Handbuch Schulpsychologie

Jenseits (in der Schulpsychologie eher seltener vorkommender) spezifischer Aufbewahrungsfristen durch oder aufgrund eines Gesetzes gilt datenschutzrechtlich und verwaltungsrechtlich das Gebot, Daten und Unterlagen nur solange aufzubewahren, wie es zur Aufgaben- und Zweckverfolgung nötig ist. Optimalerweise wird dies bei jeder Akte, bzw. bei jeder Klientin und jedem Klienten einzeln bewertet: Z. B. müssen die Akten über einen Schüler, der ins Ausland zieht, vernichtet und die Daten gelöscht werden, weil sie nicht mehr benötigt werden.

Wenn in der Praxis aus Praktikabilitätsgründen im Rahmen der Organisationshoheit einer Einrichtung pauschale Regeln vorgegeben werden, wie z. B. Akten immer drei Jahre aufzubewahren, dann ist das zumindest bedenklich. Akten bzw. Daten, deren Aufbewahrung und Speicherung ganz offensichtlich überflüssig ist, müssen trotz einer solchen Aufbewahrungsfrist gelöscht und vernichtet werden.

Die Fachaufsicht ist Teil des staatlichen Organisationsrechts und zeichnet sich durch die Weisungsbefugnis und im Unterschied zur Dienstaufsicht durch das Recht aus, in der Sache nach Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten Aufsicht auszuüben.

Die Grenze der Fachaufsicht liegt jedoch dort, wo die Befolgung einer fachaufsichtlichen Weisung eine strafbare Handlung zur Folge hätte. Wenn also die Weisungsbefolgung gegen die Schweigepflicht verstieße, ist die Weisung unzulässig und die Verweigerung wäre der Schulpsychologin bzw. dem Schulpsychologen arbeits- und dienstrechtlich nicht vorwerfbar. Allerdings ist man verpflichtet, seine Verweigerung der Weisungsbefolgung zu plausibilisieren – soweit das im Rahmen der Schweigepflicht möglich ist.

Ein typisches Problem ist das Aufeinandertreffen der auch behördenintern geltenden Schweigepflicht einerseits und der Erwartung andererseits, dass für die Aufsicht im Sinne der Funktionsfähigkeit der Verwaltung die Kenntnisnahme von Beratungsinhalten durch Aufsichtsführende unabdingbar sei. Da die berufsbezogene Schweigepflicht sogar unter Strafe steht, kann das allgemeine Interesse an Aufsicht als Teil einer funktionsfähigen Verwaltung ohne hinreichend bestimmte Regelung durch oder aufgrund eines Gesetzes keine automatische Vorrangstellung haben: Die berufsbezogene Schweigepflicht gilt grundsätzlich auch gegenüber Vorgesetzten. Wie oben dargestellt, sind fachfremde Aufsichtführende auch nicht als »Mitwirkende« zu verstehen.

Allerdings ist zu prüfen, ob die betroffene Person konkludent eingewilligt hat. Denn in aller Regel weiß die betroffene Person, dass sie ein behördliches Beratungsangebot in Anspruch nimmt. Soweit also zwecks optimaler Beratung der betroffenen Person behördeninterne Informationsflüsse als üblich erkennbar sind, kann von einer konkludenten Einwilligung ausgegangen werden. Soweit die behördeninterne Fachaufsicht funktional der Optimierung des Beratungsangebots dient, erscheint das Vorliegen einer konkludenten Einwilligung durchaus vertretbar.

Zweifel sind aber angebracht, wenn Fachaufsicht von Fachfremden durchgeführt wird. Die betroffene Person ist nur an einem optimalen Angebot interessiert, und nur insoweit kann ihr eine konkludente Einwilligung in die dafür nötigen Informationsflüsse unterstellt werden. Dass sie allein aus Gründen der Funktionsfähigkeit der Verwaltung mit einer potentiellen Verschlechterung des Beratungsangebots in Folge der Fachaufsicht durch Fachfremde und mithin der Kenntnisnahme ihrer Daten durch eine fachfremde Fachaufsicht einverstanden ist, kann ihr nicht ohne Weiteres unterstellt werden.

Die Kenntnisnahme von Beratungsinhalten durch eine fachfremde Fachaufsicht kann also nach hier vertretener Auffassung meistens nur anonymisiert erfolgen. Oder es bedarf einer ausdrücklichen Einwilligung, die allerdings nicht zur Beratungsbedingung gemacht werden kann, weil sonst ein öffentlich-rechtliches Angebot ohne ausreichende Grundlage durch eine sachfremde Bedingung eingeschränkt werden würde.

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