Informationswissenschaft - Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information - théorie, méthode et pratique

En tant que président de la direction du Programme de formation continue MAS ALIS, je dois remercier les trois éditeurs scientifiques de ce volume, pour le concept éditorial et le contenu, à savoir Gaby Knoch-Mund, Gilbert Coutaz et Ulrich Reimer. Tous les trois sont liés au Programme de formation continue MAS ALIS, en tant que membres de longue date de la direction des études, et en tant que responsables de différents modules de cours. Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises, mais également ancien membre du Comité scientifique du certificat de l’Université de Lausanne et chef de module du MAS ALIS dès le début, a participé activement au développement et l’expansion de ce programme: il mérite donc une mention spéciale car son engagement précieux pour les archivistes en Suisse nous a fait bénéficier de sa connaissance intime du paysage des archives suisses, et nous permet de nous féliciter de la mise en place d’une formation universitaire interdisciplinaire et plurilingue en sciences de l’information en Suisse.

Berne, en novembre 2013

Prof. Dr. André Holenstein, Directeur de l’Institut d’Histoire de l’Université de Berne et Président de la Direction du Programme MAS ALIS

Gilbert Coutaz

Sept travaux de master, autant d’angles de vue différents, ce qui n’empêche pas de trouver en chacun d’eux des analyses critiques, parfois tranchées et audacieuses, toujours perspicaces et judicieuses. Les nouveaux environnements documentaires et informationnelles motivent le choix des sujets de Lionel Dorthe (Records management), de Brigitte Kalbermatten (Les métadonnées dans le modèle OAIS), et de Théophile Naito (formats d’enregistrement d’images numériques); deux autres (Gabriella Hanke Knaus et Anne Zendali Dimopoulos) s’intéressent à des natures d’archives (archives musicales et archives de la vie privée), dont l’examen privilégie l’évaluation; place de l’innovation à la Bibliothèque nationale suisse (Matthias Nepfer), et échos parlementaires et médiatiques de l’adoption de la loi sur l’archivage ou sur les archives, sur le plan national et le plan cantonal (Stefan Frech). Les travaux ne se contentent pas d’un simple état des lieux, ils se risquent à exprimer des points de vue (Lionel Dorthe, Brigitte Kalbermatten) et des stratégies pour répondre à des choix et à des politiques de fonctionnement (Théophile Naito, Gabriella Hanke Knaus, Matthias Nepfer). Chaque démarche inscrit une étude de cas dans son propos, elle est d’autant plus convaincante qu’elle tire ses enseignements d’une situation réelle. A en juger par la bibliographie utilisée, chaque travail présente des parts originales importantes, et traite d’aspects peu abordés jusqu’alors. Ils traduisent la jeunesse de plusieurs préoccupations archivistiques. La palme dans ce domaine va à la contribution d’Anne Zendali Dimopoulos qui sensibilise désormais chaque détenteur d’archives au devoir de mémoire.

Mis bout à bout, les sept travaux couvrent tout le champ de l’archivage: le temps administratif ou de l’activité est représenté par le travail de Lionel Dorthe, la place des métadonnées dans l’accompagnement des documents tout le long du flux documentaire – elle est au centre de la contribution de Brigitte Kalbermatten. Au moment d’enregistrer les images numériques, la question du format ouvert et pérenne se pose; c’est ce que Théophile Naito discute dans sa contribution, il passe en revue les différents formats du marché, en privilégie deux dont les caractéristiques en font des atouts de l’archivage électronique. Anne Zendali Dimopoulos aborde une thématique délaissée, mais qui concerne quiconque: les archives de la vie privée, en établissant le calendrier de conservation de référence pour de telles natures de documents. Dans une approche plus classique qui rappelle la qualité d’expertise de l’archiviste, Gabriella Hanke Knaus établit la stratégie et la méthodologie du retraitement de la collection des archives musicales du couvent bénédictin de Mariastein, particulièrement malmenée par les circonstances. Une des contraintes pour les institutions patrimoniales est d’évoluer dans un environnement culturel et patrimonial, qui exige de plus en plus d’audience sans pour autant augmenter les ressources humaines et financières; une institution, pour exister, doit être visible. L’étude de Matthias Nepfer aborde le thème de l’innovation en institution publique, ses apports, et ses conflits. Enfin, si le thème du cadre législatif des archives avait été déjà traité, celui de la réception des lois sur l’archivage n’avait pas été abordé jusqu’à la contribution de Stefan Frech.

Il est révolu le temps de la simple accumulation des documents et des informations. Les questions d’archivage, encore trop associées aux exigences des seules archives historiques, s’imposent de plus en plus dans le fonctionnement des activités humaines. Elles restent malheureusement souvent sans réponse, alors qu’il existe depuis le début des années 2000 un imposant dispositif normatif et à dimension universelle qui ne cesse de s’enrichir et de s’affiner. Ainsi le Records management qui s’est approprié tout le champ de l’organisation administrative est cité partout et occupe quatre articles de la présente publication (lire plus loin Erich Gollino et Simone Desiderato), car il a l’avantage d’offrir une approche systématique et concrète. «Simplifié à l’extrême, le Records Management a pour tâche, selon les mots mêmes de Lionel Dorthe, de permettre de retrouver les documents, et donc l’information pertinente, nécessaire à l’accomplissement des missions d’un organisme, dans un minimum de temps et en mobilisant le moins de force possible, c’est-à-dire d’assurer une gestion rapide de l’information, efficace et au meilleur coût.» L’approche a pris de l’importance avec la dématérialisation et les débats autour de la communicabilité et de la protection des données. Elle doit être revendiquée par les organismes producteurs d’archives pour améliorer leurs performances et leur gouvernance. Dans son étude de cas, Lionel Dorthe constate la difficulté des organismes à intégrer de nouvelles pratiques, le peu d’attention aux pratiques d’archivage et l’image peu flatteuse du rôle des archives; il y a un décalage frappant entre les apports théoriques et leur reconnaissance par les gens du terrain. Plaider pour le Records management, c’est revendiquer de nouvelles pratiques organisationnelles, c’est postuler pour des effets bénéfiques et positifs, mais aussi dénoncer des situations ataviques parmi les archivistes et les responsables administratifs. Dans un contexte souvent contraire au changement, Lionel Dorthe perçoit la chance offerte aux archivistes, et aussi leur responsabilité d’apporter leur plus-value dans le fonctionnement des organismes; ils disposent d’arguments et de concepts pour faire évoluer les esprits et surmonter les contraintes. Tant le métier d’archiviste que la maîtrise des processus informationnels auront à gagner de l’exploitation «indispensable» des ressources du Records management.

Ce qui rassemble le Records management et le modèle Système ouvert d’archivage d’information (en anglais Open Archival Information System, OAIS), c’est leur apparition récente dans les pratiques professionnelles. C’est à l’intérieur du modèle OAIS qui tend à être le standard de l’archivage électronique que Brigitte Kalbermatten examine et compare la place des métadonnées au travers des deux profils de métadonnées dominants en Suisse: l’un est proposé par les Archives fédérales suisses et le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO), l’autre par les Archives de l’Etat du Valais et l’entreprise Docuteam. Avantages et désavantages sont déclinés pour chacun des profils, ainsi que leur adéquation avec OAIS et les recommandations qui les accompagnent: la question de la conformité à des normes et standards internationaux, l’utilisation d’un ou plusieurs niveaux de profils de métadonnées et la cohérence ainsi que l’interopérabilité comme finalité.