Jan Schabacker - Polizeiliche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im digitalen Zeitalter

Haben Sie eine Botschaft? Die sollten Sie haben, denn wenn es nichts zu sagen gibt, dann ist PR sinnlos. Aber was will ich wirklich sagen? Die Dinge auf den Punkt zu bringen, ist nicht gerade eine Eigenschaft, die man Verwaltungsbehörden, und dazu zählen auch die Polizeibehörden der Länder und des Bundes, in die Wiege gelegt hat. Von der dienstlichen Sozialisation her ist das behördliche Berichtswesen darauf ausgelegt, möglichst chronologisch, vollumfänglich, lückenlos und damit hochkomplex Sachverhalte darzustellen. Hinzu kommt eine überaus komplizierte Sprache mit möglichst vielen Fachbegriffen, die traditionell in allen Behörden verankert ist. Diese Form der Darstellung hilft uns bei Public Relations kaum weiter.

Wichtiger denn je ist die kurze, knappe und dabei noch möglichst attraktive sprachliche Darstellung polizeilicher Themengebiete. Immer weniger werden lange Texte in Gänze konsumiert, und das ist umso mehr der Fall, wenn der Textbeitrag auch noch schwer lesbar oder inhaltlich kompliziert ist. Mehrere Prinzipien tragen dazu bei, einen Text sprachlich ansprechend zu gestalten. Diese Prinzipien spielen immer wieder eine Rolle, egal ob es um das Fertigen einer Pressemitteilung, um den Text für eine Broschüre oder um einen knackigen Facebook-Beitrag geht. Das wichtigste Prinzip in diesem Zusammenhang lautet: Keep It Short and Simple! Das sogenannte KISS-Prinzip ist unabdingbar für gute journalistische Texte, aber auch für alle anderen Textbeiträge in den Public Relations. Bring die Dinge auf den Punkt, bilde möglichst wenige Schachtelsätze, reduziere dich auf das Wesentliche, verwende Verben.

Grafik: KISS-Prinzip

Eine enorme Hilfe dabei ist vorab jeglichen Schreibens, sich dafür zunächst einmal grundsätzlich Gedanken darüber zu machen, welche Intention ich mit dem in welchem Medium auch immer zu veröffentlichenden Beitrag verfolge. Welche Aussage will ich im Kern transportieren? In der Regel lassen sich solche „Kern“-Botschaften auf drei, maximal vier kurze, sloganartige Sätze reduzieren. Wenn es Ihnen gelingt, an diesen Kurzformulierungen orientiert den Text thematisch anzupacken, haben Sie bereits eine gute Grundlage geschaffen, auch einen knackigen, kurzen Text ganz im Sinne moderner PR zu verfassen.

Die Kernbotschaften

Kernbotschaften beinhalten eine weitere gute Eigenschaft: Da sie in der Regel von allgemeiner Gültigkeit sind, sind sie auch zunächst einmal als Pauschalantwort für eigentlich jede, auch noch so kritische Frage im Zusammenhang mit der eigentlichen Thematik geeignet.

Ein Beispiel: In Münster planen Rechtsextreme eine Demonstration, der bürgerliche Protest ist groß. Der Polizei wird der Vorwurf gemacht, mit polizeilichen Maßnahmen den Rechten erst die Möglichkeit zu geben, zu marschieren, und damit Steigbügelhalter rechter Gesinnung zu sein.

Eine der Kernbotschaften der Münsteraner Polizei lautet:

„Die Polizei schützt das Recht auf friedliche Versammlung.“

Short and simple transportiert dieser kurze Satz den polizeilichen Auftrag und enthält dabei noch mehrere Teilbotschaften: Die Polizei ist zum Schutz des Rechts vor Ort, und es geht um Friedlichkeit. Auch der Umkehrschluss erschließt sich sofort: Unfriedliche Demonstrationen wird die Polizei nicht dulden. Diese allgemeingültige Botschaft kann auch in jedem Interview als schlagkräftiges Grundargument bei der Beantwortung jeder Frage vorangestellt werden:

Interviewfrage: „Bürgerinnen und Bürger werden durch die Demonstration in ihrer Bewegungsfreiheit stark eingeschränkt, während die Nazis hier offensichtlich machen können, was sie wollen. Wird die Polizei hier nicht zum Steigbügelhalter rechter Gesinnung?“

Pressesprecher: „Die Polizei schützt das Recht auf friedliche Versammlung. Das ist unser rechtlicher Auftrag, und dem kommen wir nach …“ Erst dann folgen entsprechende Erläuterungen.

Kernbotschaften geben die Möglichkeit, nicht direkt auf konkrete Fragestellungen eines Medienvertreters zu antworten. Je besser sie das Thema packen und je kürzer und prägnanter sie formuliert sind, umso mehr entfalten sie die entsprechende Wirkung.

Nicht einfach, wenn man das Texten im Berichtswesen der Polizei erlernt hat. Aber es ist möglich, wenn es gelingt, sich das Kernthema bei jedem Text bewusst vor Augen zu führen.

Botschaften aus komplexen Themen generieren

Häufig sitzt man vor behördlichen Textwüsten und sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Was um Himmels willen will der (Fach-)Autor uns damit sagen? Es hilft nichts, Sie müssen den Extrakt aus solchen vollumfänglichen Fachexpertisen saugen. Was uns auf der einen Seite zum Nachteil gereicht, nämlich die Tatsache, dass wir geschult sind, in solcher Art und Weise zu schreiben, verschafft uns nun natürlich auch einen Vorteil. Wir kennen diese Art von Texten, wir sind das „Amtsdeutsch“ gewohnt und haben sicherlich ein schnelleres Textverständnis in einem solchen Fall als beispielsweise eine externe Kraft, die sich mit amtlichen Schriftstücken bislang noch nicht intensiv auseinandergesetzt hat. Aber das Wesentliche zu extrahieren ist auch für uns Fachleute beim ersten Lesen gar nicht so leicht.

Dabei können ein paar einfache Mittel recht hilfreich sein.

1. Überfliegen Sie den Text und suchen Sie nach Signal- oder Schlagwörtern, die offensichtlich eine wichtige Bedeutung haben.

2. Versuchen Sie durch selektives Lesen, die Texte einzukürzen. Dann sind Sie schon ein Stück näher an der Lösung und konzentrieren sich auf das Wesentliche. Lesen Sie den Text „quer“ und „überlesen“ Sie unwichtige Satzteile. Es gibt einschlägige Literatur, mit der man das trainieren kann. Es hilft im Alltag ungemein, denn man liest nicht nur schneller, sondern entwickelt auch ein besseres Textverständnis.

3. Machen Sie die Geschichte für sich im Kopf rund, bevor Sie anfangen, Botschaften aufzuschreiben. Wenn Sie für sich den Ablauf vom Anfang bis zum Schluss gedanklich in kurzen Sätzen klar haben, stehen die Botschaften schon zur Hälfte.

4. Skizzieren Sie die Inhalte in Spiegelstrichen. Bei Berichten werden Sie häufig eine Chronologie erkennen. Machen Sie sich dann klar: Was ist die wichtigste Botschaft, die wir im Kern transportieren wollen? Sie sollte später vorn stehen, häufig auch unabhängig von der Chronologie der Ereignisse.

5. Ordnen Sie die Inhalte nach Relevanz, nicht nach zeitlichem Ablauf.

Merke:

Entwickeln Sie Kernbotschaften für ein Thema, um in drei bis vier kurzen Sätzen die wesentlichen Aussagen zu bündeln.

Keep It Short and Simple!!!Verfahren Sie bei der Erstellung von Botschaften und knackigen Texten nach dem KISS-Prinzip!

Nutzen Sie die Lesetipps, um wesentliche Inhalte aus komplexen Texten zu generieren!

Selektives Lesen

Signalwörter suchen

Inhalte mit Spiegelstrichen skizzieren

Inhalte nach Relevanz ordnen

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