Michael Griga - Buchhaltung kompakt für Dummies

Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen stets einzeln bewertet und ausgewiesen werden. In Ausnahmefällen sind allerdings auch Bewertungsvereinfachungsverfahren okay. Schließlich wäre es wenig zielführend, jede Büroklammer einzeln zu erfassen.

Bei der Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden sollten Sie davon ausgehen, dass das Unternehmen auch nach dem Stichtag des Jahresabschlusses fortgeführt wird. Wird das Unternehmen aber aufgelöst, muss dieser Grundsatz nicht angewandt werden. Der Grundsatz der Unternehmensfortführung wird auch Going-concern-Prinzip genannt. Es leben die Anglizismen.

Die Vermögens- und Ertragslage sollte immer vorsichtig dargestellt werden. Zum Beispiel dürfen Sie Gewinne erst dann ausweisen, wenn sie auch tatsächlich realisiert sind, und nicht schon, wenn sie sich anbahnen. Das heißt »Realisationsprinzip«. Das Gegenstück dazu ist das »Imparitätsprinzip«. Anders als bei Gewinnen müssen Verluste hier bereits in den Rückstellungen ausgewiesen werden, wenn sie sich mit hoher Wahrscheinlichkeit abzeichnen. Wenn mehrere Wertansätze möglich sind, dürfen Vermögensgegenstände außerdem immer nur mit dem niedrigsten Wert angesetzt werden. Das nennt man »Niederstwertprinzip«.

Vermögenswerte und Schulden müssen immer nach denselben Methoden bewertet werden. Klingt zwar langweilig und unkreativ, ermöglicht es aber, einzelne Geschäftsjahre miteinander zu vergleichen. Ihre Kreativität dürfen Sie natürlich gern anderweitig ausleben. Malen Sie doch in der Mittagspause mal wieder ein Mandala aus oder trainieren Sie eine neue Tischkickerstrategie.

Achtung, Spoiler-Alarm! An dieser Stelle verraten wir Ihnen bereits einen Satz, der Ihnen in Kapitel 4gleich mehrfach über den Weg laufen wird: »Keine Buchung ohne Beleg!« Und hier gibt es ausnahmsweise mal keine Ausnahme. Darüber hinaus müssen Sie die Belege gut sortiert aufbewahren. Die Buchhaltung ist eben kein Ponyhof (wobei ein Ponyhof natürlich trotzdem buchhaltungspflichtig sein kann).

Am Anfang eines neuen Geschäftsjahrs müssen die Bestände der Konten mit den Schlussbeständen der Vorperiode übereinstimmen, also identisch sein. Die Schlussbilanz muss also mit der Eröffnungsbilanz übereinstimmen. Mehr zu diesem spannenden Thema erfahren Sie in Kapitel 5.

Wie es der Name bereits erahnen lässt, dürfen Sie Geschäftsvorfälle nicht erst im übernächsten Jahr erfassen, wenn Sie mal wieder ein bisschen mehr Zeit haben. Stattdessen sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Verbuchungen zeitnah vorzunehmen. Sie wissen ja: Was du heute kannst besorgen …

Die Nichteinhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung kann sehr unschöne Konsequenzen haben. Je nach Schwere des Vergehens drohen teilweise empfindliche Strafen. Neben hohen Geldstrafen sind durchaus auch Freiheitsstrafen möglich. Es lohnt sich also durchaus, die Grundsätze einzuhalten.

Kapitel 2

IN DIESEM KAPITEL

Die Inventur und das Inventar

Die Gliederung einer Bilanz

Die Eröffnungs- und die Schlussbilanz

In diesem Kapitel wird erst einmal gezählt, gemessen und gewogen. Und zwar bei der Inventur. Alles Wichtige dazu sowie zum Inventar und den unterschiedlichen Inventurverfahren erzählen wir Ihnen in diesem Kapitel. Dann geht es um die Bilanz. Wie eine Bilanz gegliedert ist, bleibt Ihnen nach der Lektüre dieses Kapitels hoffentlich nicht mehr verborgen.

Vor den Erfolg haben die Götter sprichwörtlich den Schweiß gesetzt. Ehe man sich daranmachen kann, möglichst viele Millionen Euro mit seiner Geschäftsidee zu scheffeln, muss jeder buchführungspflichtige Selbstständige oder gewerbliche Unternehmer erst einmal eine Liste mit dem gesamten für das Unternehmen eingesetzten Hab und Gut erstellen. Diese Bestandsaufnahme nennt man Inventur.

Bei einer Inventur müssen Sie bei jedem Unternehmen die Vermögensgegenstände sowie alle Schulden in einer Liste festhalten. Man nennt diese Bestandsliste auch Inventar. Auch hier gibt es natürlich wieder Ausnahmen: Einzelkaufleute mit weniger als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn müssen keine Inventur durchführen. Das regelt § 241a HGB.

Ein solches Inventar müssen Sie jedes Jahr erstellen. Hört sich nach einer Menge Arbeit an, ist aber oft gar nicht so schlimm.

Eine Inventur kann man auf unterschiedliche Arten durchführen. In der Praxis werden Ihnen meist die folgenden Inventurverfahren über den Weg laufen:

die Stichtagsinventur

die zeitversetzte Inventur

die permanente Inventur

die Stichprobeninventur

Vielleicht ist Ihnen das auch schon einmal passiert: Sie wollen im Supermarkt einkaufen und der Laden ist zu. Ein Schild mit der Aufschrift »Heute wegen Inventur geschlossen!« bringt Licht ins Dunkel. Sie haben sich nicht im Wochentag oder an der Tür geirrt, sondern der Supermarkt bleibt heute aufgrund der jährlichen Stichtagsinventur geschlossen.

Viele, extra für diesen einen Tag angestellte Inventurkräfte – oft Schüler, Studenten oder Rentner – schwärmen zwischen den Regalen und Tiefkühltheken umher, zählen und erfassen jede einzelne Tütensuppe und Tiefkühlpizza. Im Büro glüht derweil der Taschenrechner, da der Marktleiter damit beschäftigt ist, die ganzen Schulden des Supermarkts zu ermitteln und fein säuberlich aufzuschreiben.

Das bewegliche Anlagevermögen, das Vorratsvermögen und die Kassenbestände werden körperlich , das heißt mengenmäßig erfasst. Bei der mengenmäßigen Erfassung werden die Vermögensgegenstände gezählt, gewogen, gemessen oder auch geschätzt – beispielsweise bei den Reißzwecken im Büroschrank. Das unbewegliche Anlagevermögen sowie Forderungen, Guthaben und Schulden werden dagegen wertmäßig , das heißt in Geldbeträgen erfasst.

Eine Stichtagsinventur findet wenige Tage um den Abschlussstichtag herum statt. Das geht oft auch mit dem Abschluss des Kalenderjahrs einher. »Wenige Tage« heißt übrigens maximal zehn Tage.

Steht nicht genügend Personal zur Verfügung oder ist der Taschenrechner des Marktleiters ausgerechnet um den Abschlussstichtag herum kaputt, ist das nicht schlimm. Nach § 241 Abs. 3 HGB kann die Inventur in solchen Fällen bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden.

Bei den meisten Unternehmen entspricht das Geschäftsjahr auch dem Kalenderjahr. Der Bilanzstichtag ist dann der 31. Dezember. Das heißt, sie erstellen die Bilanz pünktlich zu Silvester. Ausnahmen bestätigen wie immer die Regel. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre sind auch möglich. Zum Beispiel weil das Unternehmen am 1. Februar gegründet wurde und man sich nie auf den Kalender einlassen wollte. Dann läuft das Geschäftsjahr immer vom 1. Februar bis zum 31. Januar. Ist zwar umständlich, aber möglich.