Ingo Kallenbach - Modernes Homeoffice für Dummies

Aus Sicht des Arbeitsrechts unterscheidet sich Homeoffice von »mobile working« und »mobilem Arbeiten«: Beim mobilen Arbeiten können Angestellte einen Teil der Arbeit von einem Ort ihrer Wahl, also außerhalb des Büros erledigen, zum Beispiel mit dem Laptop zu Hause, in einem Co-Working-Space, Café oder im Zug. Im Hinblick auf die Frage, inwiefern das Arbeiten vom Ausland aus ebenfalls als »mobiles Arbeiten« möglich ist, gibt es noch keine eindeutige rechtliche Regelung (Stand Dezember 2020).

Rechtlich betrachtet liegt in Deutschland dann mobiles Arbeiten vor, wenn der Arbeitnehmer nicht nur im Büro, sondern auch an anderen Orten arbeitet. Zu Hause, auf Dienstreisen oder wo auch immer. Der Arbeitnehmer muss lediglich seine Erreichbarkeit sicherstellen.

Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber nicht dazu gezwungen werden, sich auf eines der beiden flexiblen Arbeitsmodelle »Homeoffice« oder »mobiles Arbeiten« einzulassen; umgekehrt gibt es in Deutschland auch (noch) kein Recht auf Homeoffice (Stand 2020).

Die gesetzlichen Anforderungen an die jeweilige Arbeitsstätte sind in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) wie folgt beschrieben:

»Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte, wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.« (ArbStättV, § 2 Begriffsbestimmungen, Abs. 7)

Der Arbeitnehmer ist bei der Telearbeit also nicht frei in der Wahl seines Arbeitsplatzes. Der Arbeitsplatz muss vom Arbeitgeber eingerichtet werden. Der Ort dafür ist meistens zu Hause – zwingend ist dies aber nicht.

In Deutschland entscheidet der Arbeitgeber, ob Angestellte von zu Hause arbeiten dürfen. Es gibt kein »Recht auf Homeoffice«. Es gibt aber in den meisten Unternehmen eine speziell ausgehandelte Betriebsvereinbarung, in der geregelt ist, wer wie lange außerhalb des Büros arbeiten darf. Im Einzelfall sind Ausnahmen im Arbeitsvertrag festgehalten.

Der Arbeitgeber darf die Angestellten nicht zwangsweise ins Homeoffice im privaten Wohnraum senden. Nachzulesen ist dies im Artikel 13 des Grundgesetzes unter dem Thema »Unverletzlichkeit des eigenen Wohnraums«.

Wichtig ist, egal wo gearbeitet wird, dass das Arbeitszeitgesetz mit Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten wird: Niemand darf länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause sowie auf Dauer im Schnitt täglich mehr als 8 Stunden arbeiten. In Ausnahmen darf bis zu 10 Stunden am Tag gearbeitet werden.

Um einen (rechtlichen) Konflikt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie unter Kollegen und mit Kunden zu vermeiden, sind transparente, faire Absprachen für das Arbeiten im Homeoffice wichtig. Feste Zeiten der Erreichbarkeit und die Art der Zeiterfassung (zum Beispiel Vertrauensarbeitszeit) sollten für alle nachvollziehbar abgestimmt und auch dokumentiert sein.

Vereinbaren Sie eine Kernarbeitszeit auf Teamebene, um zum Beispiel spontane Rückfragen und Abstimmungsbedarf zu ermöglichen. Dabei sollte es sich um den »kleinsten gemeinsamen Nenner« der Erreichbarkeit handeln.

Das Team sollte gemeinsam abstimmen, welche Kommunikationskanäle für welchen Fall (Thema, Zeit) bevorzugt werden.

Der Arbeitgeber ist bei Telearbeit allein für die Ausstattung des Arbeitsplatzes zuständig, da hier die Arbeitsstättenverordnung greift.

Beim »mobile working« ist dies nicht der Fall, und die Mitarbeiter müssen sich im Zweifel selbst mit benötigten Möbeln und Technik ausstatten.

Ob es einen finanziellen Zuschuss vom Arbeitgeber zur Nutzung des Wohnraums gibt, ist von der jeweils geltenden Betriebsvereinbarung abhängig. Wird dies durch die Betriebsvereinbarung nicht geregelt, kann über finanzielle Zuschüsse im Einzelfall entschieden werden. Mitentscheidend ist immer, inwiefern wahlweise noch ein Arbeitsplatz im Büro des Arbeitsgebers zur Verfügung steht.

Dem Betriebsrat können in Bezug auf die Einführung von Homeoffice und mobilem Arbeiten umfangreiche Mitbestimmungsrechte gem. § 87 Absatz 1 BetrVG zustehen.

Der Abschluss einer Betriebsvereinbarung empfiehlt sich so oder so. Darin kann auf folgende Punkte eingegangen werden, die die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer betreffen:

Eventueller Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice oder mobiles Arbeiten (oder eben nicht)

Ausstattung des Arbeitsplatzes

Erreichbarkeit des Arbeitnehmers

Erfassung von Arbeitszeit durch den Arbeitnehmer

Bereitstellung von IT-Infrastruktur

Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk

Kostenübernahme

Umgang mit Daten

Die Betriebsvereinbarungen für mobiles Arbeiten und für Arbeiten im Homeoffice sind in weiten Teilen gleich. Unterschiede finden sich insbesondere bei der Kostenübernahme.

Gemietete Wohnungen und Häuser sind zum privaten Wohnen vorgesehen, es handelt sich um einen Wohnraummietvertrag – im Gegensatz zu einem Gewerberaummietvertrag. Das Nutzungsrecht des Mieters ist zweckgebunden. In den gemieteten Räumen ist folglich nicht alles erlaubt, die Nutzung dient zu Wohnzwecken.

Nutzt ein Mieter den Raum hauptsächlich als Büro, verändert sich der Nutzungszweck. Der Vermieter hat im Zweifel das Recht, gewisse berufliche Tätigkeiten zu untersagen, falls dies im Mietvertrag nicht anders geregelt ist. Allerdings ist die strikte Trennung von Wohnen und Arbeiten heute nicht mehr zeitgemäß. Entsprechend hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass eine Genehmigung zu beruflicher Tätigkeit in Wohnräumen nur dann benötigt wird, wenn die berufliche Tätigkeit Einfluss auf die Außenwirkung der vermieteten Wohnung oder des Hauses hat. Darunter ist zu verstehen, dass die Wohnadresse gleichzeitig auch die Geschäftsadresse ist oder dass Laufkundschaft die Folge ist.

Normale berufliche Tätigkeiten – wie sie sich aus dem Homeoffice der meisten Arbeitnehmer ergeben – bleiben davon unberührt. Wird die Außenwirkung nicht verändert, muss auch keine Genehmigung des Vermieters eingeholt werden.

Unter bestimmten Umständen können Sie Neuanschaffungen an Büromöbeln und Technik im Homeoffice beziehungsweise im anerkannten häuslichen Arbeitszimmer steuerlich in Deutschland absetzen, insbesondere, wenn Ihnen kein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und sich Ihr Heimarbeitsplatz in einem separaten Raum befindet.

Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Sie eine Ecke in Ihrem Wohnzimmer oder am Küchentisch sowie W-LAN oder Energiekosten nicht steuerlich geltend machen können.

Aufgrund der Corona-Pandemie und der damit verbundenen deutlichen Zunahme von mobilem Arbeiten gibt es seit Dezember 2020 eine sogenannte Homeoffice-Pauschale. Diese umfasst 5 Euro pro Tag und ist auf 600 Euro pro Jahr gedeckelt. Einen Wermutstropfen gibt es allerdings (Stand Januar 2021) – sie muss auf die bestehende Werbekostenpauschale von 1.000 Euro angerechnet werden.