Michael Griga - Buchhaltung kompakt für Dummies

Handelsbücher, Bilanzen, Inventare, interne Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren.

Empfangene Geschäftsbriefe dürfen Sie frühestens nach sechs Jahren wegwerfen.

Sechs Jahre sollten Sie auch Kopien versendeter Geschäftsbriefe aufbewahren.

Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufgehoben werden.

Die Abgabenordnung enthält noch weitere detaillierte Regelungen zu den Aufzeichnungs-, Ordnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die finden Sie in den §§ 142 bis 147 AO:

§ 142 Ergänzende Vorschriften für Land- und Forstwirte: Neben der normalen Buchführung muss ein Anbauverzeichnis geführt werden.

§ 143 Aufzeichnung des Wareneingangs: Pflicht ist die Aufzeichnung des Datums, des Lieferanten, der Warenbezeichnung, des Preises und ein Buchungsbeleg.

§ 144 Aufzeichnung des Warenausgangs: Die Pflichtangaben entsprechen denen des § 143.

§ 145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnung: Ein Dritter muss damit einen Überblick über das Unternehmen erhalten können.

§ 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen: Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Kassenbewegungen sollen täglich festgehalten werden. Die Buchungen und Aufzeichnungen dürfen niemals so verändert werden, dass deren ursprünglicher Inhalt unleserlich wird.

§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen:Zehn Jahre aufbewahrt werden müssen:HandelsbücherAufzeichnungenInventareJahresabschlüsseLageberichteEröffnungsbilanzenArbeitsanweisungenBuchungsbelegeUnterlagen zu ZollmeldungenSechs Jahre aufheben müssen Sie:empfangene Briefe und Kopien verschickter Briefesonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Für Belege, die in elektronischer Form vorliegen, gelten dieselben Aufbewahrungspflichten. Bevor Sie also die Festplatte neu formatieren, sollten Sie unbedingt alle relevanten Belege und Dokumente sichern. Grundsätzlich empfiehlt es sich immer, von wichtigen Daten ein Backup anzulegen. Doppelt hält bekanntermaßen besser.

Das österreichische HGB wurde 2007 durch das Unternehmensgesetzbuch (UGB) abgelöst. Österreich ist damit ein bisschen moderner als Deutschland, da es nicht mehr vom etwas verstaubt anmutenden »Kaufmann« spricht, sondern vom »Unternehmer«. Jeder, der eine auf Dauer angelegte Organisation selbstständiger wirtschaftlicher Tätigkeit betreibt, ist laut UGB ein Unternehmer.

Der Begriff Kaufmann hat eine lange Tradition. Im Mittelalter begann man, Kaufleute, die oft in einer Gilde oder Hanse organisiert waren, von »normalen« Händlern abzugrenzen. Während Händler meist nicht allzu hoch angesehen waren, gehörten Kaufleute zum Patriziat, der städtischen Oberschicht. Der italienischer Franziskanermönch und Mathematiker Luca Pacioli, der nebenbei übrigens auch noch die doppelte Buchführung erfand, formulierte gegen Ende des 15. Jahrhunderts das Leitbild des ehrenwerten Kaufmanns : »Es gilt nichts höher als das Wort des guten Kaufmanns, und so bekräftigen sie ihre Eide, indem sie sagen: Bei der Ehre des wahren Kaufmanns.« Darüber, ob Kaufleute heute immer noch wahre Ehrenmänner beziehungsweise -frauen sind, lässt sich natürlich streiten.

In § 189 UGB wird geklärt, für wen die Vorschriften des UGB zur Rechnungslegung gelten:

für alle Kapitalgesellschaften und unternehmerisch tätigen Personengesellschaften,

mit Ausnahme von Freiberuflern, Land- und Forstwirten sowie Unternehmern, deren Einkünfte mit der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt werden.

Für alle anderen Unternehmer gelten die Vorschriften nur, wenn sie mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen.

§ 190 UGB beschäftigt sich mit grundlegenden Dingen zur Buchführungspflicht. Zum Beispiel dass Dritte die Bücher in angemessener Zeit verstehen müssen und die Bücher in einer lebenden Sprache zu führen sind. Latein scheidet deshalb ebenso aus wie Parsel.

Die Aufbewahrungsfristen sind in § 212 UGB geregelt. Buchungsbelege müssen in Österreich in der Regel sieben Jahre aufgehoben werden – vom Schluss des jeweiligen Kalenderjahrs an gerechnet.

Im Gegensatz zu Deutschland und Österreich gibt es in der Schweiz kein eigenständiges Handels- oder Unternehmensgesetzbuch. Stattdessen wird das Handelsrecht im Obligationenrecht geregelt.

Das Obligationenrecht, kurz OR, ist ein Teil des Schweizerischen Zivilgesetzbuchs und besteht aus fünf »Abteilungen«. In der vierten Abteilung geht es um das Handelsregister, Geschäftsfirmen sowie um die kaufmännische Buchführung.

Buchführungspflichtig sind in der Schweiz alle Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500.000 Franken erzielt haben, sowie alle Kapitalgesellschaften – unabhängig vom Umsatz. Das ist im Artikel 957 des OR geregelt. Aber auch hier gibt es natürlich Ausnahmen: Einfache Personengesellschaften, gemeinnützige Vereine und Stiftungen mit einem der Allgemeinheit dienenden Zweck sind von der Buchführungspflicht ausgenommen.

Die Grundsätze der Buchführung stehen im Artikel 957a des OR, die Aufbewahrungsfristen im Artikel 958 f. Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte müssen Sie in der Schweiz zehn Jahre aufheben. Anders als in Deutschland und Österreich ist dabei aber das Geschäftsjahr und nicht das Kalenderjahr maßgeblich.

Neben den gesetzlichen Regelungen gibt es auch noch einige »ungeschriebene Gesetze« zur Buchführung und Bilanzierung. Alles zusammen ergibt dann die sogenannten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Insider sagen auch ganz lässig GoB dazu.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung haben sich im Laufe der Jahre aus der Praxis sowie aus Empfehlungen von Experten und Wirtschaftsverbänden ergeben. Ziel der GoB ist es, Unternehmenseigner und Gläubiger mit möglichst korrekten Daten und Informationen zu versorgen. Das schafft zum einen Vertrauen und kann zum anderen vor möglichen Verlusten schützen.

Jetzt wollen wir Sie aber nicht länger auf die Folter spannen und zeigen Ihnen, was sich genau hinter den GoB verbirgt.

Alle Geschäftsvorfälle müssen korrekt verbucht werden. Das heißt, Sie sollten die richtigen Konten mit den richtigen Beträgen bebuchen. Die Verbuchung muss zudem für andere nachvollziehbar und überprüfbar sein.

Die Bücher dürfen nicht aussehen wie Kraut und Rüben. Dritte, die sich ein bisschen mit der Materie auskennen, sollten sich anhand der Bücher schnell ein Bild über die Lage des Unternehmens machen können. Dieser Grundsatz ergibt sich übrigens aus § 246 Abs. 2 HGB.

Achten Sie darauf, dass auch alle Geschäftsvorfälle verbucht werden. Aber auch Schwund muss im Jahresabschluss erfasst werden. Zum Beispiel wenn plötzlich drei Goldbarren fehlen, aus dem das Unternehmen normalerweise luxuriöse Zahnfüllungen herstellt.