Liliana Navarro Almuedo - Planificación, organización y control de eventos. HOTG0108

4. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 3 Los eventos, su tipología y su mercado

1. Introducción

2. El concepto de evento

3. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros

4. El mercado de eventos

5. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora

6. Fases del proyecto de un evento: planificación, organización, desarrollo, evaluación

7. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 4 El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización

1. Introducción

2. Fuentes y medios de acceso a la información

3. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios

4. Negociación con proveedores

5. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones

6. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos

7. Programación de la logística y de los recursos humanos

8. Programación de ofertas pre y posevento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos

9. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios

10. Presidencias honoríficas y participación de personalidades

11. Confección de cronogramas

12. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad

13. Presupuesto del evento

14. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 5 Servicios requeridos en la organización de eventos

1. Introducción

2. Servicios de alojamiento y restauración: establecimientos. Tipos y características

3. Formas de servicios. Tarifas

4. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos

5. Otros servicios requeridos en los eventos

6. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 6 Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos

1. Introducción

2. Tipos y comparación

3. Programas a medida y oferta estándar del mercado

4. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas online

5. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 7 El evento como proyecto: organización

1. Introducción

2. La organización del evento: definición de funciones y tareas

3. Comités y secretarías: funciones y coordinación

4. Gestión de colaboraciones y patrocinios

5. Soportes y medios para ofrecer información del evento

6. Difusión del evento y captación de participantes

7. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. Funciones y responsabilidades

8. Procedimientos e instrucciones de trabajo

9. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 8 El evento como proyecto: dirección y control

1. Introducción

2. Control de inscripciones

3. Control de cobros

4. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos

5. Protección de datos personales

6. Documentación del evento

7. Procesos administrativos y contables

8. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones

9. Coordinación

10. Evaluación de servicios y suministros

11. Evaluación de servicios

12. Formalización de contratos. Documentación

13. Supervisión y control del desarrollo del evento

14. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes

15. Documentos de control del evento

16. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Glosario

Bibliografía

Capítulo 1

El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados

Este primer capítulo supone un acercamiento al término “turismo de reuniones”. Se comenzará por centrar el tema en una somera explicación de la evolución del concepto de “turismo” hasta ir concretando en el subsegmento de reuniones.

La complejidad de la industria turística, y en especial de su demanda, hace necesario conocer las características peculiares de cada uno de los segmentos que la componen. Por esto hay que conocer qué características peculiares presenta el turismo de negocios frente a otros tipos de turismo, como, por ejemplo, el turismo vacacional. Resulta evidente que no va a esperar lo mismo de un hotel una persona que quiere pasar una semana de vacaciones en la playa que otra que va a organizar una pequeña reunión para presentar sus productos a los distribuidores de la zona.

Y precisamente para atender mejor a cada segmento, no solo los servicios turísticos tradicionales (alojamiento, transporte, servicios de intermediación, etc.) deben cumplir con unos requisitos especiales, sino que además esto generará la aparición de agentes especializados en cada tipo de segmento, como, por ejemplo, OPC, Brokers, Airbrokers, etc.

El turismo es una actividad que ha sido ampliamente estudiada desde la segunda mitad del siglo xx, tanto desde el punto de vista socio-antropológico como desde el punto de vista económico.

Desde el punto de vista social y antropológico, la necesidad de desplazamiento ha estado ligada a la propia naturaleza del ser humano desde sus orígenes, ya en la primeras civilizaciones nómadas, pasando por las grandes concentraciones humanas en las culturas clásicas (olimpiadas y otras celebraciones) hasta la aparición del “turismo de masas” y del concepto moderno de turismo (ligado al desarrollo de los medios de transporte acaecido en el siglo xx y a la creación del viaje combinado).

Desde el punto de vista económico, el turismo se considera una industria ligada directamente a las actividades de exportación, con efectos directos en la balanza de pagos de los países y en el desarrollo económico y social de los núcleos de destino.

La OMT(Organización Mundial del Turismo) define turismo como:

Un fenómeno social, cultural y económico relacionado con el movimiento de las personas a lugares que se encuentran fuera de su lugar de residencia habitual por motivos personales o de negocios/profesionales. Estas personas se denominan visitantes (que pueden ser turistas o excursionistas; residentes o no residentes) y el turismo tiene que ver con sus actividades, de las cuales algunas implican un gasto turístico.

Nota

La OMT (en inglés, UNWTO) es una organización de carácter intergubernamental, dependiente de la ONU (Organización de Naciones Unidas) cuyo objetivo fundamental será la promoción y desarrollo del turismo con vistas a contribuir al desarrollo económico, la comprensión internacional, la paz, la prosperidad y el respeto universal.

En aras de una mejor satisfacción de la demanda y de un mejor entendimiento de la realidad turística, el mercado turístico se subdivide en diferentes “segmentos”, atendiendo a sus distintas motivaciones. Es decir, en grupos de individuos que, compartiendo una motivación común, se comportan de una manera homogénea entre ellos, pero diferenciada con respecto a otros grupos.