Michael Griga - Buchhaltung kompakt für Dummies

Die Hauptaufgabe der Buchführung ist es, arme Schüler, Auszubildende und Studenten maximal zu verwirren. Das denkt der eine oder andere jedenfalls. Doch das ist maximal falsch. Die Buchführung hat nämlich einige wirklich wichtige Funktionen für Unternehmen. Etwa diese hier:

Informationsfunktion: Dank der Buchführung weiß die Unternehmensleitung, wie die Firma wirtschaftlich gerade dasteht.

Ermittlungsfunktion: Mithilfe der Buchführung wird ermittelt, wie viele Steuern ein Unternehmen zahlen muss.

Planungsfunktion: Die Buchführung ist eine kleine Zeitmaschine. Aus aktuellen Istzahlen lassen sich nämlich zukünftige Entwicklungen ableiten. Das hilft bei der Planung.

Kontrollfunktion: Damit Sie wissen, ob die Planung einigermaßen richtig war, vergleichen Sie die Planzahlen mit den Istwerten. Diese kommen – Sie ahnen es schon – aus der Buchführung.

Dokumentationsfunktion: In der Buchhaltung werden alle Geschäftsfälle abgelegt. Das hilft dabei, den Überblick zu behalten, zum Beispiel ob Rechnungen schon bezahlt wurden oder nicht.

Um all die Aufgaben bewältigen zu können, hat man sich im Laufe der Zeit einen bunten Strauß an Werkzeugen ausgedacht. Das Schweizer Taschenmesser der Buchführung bietet unter anderem diese Funktionen:

Bei der doppelten Buchführung wird immer auf zwei Konten gebucht – einem Konto im Soll und einem im Haben. Im Soll steht, wofür das Geld verwendet wird, im Haben, woher es kommt.

Der Kontenrahmen ist eine Liste aller Konten, die Sie für die Verbuchung Ihrer Geschäftsvorfälle brauchen.

Diese Verbuchung erfolgt mithilfe von Buchungssätzen. Die legen fest, welche Beträge auf welche Konten kommen.

Bei einer Inventur erfassen Sie alle Vermögenswerte zu einem bestimmten Stichtag in einer Liste. Die Liste nennt man Inventar.

In der Bilanz werden alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens aufgeführt. Außerdem wird festgehalten, wie diese Vermögensgegenstände finanziert wurden.Vermögensgegenstände können Sie in Anlagevermögen und Umlaufvermögen unterteilen. Benötig das Unternehmen den Vermögensgegenstand dauerhaft, spricht man Anlagevermögen. Ist er nur ein durchlaufender Posten, gehört er zum Umlaufvermögen. Eine Produktionsmaschine ist zum Beispiel Anlagevermögen. Das Öl, das benötigt wird, damit sie geschmeidig läuft, zählt dagegen zum Umlaufvermögen.

Alle Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahrs werden in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung dargestellt. Das Ergebnis ist hoffentlich der Gewinn. In schlechten Zeiten kann aber auch mal ein Verlust herauskommen. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung – kurz »GuV« genannt – bildet zusammen mit der Bilanz das Herzstück des Jahresabschlusses.

Daneben gehören auch noch der Anhang und der Lagebericht zum Jahresabschluss. Im Anhang werden die Ergebnisse der Bilanz und der GuV erklärt, im Lagebericht die Situation des Unternehmens sowie künftige Chancen und Risiken.

Der Geldfluss einer Firma, also der Zu- und Abfluss an Cash, in einem bestimmten Zeitraum wird in der Kapitalflussrechnung dargestellt.

Sie können auch noch beliebig viele zusätzliche Berichte erstellen, die einen tieferen Einblick in die Situation des Unternehmens ermöglichen.

Falls Sie sich fragen sollten, welche dieser Werkzeuge zum Pflichtprogramm eines Buchhalters gehören und welche eher freiwillig sind, lautet die Antwort: Kommt drauf an. Nämlich darauf, welche Rechtsform das Unternehmen hat und gemäß welchen Standards beziehungsweise gesetzlichen Grundlagen bilanziert wird.

Wir zeigen Ihnen auf den folgenden Seiten die wichtigsten gesetzlichen Regelungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Fangen wir mit Deutschland an.

In den nationalen Gesetzen gelten teilweise andere Regeln als in den internationalen Rechnungslegungsstandards IFRS oder den US-GAAP. Diese Standards sollen Jahres- und Konzernabschlüsse international vergleichbar machen. IFRS ist die Abkürzung von »International Financial Reporting Standards«. US-GAAP steht für »United States Generally Accepted Accounting Principles«. Sollten Sie bei »Wer wird Millionär« danach gefragt werden, hat sich die Lektüre dieses Buches womöglich jetzt schon gelohnt.

Das wichtigste Gesetz im Handelsrecht ist das Handelsgesetzbuch (kurz HGB). Die §§ 238 bis 263 enthalten allgemeine Vorschriften, die für alle Kaufleute gelten. So steht beispielsweise im § 238 des HGB, dass

jeder Kaufmann verpflichtet ist, Bücher zu führen, in denen die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung dargestellt werden.

Dritte diese Bücher in angemessener Zeit verstehen können müssen.

Wer Kaufmann ist, wird in § 1 HGB erklärt. Demnach ist jeder Gewerbetreibende ein Kaufmann und damit zur Buchführung verpflichtet. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Erfordert das Gewerbe nach Art und Umfang keinen kaufmännischen Betrieb, reicht eine vergleichsweise einfache Einnahmenüberschussrechnung.

Neben der handelsrechtlichen Buchführungspflicht gibt es noch die steuerrechtliche Buchführungspflicht. Das Steuerrecht definiert in der Abgabenordnung (AO), wann ein Gewerbetreibender zur Buchführung verpflichtet ist. Und zwar, wenn er mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mindestens 60.000 Euro Gewinn im Jahr macht. Land- oder Forstwirte sind buchführungspflichtig, wenn sie selbst bewirtschaftete Flächen mit einem Wirtschaftswert von mindestens 25.000 Euro haben. Grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit sind Freiberufler.

Freiberufler haben es gut – sind sie doch von der (manchmal lästigen) Buchführungspflicht befreit. Doch wer ist alles Freiberufler? Die Antwort auf diese Frage liefert das Einkommensteuergesetz (kurz EStG). In § 18 EStG wird aufgelistet, wer zu dieser Gruppe zählt:

selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten,

selbstständige Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte,

selbstständige Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte,

selbstständige Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker,

selbstständige Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigte,

selbstständige Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten,

selbstständige Journalisten, Bildberichterstatter,

selbstständige Dolmetscher, Übersetzer,

selbstständige Lotsen und

alle ähnlichen selbstständigen Berufe.

Nach den allgemeinen Vorschriften finden Sie dann in den §§ 264 bis 289a HGB noch einige ergänzende Regelungen für Kapitalgesellschaften.

Zu den Kapitalgesellschaften gehören die Aktiengesellschaft (AG), die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) und die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Im Gegensatz zu Personengesellschaften sind Kapitalgesellschaften selbstständige juristische Personen.

Bevor Sie auf die Idee kommen, Ihre alten Papierstapel beim nächsten Frühjahrsputz zu entsorgen, sollten Sie auf jeden Fall einen Blick auf § 257 HGB werfen. Der regelt, wie lange Sie bestimmte Unterlagen aufbewahren müssen: