Markus Brinkmann - Tax Compliance

Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen› 4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation› B. Überblick über verschiedene Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen

4

Im nun folgenden Abschnitt werden für die wesentlichen Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen zunächst allgemein gültige Definitionen dargestellt, um darauf aufbauend die jeweilige Soll-Konzeption anhand bestehender Best-Practice-Standards aufzuzeigen. Dabei erfolgt die Darstellung von den generellen hin zu den spezifischen Management- bzw. Kontrollsystemen. Auf Basis dieser Erläuterungen erfolgt sodann die Einordnung des Tax CMS innerhalb der Management- und Kontrollsysteme.

5

Unter einem internen Kontrollsystem (IKS) wird grundsätzlich ein Überwachungs- und Kontrollsystem verstanden, welches Bestandteil einer jeden Unternehmensorganisation sein sollte.[1] Der weltweit anerkannte Best-Practice-Standard für interne Kontrollsysteme COSO I[2] definiert das interne Kontrollsystem als durch die Unternehmensführung, das Management und die Mitarbeiter ausgeführte Prozesse, die eine hinreichende Sicherheit im Hinblick auf das Erreichen der Unternehmensziele Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der operativen Geschäftstätigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der finanziellen und nicht-finanziellen Unternehmensberichterstattung sowie Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften gewährleisten sollen.[3] Die weiteren in der nationalen Literatur existierenden Beschreibungen und Definitionen des IKS lehnen sich weitgehend an COSO I an und geben folglich ein einheitliches Bild wieder. Beispielsweise definiert das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW)[4] in seinem Prüfungsstandard 261 n.F.[5] das interne Kontrollsystem als die vom Management im Unternehmen eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen (Regelungen), die auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen des Managements zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit, zur Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung sowie zur Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften gerichtet sind.[6]

6

Einer anderen Definition folgend wird das IKS als ein Teilsystem des Systems zur Überwachung einer Unternehmung gesehen, welches sämtliche Mechanismen für die Kontrolle enthält. Als Aufgaben des IKS werden demnach die Sicherung und der Schutz des vorhandenen Vermögens vor Verlusten, die Erstellung genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen, die Verbesserung des betrieblichen Wirkungsgrades durch Auswertung von Aufzeichnungen und die Unterstützung der innerbetrieblichen Durchsetzung der Geschäftspolitik definiert. Grundprinzipien des IKS stellen die Funktionstrennung, die Existenz angemessener organisatorischer Regelungen sowie automatische Kontrollen dar.[7]

7

Die dargelegten Definitionen zeigen, dass das IKS als ein Kontroll- und Überwachungssystem für sämtliche Funktionen und Bereiche des Unternehmens verstanden wird. Nachfolgend sollen der Aufbau und die Aufgaben eines internen Kontrollsystems anhand der Sollkonzepte COSO I und IDW PS 261 n.F. dargestellt werden.

8

Bei dem im September 1992 vom COSO[8] veröffentlichten Modell „Internal Control – Integrated Framework“ (COSO I) handelt es sich um das erste international anerkannte Rahmenwerk für interne Kontrollsysteme, das heute noch – in der aktualisierten Version aus Mai 2013 – ein Benchmark für interne Kontrollsysteme darstellt. Das Modell zeigt die Grundprinzipien und Elemente für interne Kontrollsysteme auf. Das Ziel von COSO I ist es, dem Management von Unternehmen ein Konzept an die Hand zu geben, mit dessen Hilfe sie ein effektives internes Kontrollsystem entwickeln und implementieren können.

9

Wie unter Rn. 5 ff.bereits beschrieben, definiert COSO I das interne Kontrollsystem als durch die Unternehmensführung, das Management und die Mitarbeiter ausgeführte Prozesse, die eine hinreichende Sicherheit im Hinblick auf das Erreichen der Unternehmensziele Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der operativen Geschäftstätigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der finanziellen und nicht-finanziellen Unternehmensberichterstattung sowie Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften gewährleisten sollen. Damit ist die wesentliche Aufgabe des IKS sicherzustellen, dass die Unternehmensziele in den Bereichen operativer Betrieb, Berichterstattung und Compliance erreicht werden. Dabei handelt es sich bei dem IKS um Prozesse, die fortwährende Aufgaben und Tätigkeiten umfassen. Das IKS wird dabei maßgeblich durch die im Unternehmen tätigen Personen beeinflusst, welche die erforderlichen Aufgaben und Tätigkeiten ausüben. Damit handelt es sich beim IKS um mehr als Dokumentation (Richtlinien, Checklisten und Anweisungen) und automatisierte Kontrollen. Von hoher Bedeutung ist zudem das Verständnis, dass selbst ein wirksames IKS keine absolute Sicherheit, sondern lediglich eine hinreichende Sicherheit im Hinblick auf die Zielerreichung gewährleisten kann. Dabei ist das IKS flexibel abgrenzbar, d.h. es kann auf das Gesamtunternehmen oder einzelne Abteilungen, Funktionen oder Unternehmensprozesse ausgerichtet werden.[9]

10

Gem. COSO I sollte ein IKS aus fünf miteinander interagierenden Komponenten (bzw. Prozessen) bestehen. Dabei handelt es sich um die Elemente Kontrollumfeld, Risikobeurteilung, Kontrollaktivitäten, Information und Kommunikationsowie Überwachung.[10] Im Rahmenwerk werden zur Konkretisierung der fünf Komponenten 17 Grundprinzipien dargelegt, die bei der Umsetzung des Modells zu einem wirksamen internen Kontrollsystem führen sollen.[11]

11

Bei der Komponente Kontrollumfeldhandelt es sich um die Grundeinstellungen, Verhaltensweisen und den Umgangston innerhalb eines Unternehmens. Diese sind von der Unternehmensleitung vorzugeben („tone from the top“) und vorzuleben (“tone at the top“). Das Kontrollumfeld hat einen maßgeblichen Einfluss auf das Kontrollbewusstsein innerhalb der Unternehmung – insbesondere der Mitarbeiter – und stellt damit zugleich die Basis für die anderen Komponenten des IKS dar. Wichtige Faktoren, die vom Kontrollumfeld umfasst werden und dieses beeinflussen, sind z.B. Integrität und ethische Werte, der Arbeits- und Führungsstil des Managements, die Art und Weise der Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Kompetenz des Personals sowie das Setzen von Anreizen zur Stärkung des Verantwortungsgefühls der Mitarbeiter für ihre Aufgaben innerhalb des internen Kontrollsystems.[12]

12

Die hohe Bedeutung der zweiten Komponente, der Risikobeurteilung, resultiert aus dem Umstand, dass Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit einer Vielzahl von externen und internen Risiken ausgesetzt sind. Dabei liegt COSO I das Verständnis zugrunde, dass es sich bei Risiken um mögliche Ereignisse in der Zukunft handelt, welche das Erreichen der für die Kategorien operativer Betrieb, Berichterstattung und Compliance definierten Unternehmensziele negativ beeinflussen können. Daraus folgt, dass die Bestimmung der Unternehmensziele eine Voraussetzung für die Durchführung der Risikobeurteilung darstellt. Zudem ist die Kenntnis der Risikoneigung bzw. der Risikoeinstellung der Unternehmensleitung[13] für die Risikobeurteilung erforderlich. Auf Basis der definierten Ziele und der Risikoneigung der Unternehmensleitung umfasst die Risikobeurteilung die Identifizierung und Bewertung von Risiken, welche das Erreichen der definierten Ziele gefährden können. Erst die Kenntnis der bewerteten Risiken ermöglicht es der Unternehmensleitung und dem Management, die Risiken entsprechend ihrer Risikoneigung zu steuern. Bei der Risikobeurteilung handelt es sich nicht um eine einmalige Maßnahme, sondern um einen dynamischen, in einem definierten Turnus zu wiederholenden Prozess. Dabei sollten insbesondere die Auswirkungen von Änderungen der externen Rahmenbedingung (z.B. ökonomisches oder regulatorisches Umfeld) sowie des dem Unternehmen zugrunde liegenden Geschäftsmodells (z.B. neue Produkte bzw. Dienstleistungen oder neue Märkte) berücksichtigt und zu einer Anpassung der Beurteilung – ggf. auch außerplanmäßig (d.h. außerhalb des festgelegten Turnus) – führen.[14]