Klaus-Dieter Thill - 100 Best Practice-Tipps für eine noch bessere Praxisorganisation

Klaus-Dieter Thill

100 Best Practice-Tipps für eine noch bessere Praxisorganisation

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Inhaltsverzeichnis

Titel Klaus-Dieter Thill 100 Best Practice-Tipps für eine noch bessere Praxisorganisation Dieses ebook wurde erstellt bei

Vorwort Vorwort Vergleicht man die Intensität, in der einzelne Aspekte des Praxismanagements in der Fachpresse, in Arztdiskussionen oder im Rahmen von Seminaren behandelt werden, steht die Praxisorganisation wohl unangefochten an der Spitze. Das ist kein Wunder, denn letztendlich bestimmt ihre Qualität fast alle Aspekte des Praxisgeschehens, begonnen bei der medizinischen Patientenversorgung über Produktivität, Arbeitsfreude, Marketing, Mitarbeiterengagement und Praxiserfolg bis hin zur verfügbaren Freizeit. Doch nur die wenigsten Ärzte - und vielleicht auch Sie - sind mit den Strukturen und Abläufen ihrer Betriebe wirklich zufrieden: die tägliche Arbeit lässt sich einigermaßen gut erledigen, doch das ganze Praxisteam spürt, dass überall mehr oder weniger Sand im Getriebe ist. Das ist auch nicht verwunderlich, denn in jeder Arztpraxis finden sich durchschnittlich achtzehn (!) Verbesserungsmöglichkeiten der Organisation. Der Grund hierfür liegt in einem grundsätzlichen Irrtum, dem die meisten Mediziner unterliegen: wenn sie ihre Organisation verbessern möchten, suchen sie nach einer „großen Lösung“, d. h. nach einem Ansatz oder Konzept, mit dessen Umsetzung eine umfassende Optimierung erreicht werden kann. Doch die Tücke der Materie liegt in der Tatsache, dass dieser umfassende Ansatz nicht existiert, sondern es vielmehr auf ein Zusammenwirken vieler kleiner, einzelner Stellgrößen ankommt. Die wichtigsten sind in diesem Buch, thematisch sortiert, zusammengefasst. Hierbei handelt es sich um praktische, alltagsbewährte Tipps zu organisatorischen Regelungen. Sie stammen zum größten Teil von niedergelassenen Ärzten, die ihre Praxisorganisation Best-Practice-orientiert entwickelt haben. Sie werden ergänzt durch grundlegende, Organisations-fördernde Erkenntnisse aus Praxisanalysen. Alle Tipps geben Ihnen Anhaltspunkte, wie Sie mit guter Organisation Zeit und Kosten sparen können, die Produktivität erhöhen, eine bessere Arbeitsqualität (Stichwort: Work-Life-Balance) erreichen und insgesamt erfolgreicher sind.

1 Praxisorganisation: Die Erfolgs-Stellschraube einer „guten Arztpraxis“ 1 Praxisorganisation: Die Erfolgs-Stellschraube einer „guten Arztpraxis“ 1.1 60:40 Diese beiden Prozentwerte charakterisieren die gegenwärtige Leistungsfähigkeit der Organisation in deutschen Arztpraxen. In Praxisbetrieben werden - wie die Ergebnisse der Praxisanalysen unseres Instituts zeigen - durchschnittlich nur knapp 60% (57,4%) der Instrumente, Verfahren und Regelungen eingesetzt, die für eine optimal funktionierende Organisation notwendig sind. Dieses niedrige Einsatzniveau hat auch eine unmittelbare Konsequenz: es führt dazu, dass im Mittel auch nur 40% (38,9%) der Anforderungen, die Patienten an eine ihren Vorstellungen entsprechende Praxisorganisation stellen, tatsächlich erfüllt werden.

2 Die Tipps zur Praxisorganisation 2 Die Tipps zur Praxisorganisation

2.1 Allgemeines zur Organisations-Optimierung 2.1 Allgemeines zur Organisations-Optimierung

Tipp 1: Beachten Sie den Magnet-Effekt der Praxisorganisation

Tipp 2: Organisationsqualität beginnt im Kleinen

Tipp 3: Die Arbeitsanalyse: Organisations-Optimierung ist einfach

Tipp 4: Zehn Minuten für gute Organisation

Tipp 5: Ruhige Arbeitsabläufe mit Hilfe der Hektik-Notiz

2.2 Beschwerdemanagement und Praxisorganisation

Tipp 6: Bessere Organisation durch ein gezieltes Beschwerden-Screening

2.3 Best Practices: Was Sie persönlich für gute Organisation tun können

Tipp 7: Seien Sie selbstkritisch: Ist Ihr Verhalten vielleicht das Organisationsproblem?

Tipp 8: Überwindung der persönlichen Optimierungs-Abstinenz

Tipp 9: Stopp dem Tresen-Tourismus

Tipp 10: Sorgfalt spart Zeit

Tipp 11: Produktivitätsfaktor Pünktlichkeit

Tipp 12: Sind Sie unersetzlich?

2.4 Bestellsysteme im Vergleich

Tipp 13: Termine sind besser als offene und halboffene Sprechstunden

Tipp 14: Schaffen Sie sich Freiheit durch Pufferzeiten

Tipp 15: Wer einschiebt, verliert

Tipp 16: Vermeiden Sie die Service-Denkfalle "Offene Sprechstunde"

Tipp 17: Vermeiden Sie das Disconnection-Problem

2.5 Burn-out, organisatorisch betrachtet

Tipp 18: Analysieren Sie Ihre organisatorisch bedingten Stressoren

2.6 Delegation

Tipp 19: Seien Sie kein Interfering Doctor

Tipp 20: Steigern Sie durch professionelle Delegation die Produktivität und optimieren Sie Ihre persönliche Work-Life-Balance

2.7 Diskretion

Tipp 21: Wie Sie den Patientenwunsch nach Diskretion organisieren

2.8 Disruption

Tipp 22: Vermeiden Sie in Praxen mit mehreren Ärzten das Disruption-Phänomen

2.9 Effizienz

Tipp 23: Wie Sie mit einfachen Mitteln effizienter arbeiten

Tipp 24: Verwechseln Sie nicht Symptome mit Problemursachen

2.10 Fehlermanagement

Tipp 25: Kosten senken durch ein gezieltes Organisations-Fehlermanagement

Tipp 26: So gelangen Sie in drei Schritten zu einem funktionierenden Fehlermanagement-System für Ihre Praxisorganisation

2.11 IGeL und Best Practice-Organisation

Tipp 27: Best Practice-Organisation Ihrer IGeL-Arbeit

2.12 Innerbetriebliche Kommunikation

Tipp 28: Nutzen Sie den 10-Punkte-Check zur Optimierung Ihres internen Informationsflusses

Tipp 29: Vermeiden Sie Chaos, das aus Zufalls-Informierung entsteht

2.13 Konflikte im Praxisteam

Tipp 30: Organisationsoptimierung durch ein systematisches Konfliktmanagement

2.14 Kooperation im ärztlichen Team

Tipp 31: Was Sie bei einem Wechsel von der Einzelpraxis in eine Kooperation beachten sollten

Tipp 32: Achten Sie auf eine solide juristische Grundlage

Tipp 33: Stellen Sie für Ihre tägliche Arbeit eine solide Kooperations-Grundlage her

Tipp 34: Entwickeln Sie Regeln für den konkreten Arbeitsablauf

Tipp 35: Machen Sie Vertrauen zu Ihrem zentralen Handlungsprinzip

Tipp 36: Informieren und kommunizieren Sie so viel wie möglich

2.15 No Shows

Tipp 37: Reduzieren Sie "No Shows" und sparen Sie Leerlauf-Kosten ein

2.16 Online-Terminvereinbarungen

Tipp 38: Bieten Sie die Möglichkeit von Online-Terminbuchungen an

2.17 Ordnung

Tipp 39: Werden Sie geordnet erfolgreich

Tipp 40: Vermeiden Sie das Messie-Syndrom!

2.18 Orientierungshilfen

Tipp 41: Geben Sie Ihren Patienten Orientierungshilfen

2.19 Patientenbefragung

Tipp 42: Untersuchen Sie die Qualität Ihrer Abläufe mit Hilfe einer Organisations-Zufriedenheitsanalyse

2.20 Patienten-Kommunikation

Tipp 43: Gewinnen Sie Zeit durch Formulierungs-Veränderungen

Tipp 44: Gut organisierte E-Mail-Kommunikation

Tipp 45: Verkürzen Sie Ihre Patientengespräche mit Hilfe des Informations-Rezeptes

Tipp 46: Achten Sie auf die organisatorische Optimierung Ihrer Patientengespräche

2.21 Personalführung und Organisationsqualität

Tipp 47: Höhere Arbeitsproduktivität durch gezielte Mitarbeitermotivation

Tipp 48: Lange Wartezeiten und unkoordinierte Abläufe sind auch ein Problem der Personalführung

Tipp 49: Nutzen Sie die Vorteile des Organisations-Prinzips „Aufgabenverteilung“

Tipp 50: Optimieren Sie den Informationsfluss und fördern Sie den Teamgeist