Informationswissenschaft - Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information - théorie, méthode et pratique

C’est à nouveau un thème sur le retour d’image que la contribution de Stefan Frech traite. En effet, l’auteur s’intéresse à la réception des lois d’archives adoptées depuis 1995 en Suisse dans les parlements et la presse quotidienne. En comparant comment les lois ont été discutées par les autorités législatives et ont été commentées par la presse, il mesure l’importance politique et sociale des archives en Suisse. L’adoption d’une loi sur l’archivage, c’est affirmer la nécessité d’avoir des principes d’évaluation, une stratégie de traitement et des principes directeurs. L’auteur suit les dates d’adoption des lois, soulignant les points forts de chaque loi et en faisant de la loi fédérale sur l’archivage du 26 juin 1998, le pivot de son étude: elle a influencé les lois subséquentes. Ainsi sont passées en revue les lois des cantons de Zurich (24 septembre 1995), Bâle-Ville (11 septembre 1996), Genève (1 erdécembre 2000), Glaris (4 mai 2003), Zoug (29 avril 2004), Soleure (25 janvier 2006), Berne (31 mars 2009), Saint-Gall (16 février 2011) et Vaud (14 juin 2011). A l’exception du canton de Zurich dont la loi a été acceptée à 85 % en votation populaire et de loi du canton de Glaris, soumise à la Landsgemeinde, les autres lois ont été votées par les parlements, la plupart du temps sans discussion et à l’unanimité (à Bâle-Ville, le projet de loi a été présenté directement en séance plénière, sans passer par les travaux de la commission). Seule la loi cantonale zougoise a suscité une grande contestation, puisque son entrée en matière obtint 36 voix contre 34, et son adoption 36 voix contre 33. Un député alla jusqu’à proclamer l’inutilité de la loi, «etwas Wünschbares, nicht etwas Notwendiges». Les échos dans la presse furent modestes, le plus souvent se limitant à mentionner la seule adoption: on retrouve néanmoins un portrait des Archives fédérales suisses, à la faveur de l’adoption de la loi, des allusions aux questions de la protection des données personnelles et des réserves de consultation.

La conclusion s’impose d’elle-même. Si tous les avant-projets de loi sur l’archivage ont passé la rampe de la consultation parlementaire et populaire, ils n’ont pas provoqué de vastes débats, alors qu’ils intervenaient dans le contexte agité, de l’affaire des fiches de la police fédérale, des lois sur l’information et sur la protection des données et de la reconsidération de la Suisse durant la Seconde Guerre mondiale. L’importance de la démarche n’a pas été saisie; certes, elle a été jugée positive et utile, mais elle n’est pas autant qualifiée de cruciale et de prioritaire. Autrement dit, un débat de second ordre, alors même que les questionnements sur l’archivage électronique et sur la transparence administrative constituent de réelles attentes sociétales.

Lionel Dorthe

Dans une société où l’information est devenue pléthorique et où la masse documentaire produite a crû de façon exponentielle, il est illusoire de prétendre maîtriser l’ensemble de l’information sans se doter d’une solide organisation. Il en va de l’efficacité de tout organisme, comme de sa crédibilité. En d’autres termes, même si, fondamentalement, les grands principes de base n’ont pas changé (d’un point de vue archivistique), il n’en va pas de même des univers technologique, social, politique et juridique. A l’heure de la «dématérialisation» des supports, les lois sur l’information, l’accès aux documents, les archives, la protection des données et la transparence ont commencé à être promulguées un peu partout en Suisse. Si l’on y ajoute les nombreux programmes de formation et manuels consacrés au Records Management, il semble clair que cette discipline a le vent en poupe. Or malgré ce succès, la réalité du terrain demeure encore souvent éloignée des sphères théoriques. Les usagers et collaborateurs, qu’ils relèvent du secteur privé ou du secteur public, ont des besoins concrets, que les spécialistes semblent avoir parfois oubliés.

Le présent article reprend, dans les grandes lignes, un mémoire réalisé dans le cadre du MAS ALIS, sous la direction de Peter Toebak, et qui s’appuie sur la confrontation entre théorie et réalité du terrain, que l’auteur a expérimentée dans le cadre d’un stage effectué au Service de l’Environnement du canton de Fribourg (SEn), en 2011. 1Il s’agit d’une conceptualisation intellectuelle, mais réalisée à partir de contraintes pragmatiques imposées par le facteur humain, mais aussi politique et financier. De là est apparu un questionnement légitime sur l’avenir des organismes à l’ère de la surinformation et, dans la foulée, du rôle des Archives de l’Etat: leur survie, du moins en partie, ne fait-elle pas écho à celle des administrations, dans un rôle de soutien aux Services de l’Etat et au service du citoyen? Dans cette optique, c’est bien le principe de «good governance» et de garantie de la transparence des activités de l’Etat qui entre en ligne de compte. Souffrant d’une image peu flatteuse, comment les Archives peuvent-elles contribuer à aider les administrations à assurer et garantir le processus démocratique, et quel est, plus généralement, le rôle que l’Etat peut et doit jouer à ce niveau, en matière de politique publique?

Dans son «Traité de documentation» (1934), Paul Otlet évoquait l’explosion de l’information et la nécessité de l’organiser et de la documenter, par le biais de «procédés nouveaux», qui consistaient en la création de fiches, de systèmes de classification et de mise en réseau de l’information. 2Dans son souci d’organiser le monde et d’assurer l’accès à l’information au plus grand nombre, bien qu’il traitait avant tout de documentation (et non de records), il avait non seulement anticipé l’arrivée d’Internet, mais aussi lancé l’idée d’un «bureau sans papier». La même année, aux Etats-Unis, avec la fondation des Archives nationales fut créée la notion d’«Information Lifecycle Management», base fondamentale du Records Management, prévoyant le repérage, la conservation ou l’élimination des documents. Dès les lendemains de la Seconde Guerre mondiale (1947), le président Truman chargea la commission Hoover d’endiguer l’inflation des documents administratifs par la création d’un service de gestion des documents dans chaque agence fédérale, ainsi que par la création d’une division de Records Management aux Archives nationales. En identifiant les documents selon leur stade de vie, à savoir les «actifs», «semi-actifs» et «inactifs», il était désormais possible d’éliminer les documents périmés. 3

Les années 1950 marquent les débuts de l’utilisation des ordinateurs au sein des administrations et les années suivantes se caractérisent par une croissance spectaculaire de la production de documents électroniques, qui s’imposent dans les années 1990. Or la diffusion de l’informatique et sa banalisation, tant au niveau professionnel que privé, a un effet pervers: cette dématérialisation, loin de déboucher sur l’idéal rêvé d’un «bureau sans papier», participe à en augmenter la masse. Le réflexe de l’impression demeure ancré dans les habitudes, un «clic» n’a pas la même portée ou la même valeur que la signature d’un document, l’obstacle étant avant tout culturel. En outre, la multiplication des supports de l’information et de leurs provenances multiformes, ainsi que leur mise en réseau planétaire, font que notre société est aujourd’hui non plus une ère d’information, mais de surinformation. Les données nous parviennent de façon non structurée et de sources parfois difficilement identifiables. Tout l’art d’une bonne gestion de l’information consiste alors à l’organiser et à l’évaluer.