MEDIAactive - Manual de Office 2010

8Una vez realizado el cambio, pulse sobre el comando Guardarde la Barra de herramientas de acceso rápidoy compruebe como, visualmente, no ocurre nada, aunque el programa almacena debidamente la modificación. Para comprobarlo, lo mejor que podemos hacer es cerrar este documento y volver a abrirlo. Haga clic sobre la pestaña Archivoy pulse sobre el comando Cerrar.

9A continuación, muestre de nuevo la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes y haga clic sobre la presentación denominada Fotos modificado.pptx. (10)

Si opta por pulsar el botón Guardar, la próxima vez que abra el archivo éste no se mostrará actualizado.

10Efectivamente, la presentación cuenta en este caso con 6 diapositivas, cuando el original mostraba 7. Ahora comprobaremos qué sucede cuando se han realizado cambios sobre un documento y éste intenta cerrarse sin antes almacenarlos. Haga clic sobre cualquiera de las diapositivas de la presentación actual, pulse de nuevo la tecla Suprimirde su teclado para eliminarla, haga clic sobre la pestaña Archivoy pulse sobre el comando Cerrar.

11El programa se cerciora de que está intentando cerrar el documento sin haber almacenado los cambios realizados en él. Por esta razón, lanza un cuadro de diálogo en el cual usted puede elegir si desea o no guardar estas modificaciones. En este caso, haga clic en Guardarpara realizar el almacenamiento y cerrar la presentación. (11)

12Hasta el momento hemos podido comprobar que el programa almacena por defecto los documentos en el formato propio. Sin embargo, debe saber que Office 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar los trabajos realizados. Aunque algunas de estas opciones de formato son distintas según la aplicación con la que se esté trabajando, no queremos terminar sin mostrarle dónde encontrar todas estas posibilidades y en qué consisten algunas de ellas. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivoy pulse en esta ocasión sobre el comando Compartir. (12)

El tipo de archivo OpenDocument, con la extensión .odp, es compatible con PowerPoint 2010, aunque es posible que se perciban algunas diferencias en cuanto su formato y el acceso a algunas características del programa.

13La sección Tipos de archivoes la que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo. (13)

14Evidentemente, los tipos de archivo presentados en esta opción se adaptan al formato generado por la aplicación con la que está trabajando. (14)Así, en este caso, se muestran en la primera sección los tipos de archivos de presentación disponibles. Entre estos tipos se encuentra el formato en una versión anterior, común en todas las aplicaciones de Office 2010, opción que se estudiará con total detenimiento en la siguiente lección. Terminaremos este ejercicio cerrando el documento actual. Para ello, en la misma vista Backstage, haga clic sobre el comando Cerrary compruebe que ahora no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.

Otra de las posibilidades en cuanto al almacenamiento de archivos común en todas las aplicaciones de Office 2010 es el guardado en versiones anteriores. Tanto la versión actual como la 2007 permiten al usuario almacenar sus archivos en la versión denominada 97-2003, cuya extensión es .doc, con la cual aquellas personas que cuenten como mínimo con la versión 2000 de Office podrán abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010.

Aunque la versión 2010 de la suite de Microsoft permite almacenar los archivos en múltiples formatos, incluidos los correspondientes a las versiones anteriores de la suite, Office 2010 no permite guardar documentos en el formato de Microsoft Office 1995. La razón es muy sencilla: las diferencias en cuanto a funciones y características entre las versiones 95 y 2010 son tantas que no sería posible compatibilizar ambos formatos.

1En este sencillo ejercicio, aprenderá a guardar un archivo creado sobre Office 2010 en una versión anterior a Office 2007. De hecho, cabe señalar que esta característica de almacenamiento en versiones anteriores de la suite fue presentada como novedad en la versión 2007. Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Así, nuestra práctica será válida únicamente para las siguientes aplicaciones: Excel, PowerPoint, Publisher, Visio y Word. Más adelante mencionaremos el proceso a seguir para el resto de los programas de la suite. Empezaremos pues accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Discoteca.xlsxy puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Aun así, ya sabe que si dispone de cualquier otro archivo con esta extensión también puede utilizarlo sin problemas. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivoy haga clic sobre el comando Abrir. (1)

2Accedemos así, como recordará, al cuadro de diálogo Abrir, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Discoteca. xlsxo, en su defecto, cualquier otro de que disponga en este formato, y pulse sobre el botón Abrir. (2)

La combinación de teclas que permite acceder al cuadro de diálogo Abriren Office 2010 es Ctrl + O.

3Ya disponemos del documento abierto en el área de trabajo de Excel. Para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior a la actual debemos dirigirnos a la nueva vista Backstage de la suite. Así es que pulse sobre la pestaña Archivoy, en esta ocasión, haga clic sobre el comando Compartir. (Si está trabajando con Access, la opción que debe utilizar en este mismo comando Compartires Guardar base de datos como. Por otro lado, si el programa que utiliza es Project, la opción adecuada será Guardar proyecto como archivo.)

4En el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.

5Efectivamente, la segunda opción del panel Cambiar el tipo de archivoes la que nos interesa en este caso. Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere. Así, en este caso, la opción se denomina Libro de Excel 97-2003, mientras que en Word la opción será Documento de Word 97-2003 (3)y en PowerPoint será Presentación de PowerPoint 97-2003, (4)etc. Pulse en este caso sobre la correspondiente opción en Excel. (5)