Sandra Badillo Cano - Procesos económico-administrativos en agencias de viajes. HOTG0208

Esto quiere decir que, ante los requisitos que han de cumplir las agencias de viaje, se ha de atender a lo estipulado en las normativas de cada Comunidad Autónoma. Por ejemplo, en Andalucía, el Decreto 301/2002, de 17 de diciembre de agencias de viaje de Andalucía, en el artículo 1, informa de que:

Se constituirán como agencias de viaje, en la forma prevista en el Decreto 35/2008, de 5 de febrero, por el que se regula la organización y funcionamiento del Registro de Turismo de Andalucía, quienes se dediquen a la organización o comercialización de viajes combinados...

Es decir, según el Decreto 301/2002, se establece como competencia exclusiva de las agencias de viaje la organización y/o comercialización de viajes combinados, aunque pueden ejercer también, ya de forma no exclusiva, otras competencias de información y/o asesoramiento de servicios turísticos.

Respecto al origen de los ingresos de las agencias de viaje, estos proceden de las comisiones procedentes de la negoción con tour operadores o mayoristas, las cuales son variables en función del tipo de producto turístico y su duración, rápeles por volumen de ventas o la venta de los productos turísticos propios, entre otros.

También se debe conocer el proceso contable básico de las agencias de viaje, compuesto por las siguientes partes:

1 Balance de situación inicial: balance que se realiza a principios del ejercicio económico, reflejando el patrimonio de la empresa en ese momento determinado, antes de iniciarse las operaciones de la misma, especificando por separado el conjunto de bienes y derechos de la misma (activo), el conjunto de obligaciones (pasivo) y las aportaciones de los socios (patrimonio neto).

1 Asiento de apertura: primer asiento que se hace en contabilidad al iniciar la actividad o al inicio del ejercicio económico. El asiento de apertura se formará cargando las cuentas de activo del balance y abonando las de pasivo. Definición: Abonar: registrar una cantidad en el haber de la cuenta (parte derecha). Cargar: registrar una cantidad en el debe de la cuenta (parte izquierda). Respecto al ejemplo anterior, su asiento de apertura sería:

1 Registro en el libro diario de las operaciones de la empresa durante el ejercicio económico: realización de asientos como el de nóminas, amortizaciones, liquidación de IVA, etc.

2 Cierre del ejercicio y posterior elaboración de las cuentas anuales: operación a través de la cual se detiene momentáneamente, al final del ejercicio económico, el registro de operaciones para así ofrecer una visión del patrimonio, de la situación de la empresa y de sus resultados en un momento determinado.

Con la palabra tesorería se denomina al dinero en efectivo y a los saldos de las cuentas corrientes.

Forma parte del activo circulante, constituyendo los elementos más líquidos del patrimonio de una empresa y a la vez los menos rentables, ya que no están invertidos en ningún otro activo, lo cual supone que, en el caso de que la empresa posea excesivas cantidades de dinero de esta forma (en caja o bancos), sin ser invertido de forma alguna, esto puede suponer una mala gestión de tesorería.

Sin embargo, no se puede olvidar que un mínimo de stock de tesorería es necesario dentro de la empresa, ya que, entre los cobros y los pagos, se produce normalmente un desfase. Para evitar esto, la única solución sería obtener financiación de los proveedores o hacer coincidir los cobros y los pagos.

Las características de la tesorería son:

1 Efectivo en caja: a veces, existen problemas en los arqueos de caja y, para intentar evitarlo, se aconseja realizar arqueos con frecuencia, sobre todo si la empresa trabaja con mucho dinero en efectivo. El arqueo es el recuento físico del dinero que la empresa tiene en la caja. Si aparece una pequeña diferencia entre ingresos y gastos, esta se cargará o abonará a una cuenta de gasto o de ingreso. Ejemplo: se puede producir un desfase en el arqueo por muchas situaciones:Que en el caja falten 25 € a causa de haber dado mal un cambio a un cliente.Que en la caja sobren 10 € por acumulación de propinas dadas por los clientes.

2 Cuentas bancarias: la tesorería, en este caso, está ingresada en entidades bancarias con saldo a favor de la empresa. Las cuentas bancarias pueden ser corrientes (disponen de talonario y tarjeta) o de ahorro (disponen de libreta y tarjeta).

Por otro lado, se deben tener en cuenta unos consejos que ayudarán a la gestión adecuada de la tesorería dentro de la empresa:

1 Separar los departamentos de tesorería y contabilidad.

2 Realizar arqueos de caja diarios y conciliaciones bancarias mensuales.

3 Establecer como autorizadas a más de una persona conjuntamente.

4 Trabajar con más de un banco.

5 Disponer de moneda extranjera en el caso de que se necesite cambio para los clientes (no obligatorio).

6 Centralizar los pagos en pocos días, por ejemplo dos.

7 Realizar un presupuesto de tesorería con el objetivo de evitar la existencia de desfases entre cobros y pagos.

Consejo

No es recomendable que haya más cantidades de dinero en la caja o en los bancos de lo que se necesita para la gestión diaria de la empresa, porque ese dinero sobrante no estará generando ningún tipo de beneficio para la empresa.

Respecto a las agencias de viaje, una gran parte de su clientela abona sus viajes en efectivo, sobre todo si se trata de servicios sueltos. Sin embargo, el 19 de noviembre de 2012 entró en vigor la Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude, la cual prohíbe pagar más de 2.500 € en efectivo.

Importante

La Ley 7/2012 afecta a las operaciones comerciales en las que interviene un empresario, un comercio o un trabajador autónomo, por lo que en las transacciones en las que solo participan dos particulares sí se pueden pagar cantidades superiores a 2.500 € en metálico.

Esta modificación en la forma de pago afecta de manera diferente a las agencias de viaje según si son presenciales u online:

1 Agencias de viaje presenciales: en pagos superiores a 2.500 €, que antes se realizaban en efectivo y ahora se realizan a través de tarjeta bancaria, supondrán un aumento en los costes de la agencia, en forma de comisiones a bancos o entidades emisoras de ese medio de pago.

2 Agencias de viaje online: no apreciarán ninguna variación, dado que ya todas sus ventas se realizan mediante tarjeta.