Klaus-Dieter Thill - Best Practice-Rezepte für die erfolgreiche Praxisorganisation

Aus einer Verdichtung und Aufbereitung der Untersuchungsergebnisse zu den Determinanten effektiver und effizienter Praxisorganisation in mehreren tausend Arztpraxen haben die Experten des Instituts für betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Strategie-Entwicklung (IFABS) einen Fragebogen-gestützten Benchmarking-Schnelltest – das BOA-System – entwickelt. Das innovative, für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeignete Organisations-Analyseverfahren wird ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umgesetzt. Die speziell entwickelten, einfach und unaufwendig auszufüllenden Arzt-, Mitarbeiter- und Patienten-Analysebögen gelangen per E-Mail in die Praxen. Von hier werden sie nach ihrer Bearbeitung auf dem Postweg zur Auswertung an das Institut geschickt.

Der Leistungsumfang

Der Auswertungsbericht dieses an die spezifischen Bedingungen des Praxisalltags angepassten Schnelltests, der per E-Mail bereitgestellt wird, umfasst folgende Schlüsselinformationen für Praxisinhaber:

– die Auswertungsergebnisse der Fragebögen in Form übersichtlicher Diagramme und anschaulicher Grafiken, ergänzt um erläuternde Kommentare, – eine Benchmarking-Expertise, die dem Praxisinhaber Auskunft darüber gibt, wie die Organisation der eigenen Praxis im Vergleich zu Praxisbetrieben der gleichen Fachgruppe (Fachgruppen-Benchmarking) und zum Best-Practice-Standard abschneidet,

– ein “Optimeter” mit konkreten Veränderungsempfehlungen.

Der BOA-Schnelltest kann per E-Mail über die Adresse post@ifabs.debestellt werden. Jeder Interessent erhält zunächst ein Angebot mit der Beschreibung des Leistungsumfangs, die Zusendung der Unterlagen erfolgt nach Eingang des ebenfalls beigefügten Auftragsformulars. Der BOA-Steckbrief

Was ist die Benchmarking-Organisationsanalyse?- Ein seit zehn Jahren bewährtes System zur Durchführung von Organisationsanalysen in Form von Ferndiagnosen (es wird kein Vor-Ort-Berater benötigt) - Erhebung der notwendigen Arzt-, Mitarbeiterinnen- und Patientenangaben mit Hilfe von Fragebögen - Für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeignet Was untersucht die Benchmarking- Organisationsanalyse?- Alle Regelungen und Instrumente der Praxisorganisation, von der Planung über das Bestellsystem, Aufbau- und Ablaufstrukturen bis zum ärztlichen Selbstmanagement - Die Organisations-bezogene Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit Worin besteht der Benchmarking-Vergleich?- Gegenüberstellung zu den Ergebnissen, die Praxisbetriebe der gleichen Fachgruppe durchschnittlich erreichen (Fachgruppen-Benchmarking), - Abgleich mit den Resultaten, die überdurchschnittlich erfolgreiche Praxisunternehmen aller Fachgruppen (Best-Practice-Benchmarking) charakterisieren Welchen Nutzen haben Ärzte von einer Durchführung? - Erkennen, wo die Praxis „steht“ (Positionsbestimmung, organisatorischer Betriebsvergleich) - Identifizieren von Optimierungsansätzen - Nutzung der Resultate (z. B. Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheits-Befragungen) für das QM Wie groß ist der Aufwand für die Durchführung in der Praxis? - Bearbeitungsprinzip für die Fragebögen: Ankreuzschema - Es sind kein Vorwissen und keine ergänzenden Unterlagen notwendig - Bearbeitungszeiten: Arztbogen: ca. 10 Minuten, Mitarbeiterinnen-Bogen: ca. 5 Minuten, Patientenbogen: ca. 2 Minuten Wie werden die Ergebnisse vermittelt? - Ein ausführlicher Auswertungsbericht demonstriert mittels übersichtlicher Diagramme alles Wesentliche, Erklärungen zu allen Abbildungen und anschauliche zusammenfassende Grafiken verdichten die Resultate - Das “Optimeter” beschreibt die Verbesserungsmöglichkeiten der Organisation - Ein Zertifikat über die Durchführung der Analyse sowie ein Praxisaushang mit der Patientenbeurteilung der Praxisorganisation runden das Leistungspaket ab.

Die Praxisbesprechung ist sowohl ein Organisations- als auch ein Führungsinstrument, denn sie bietet die Möglichkeit,

- zeitnah und konkret alle für einen reibungslosen Praxisbetrieb wichtigen Punkte zu besprechen,

- bei Bedarf gemeinsam Problemlösungen zu entwickeln, die von allen getragen werden und für alle verbindlich sind,

- das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen gezielt zu nutzen,

- über die Einbeziehung des Personals Arbeitszufriedenheit und Motivation zu erhöhen sowie das Betriebsklima zu optimieren.

Zudem wird der Praxisinhaber entlastet, da er deutlich weniger Entscheidungen „Kraft seines Amtes“ treffen muss. Mit Hilfe der folgenden Regelungen lassen sich diese Vorteile gezielt nutzen:

Regelmäßige Durchführung: Von ausschlaggebender Bedeutung für den Erfolg ist ein fester Turnus, z. B. alle vier bis sechs Wochen. Findet eine Besprechung immer nur dann statt, wenn sie sich nicht mehr aufschieben lässt, ist meistens ein Ärgernis geschehen. Negative Vorzeichen aber drücken auf Motivation und Stimmung der Gesprächsteilnehmer. Nur in Form einer festen Institution hat die Praxisbesprechung einen engen zeitlichen Bezug zur Praxisarbeit. Am besten wird eine Terminplanung für ein halbes Jahr im voraus erstellt, ergänzt um die Festlegung einer verantwortlichen Besprechungsleiterin für jedes Treffen, die Meetings vorbereitet, leitet und protokolliert (Rotationsverfahren).

Einbeziehung des gesamten Praxisteams: Unerlässlich ist, dass alle - Ärzte und Mitarbeiterinnen - anwesend sind. Ausgrenzungen, z. B. von Auszubildenden, führen zur einem „Zwei-Klassen-Team“ und beeinflussen das Betriebsklima negativ. Nur wenn alle teilnehmen, können die Ziele von Teambesprechungen – Optimierung des Informationsflusses und aktive Beteiligung aller an der Gestaltung der Praxisprozesse – erreicht werden.

Agenda erstellen: Viel Zeit verstreicht in Praxisbesprechungen unproduktiv, wenn sich die Teilnehmer erst zu Beginn der Sitzung Gedanken über die möglichen Besprechungsthemen machen. Besser ist es deshalb, wenn die jeweils für die Besprechung Verantwortliche eine Woche vorher bei allen Teilnehmern gewünschte Inhalte sammelt oder eine Liste ausgelegt wird, in die anzusprechende Sachverhalte eingetragen werden. Hieraus wird dann eine Agenda erstellt, die das Treffen inhaltlich strukturiert. Hilfreich ist, wenn die Teilnehmer zu jedem Thema auch eine Angabe zu seiner Priorität machen, damit bei Zeitmangel weniger dringliche Punkte auf kommende Sitzungen verschoben werden können. Diese Agenda wird dann als Programm an alle Teilnehmer ausgegeben oder – besser - auf ein Flipchart-Poster übertragen, auf dem die jeweils erledigten Punkte abgehakt werden können.

Dauer festlegen: Der zeitliche Rahmen einer Praxisbesprechung sollte vor dem Treffen eindeutig festgelegt werden (maximal eineinhalb Stunden). Die Besprechungsleiterin ist für die konsequente Einhaltung des Zeitplan verantwortlich.

Gesprächsatmosphäre schaffen: Um eine offene Atmosphäre herzustellen, sollte die Besprechung im Wartezimmer (Kreisbestuhlung) stattfinden. Ebenso sollten einige Getränke bereit stehen. Auf keinen Fall ist es empfehlenswert, die Praxisbesprechung mit der Mittagspause zu verbinden, da dann die Konzentration deutlich eingeschränkt ist.

Störungsfreiheit: Die Besprechung sollte nicht durch Telefonate (Praxis- und Mobiltelefon) gestört werden, ebenso ist zu vermeiden, dass einzelne Teilnehmer die Besprechung zur Erledigung von Aufgaben zeitweise verlassen.

Gesprächsführung:

- Auch unangenehme Punkte sollten immer freundlich und offen eingeleitet werden, denn Veränderung können nur mit, nicht gegen die Mitarbeiterinnen umgesetzt werden.