentgelt entstanden ist.

Diese Regelung hat zur Konsequenz, dass Beiträge bereits dann anfallen, wenn der Arbeitslohn geschuldet wird. Auf die tatsächliche Auszahlung kommt es nicht an.

Derartig unterschiedliche Regelungen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, nämlich auf der einen Seite das ‌Zuflussprinzipund auf der anderen Seite das ‌Entstehungsprinzip, verursachten regelmäßig Probleme und Unsicherheiten.

Hinweis

Seit dem 01.04.2003 gilt in der Sozialversicherung für Einmalbezügedas Zuflussprinzip. Für laufende Bezügeist in der Sozialversicherung jedoch weiterhin das Entstehungsprinzip anzuwenden.

Beim ‌Neueintritt eines Arbeitnehmers sind unter anderem folgende Aufgaben vom Arbeitgeber wahrzunehmen (als Hilfestellung finden Sie in Kap. 14 eine Checkliste zu diesem Thema):

Einbehaltung der Arbeitspapiere (siehe Kap. 3.1.3);

Feststellung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Merkmale aus den Arbeitspapieren;

Feststellung der Beitragspflicht in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung – hier ist vor allem zu entscheiden, ob Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht (siehe Kap. 5.5.3);

seit dem 01.01.2005 ist darauf zu achten, ob für den Arbeitnehmer ein Zuschlag von 0,25 % bzw. ab 01.01.2022 von 0,35 % in der ‌Pflegeversicherung bei Kinderlosigkeit zu erheben ist. Geht die Elterneigenschaft nicht aus den Arbeitspapieren hervor, muss ein anderer Nachweis eingefordert werden. Hat der Arbeitnehmer das 23. Lebensjahr vollendet, ist bei Kinderlosigkeit der Zuschlag zu erheben. Das Erreichen des 23. Lebensjahres muss überwacht werden (siehe Kap. 5.6.2.5);

Anmeldung des Arbeitnehmers bei der zuständigen Krankenkasse;

Festlegung der Entlohnungshöhe und eventueller Zulagen.

Der Arbeitgeber muss den neuen Arbeitnehmer mithilfe des Formulars ‌Meldung zur Sozialversicherungmit dem Meldegrund „10“bei seiner Krankenkasse anmelden.