Michael Griga - Bilanzen erstellen und lesen für Dummies

NIL ist ein Fluss in Afrika, steht aber auch für Not In List . Damit teilen Sie der Finanzbehörde mit, dass dieses Mussfeld bei Ihnen nicht verwendet wird, Sie sich deshalb keine Zahlen aus dem Ärmel schütteln können und eigentlich eine Null eintragen müssten. Anstatt einer schlichten Null tragen Sie deshalb NIL ein.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise keine Beteiligungen an Kapitalgesellschaften besitzt und folglich auch keine Erträge aus solchen Beteiligungen haben kann, müssen Sie beim Mussfeld »Erträge aus Beteiligungen an Kapitalgesellschaften« ein NIL eintragen.

Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung ein Konto mit Geschäftsfällen bebuchen, für das es in der Taxonomie kein passendes Konto gibt, müssen Sie eine sogenannte Auffangposition verwenden. Die Auffangpositionen der Taxonomie erkennen Sie an den Wörtern »übrige« oder »sonstige«. Haben Sie beispielsweise Sachanlagen, die keiner Position in der Taxonomie zugeordnet werden können, packen Sie diese einfach in die Auffangposition »Übrige sonstige Sachanlagen, nicht zuordenbare Sachanlagen«.

Es kann sein, dass Ihnen die Taxonomie ziemlich umfangreich erscheint. Allein für die Umsatzerlöse gibt es eine Vielzahl von Mussfeldern. Einige davon haben wir für Sie einmal aufgelistet:

steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 a UStG (Ausfuhr Drittland)

steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 4 Nr. 1 b UStG

Umsatzerlöse ermäßigter Steuersatz

Umsatzerlöse Regelsteuersatz

Umsatzerlöse sonstige Umsatzsteuersätze

Hat Ihr Unternehmen die Umsatzerlöse bislang nicht getrennt nach umsatzsteuerlichen Tatbeständen kontiert, können Sie diese Mussfelder nicht mit Zahlen befüllen. Sie müssen dort dann überall NIL eintragen. Die Umsatzerlöse landen bei Ihnen dann in der Auffangposition »Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen«.

Keine Sorge, Sie müssen aber keinen neuen Mitarbeiter einstellen, der den lieben langen Tag das Wort NIL eingibt. Alle ungenutzten Felder sollten von der dafür eingesetzten Software automatisch mit NIL befüllt werden.

Die E-Bilanz ist einfach nur die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses, deshalb gibt es dabei keine bilanzpolitischen Gestaltungsmöglichkeiten. Bei der Übermittlung des Jahresabschlusses im Rahmen der E-Bilanz gibt es jedoch einen anderen Spielraum. Sie können darüber entscheiden, wie viel Details Sie im Rahmen der E-Bilanz dem Finanzamt übermitteln wollen. Entscheidend ist dabei die Detailtiefe bei der Verbuchung der einzelnen Positionen.

Wenn Sie dem Finanzamt jedes Detail übermitteln wollen, fahren Sie am besten die Maximalstrategie. Sie füllen dabei nicht nur die Mussfelder aus, sondern liefern darüber hinaus noch viele zusätzliche Details. Der Vorteil der Maximalstrategie ist die komplette Offenheit gegenüber dem Finanzamt. Sie vermeiden dadurch Nachfragen oder Betriebsprüfungen, da Sie ja jeden Sachverhalt bis ins kleinste Detail dargelegt haben. Das gibt dem Finanzamt bei Bedarf auch einen besseren Einblick, um Sachverhalte einschätzen zu können. Sie befinden sich damit auf einem hohen Vertrauensniveau gegenüber dem Finanzamt.

Da Sie jedoch jedes Detail offenlegen, kann das Finanzamt bei strittigen Fällen gegebenenfalls zu Ihrem Nachteil entscheiden, da alle Informationen dort vorliegen. Der weitaus gewichtigere Nachteil der Maximalstrategie liegt jedoch im hohen Aufwand, den Sie bei der Erfassung der Detailinformationen haben. Hier müssen Sie abwägen, ob der Vorteil der Strategie diesen Nachteil dauerhaft überwiegt. Haben Sie bislang immer einwandfreie Abschlüsse geliefert und jede Nachfrage seitens des Finanzamts ohne viel Aufwand für beide Seiten zufriedenstellend klären können, sollten Sie die Maximalstrategie nur fahren, wenn der Aufwand dafür gering ist.

Oder Sie fahren die Minimalstrategie und befüllen lediglich die Mussfelder und sparen so Zeit und Aufwand bei der Erstellung der E-Bilanz. Der mögliche Nachteil dieser Strategie kann in vermehrten Nachfragen seitens des Finanzamts liegen.

Finden Sie am besten den optimalen Mittelweg zwischen diesen beiden Extremen.

Die ELSTER dürfte mittlerweile nicht nur Ornithologen, sondern jedem Steuerpflichtigen in Deutschland ein Begriff sein. Mit ELSTER wurden bereits in der Vergangenheit viele Steuererklärungen an das Finanzamt übermittelt. Steuerpflichtige nutzten ELSTER direkt oder indirekt mithilfe einer Steuersoftware. Nun kommen auch Unternehmen in den Genuss dieser Software. ELSTER ist die technische Übermittlungsbasis der E-Bilanz.

Die Daten müssen im sogenannten XBRL-Format an das Finanzamt übertragen werden. Das BRL-Format steht für Business Reporting Language und stammt von einem gewissen Herrn Charles Hoffmann – nicht zu verwechseln mit seinem (Nach-)Namensvetter Georg. Der war nämlich tatsächlich Ornithologe.

Zur Datenübermittlung selbst verwenden Sie das von der Finanzverwaltung bereitgestellte Softwaretool EriC, Elster Rich Client. Damit können Sie die Daten verschlüsselt an das Finanzamt übermitteln. Und die Software prüft gleich bei der Übertragung, ob die Daten vollständig und konsistent sind.

Die E-Bilanz und die Taxonomie gibt es natürlich nicht nur in Deutschland. In Österreich wurde sie im Jahr 2006 eingeführt, in der Schweiz gibt es eine Taxonomie seit 2011.

In Österreich gibt es die E-Bilanz seit 2006. Die elektronische Bilanzeinreichung ist in Österreich im Unterschied zur deutschen E-Bilanz jedoch nicht verpflichtend. Die Gliederung der E-Bilanz und der E-GuV basiert für Kapitalgesellschaften auf dem Unternehmensgesetzbuch, kurz UGB. Die Basis für die Bilanz bildet § 224 UGB; für die GuV ist es § 231 UGB. Zusätzlich zur E-Bilanz müssen Sie einen Anlagespiegel über die Entwicklung des Anlagevermögens erstellen und einen Anhang beifügen, in dem unter anderem verschiedene Bilanzpositionen erläutert werden.

Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen darüber hinaus einen Lagebericht erstellen, der die Lage des Unternehmens beschreibt und Aussagen über die Zukunftsaussichten trifft.

Für Personengesellschaften, bei denen eine juristische Person unbeschränkt haftender Gesellschafter ist, gilt dasselbe.

Die E-Bilanz müssen Sie als XML-Datei an die Plattform FinanzOnline schicken und die frei gestaltbaren Bestandteile des Jahresabschlusses wie der Anhang und der Lagebericht als PDF-Datei übermitteln. Die Datei kann zuletzt auch mit der Funktion »Abfragen E-Bilanz« als PDF-Datei gespeichert werden.

In der Schweiz ist seit dem Jahr 2011 eine Taxonomie nach Obligationenrecht verfügbar. Der Kontenrahmen basiert auf dem Kontenplan für kleine und mittlere Unternehmen, dem KMU-Kontenplan. Mithilfe der Taxonomie sollen Unternehmen ihre Jahresabschlussdaten kreditgebenden Banken, Börsenaufsichten oder Finanzverwaltungen elektronisch zur Verfügung stellen können.

Die XBRL OR Taxonomie 2.0 ist für alle Unternehmen verwendbar, die ihren Jahresabschluss entsprechend den Richtlinien des Schweizer Obligationenrecht (OR) vornehmen. Die Unternehmen sind jedoch nicht verpflichtet, ihren Jahresabschluss bei den Finanzverwaltungen elektronisch abzugeben.