Klaus-Dieter Thill - 100 Best Practice-Tipps für eine noch bessere Praxisorganisation

Tipp 51: Setzen Sie gezielt Lob und Kritik ein

Tipp 52: Zeigen Sie ein aktives Führungsverhalten

Tipp 53: Gehen Sie Konflikten nicht aus dem Weg

2.22 Personalmanagement

Tipp 54: Sparen Sie nicht mit Personal am Empfang

Tipp 55: Organisationserleichterung durch Stellenbeschreibungen

Tipp 56: Die Praxismanagerinnen - Freiheit für Ärzte

2.23 Praxisbroschüre

Tipp 57: Die Praxisbroschüre als Organisationshelfer

2.24 Prioritätenbildung

Tipp 58: Zu noch besserer Organisation durch ein Prioritäten-System

2.25 Recall

Tipp 59: Organisieren Sie Ihre Patientenbindung mit einem Recall-System

2.26 Regeln

Tipp 60: Regel-gerecht erfolgreich

2.27 Reorganisation

Tipp 61: Eine umfassende Reorganisation bringt durchschnittlich 25% mehr Gewinn

2.28 Selbsttäuschung

Tipp 62: Praxis-Desorganisation: Nehmen Sie sich andere Praxen nicht als Beispiel

2.29 Suchkosten-Minimierung

Tipp 63: Reduzieren Sie durch gute Organisation Ihre Suchkosten

2.30 Teambesprechungen

Tipp 64: Warum regelmäßige Teambesprechungen so wichtig für die Praxisorganisation sind

Tipp 65: Planen Sie Ihre Besprechungen langfristig und regelmäßig

Tipp 66: Achten Sie auf eine störungs- und ablenkungsfreie Besprechungsatmosphäre unter Einbeziehung aller Mitarbeiterinnen

Tipp 67: Sorgen Sie für eine strukturierende Leitung und protokollieren Sie alle Ergebnisse

Tipp 68: Kurz, schmerzlos und hilfreich: Morgendliche Besprechungen

Tipp 69: Die optimale Gesprächsführung

Tipp 70: 1 x wöchentlich ist Pflicht

Tipp 71: Teambesprechungen in Großpraxen: Vermeiden Sie Leercontainer!

2.31 Teamwork

Tipp 72: Definieren Sie Arbeitsziele und Verantwortlichkeiten

Tipp 73: Definieren Sie die Aufgabenstellungen und sorgen Sie für Gleichbehandlung

Tipp 74: Sorgen Sie für Entscheidungs-Eindeutigkeit und lösen Sie Probleme gemeinsam

Tipp 75: Achten Sie auf Kollegialität und fördern Sie den Teamgeist

Tipp 76: Sorgen Sie für ein positives Arbeitsklima und fördern Sie die Arbeitsmotivation

2.32 Telefonkommunikation

Tipp 77: Machen Sie eine gut organisierte Telefonkommunikation zu Ihrem Markenzeichen

Tipp 78: Der Telefon-Arbeitsplatz als Startpunkt professioneller Praxistelefonate

Tipp 79: Der Anrufbeantworter als Organisator außerhalb Ihrer Sprechzeiten

Tipp 80: Grundsätzliche Regeln für Praxistelefonate

Tipp 81: Hinweise für Ihre Mitarbeiterinnen, um professionell zu telefonieren

Tipp 82: Mit einer Formulierungsänderung eine Stunde Zeit sparen

Tipp 83: Nicht nur für größere Praxen eine Alternative: Das Outsourcing des Telefonmanagements

2.33 Termintreue

Tipp 84: So erhöhen Sie die Termintreue Ihrer Patienten

2.34 Urlaubsankündigung

Tipp 85: Mit einer rechtzeitigen Urlaubsankündigung Ärger und Organisationsprobleme vermeiden

2.35 Wartekomfort

Tipp 86: Wer beim Wartekomfort spart, schafft sich Mehrarbeit und Mehrkosten

2.36 Wartezeit

Tipp 87: Patienten sehen überlange Wartezeiten als Versagen des Praxisteams

Tipp 88: Vermeiden Sie die Destruktivität überlanger Wartezeiten

Tipp 89: Cave! Auch kurze Wartezeiten können enttäuschend sein

Tipp 90: So lange darf Wartezeit sein, ohne dass Ärger entsteht

Tipp 91: Vorsicht bei Leistungsversprechen zur Länge der Wartezeit

2.37 Zeitmanagement

Tipp 92: Verschaffen Sie sich Transparenz über Ihren Arbeitsstil

Tipp 93: Erkennen und beseitigen Sie Ihre „Zeit-Killer“

Tipp 94: Kommunizieren Sie klare Regelungen

Tipp 95: Planen Sie Ihre Arbeitstage leistungsadäquat

Tipp 96: Schaffen Sie Ordnung mit Prioritäten

Tipp 97: Seien Sie Zeit-diszipliniert

Tipp 98: Motivieren Sie sich selbst durch Abwechslung

2.38 Zielformulierungen

Tipp 99: Koordinieren, steuern und kontrollieren Sie mit Hilfe von Zielen

2.39 Zielgruppen-adäquate Organisation

Tipp 100: Ältere Patienten und angepasste Organisations-Maßnahmen

Impressum neobooks

Vergleicht man die Intensität, in der einzelne Aspekte des Praxismanagements in der Fachpresse, in Arztdiskussionen oder im Rahmen von Seminaren behandelt werden, steht die Praxisorganisation wohl unangefochten an der Spitze. Das ist kein Wunder, denn letztendlich bestimmt ihre Qualität fast alle Aspekte des Praxisgeschehens, begonnen bei der medizinischen Patientenversorgung über Produktivität, Arbeitsfreude, Marketing, Mitarbeiterengagement und Praxiserfolg bis hin zur verfügbaren Freizeit.

Doch nur die wenigsten Ärzte - und vielleicht auch Sie - sind mit den Strukturen und Abläufen ihrer Betriebe wirklich zufrieden: die tägliche Arbeit lässt sich einigermaßen gut erledigen, doch das ganze Praxisteam spürt, dass überall mehr oder weniger Sand im Getriebe ist. Das ist auch nicht verwunderlich, denn in jeder Arztpraxis finden sich durchschnittlich achtzehn (!) Verbesserungsmöglichkeiten der Organisation. Der Grund hierfür liegt in einem grundsätzlichen Irrtum, dem die meisten Mediziner unterliegen: wenn sie ihre Organisation verbessern möchten, suchen sie nach einer „großen Lösung“, d. h. nach einem Ansatz oder Konzept, mit dessen Umsetzung eine umfassende Optimierung erreicht werden kann. Doch die Tücke der Materie liegt in der Tatsache, dass dieser umfassende Ansatz nicht existiert, sondern es vielmehr auf ein Zusammenwirken vieler kleiner, einzelner Stellgrößen ankommt. Die wichtigsten sind in diesem Buch, thematisch sortiert, zusammengefasst.

Hierbei handelt es sich um praktische, alltagsbewährte Tipps zu organisatorischen Regelungen. Sie stammen zum größten Teil von niedergelassenen Ärzten, die ihre Praxisorganisation Best-Practice-orientiert entwickelt haben. Sie werden ergänzt durch grundlegende, Organisations-fördernde Erkenntnisse aus Praxisanalysen. Alle Tipps geben Ihnen Anhaltspunkte, wie Sie mit guter Organisation Zeit und Kosten sparen können, die Produktivität erhöhen, eine bessere Arbeitsqualität (Stichwort: Work-Life-Balance) erreichen und insgesamt erfolgreicher sind.

Diese beiden Prozentwerte charakterisieren die gegenwärtige Leistungsfähigkeit der Organisation in deutschen Arztpraxen. In Praxisbetrieben werden - wie die Ergebnisse der Praxisanalysen unseres Instituts zeigen - durchschnittlich nur knapp 60% (57,4%) der Instrumente, Verfahren und Regelungen eingesetzt, die für eine optimal funktionierende Organisation notwendig sind. Dieses niedrige Einsatzniveau hat auch eine unmittelbare Konsequenz: es führt dazu, dass im Mittel auch nur 40% (38,9%) der Anforderungen, die Patienten an eine ihren Vorstellungen entsprechende Praxisorganisation stellen, tatsächlich erfüllt werden.

Die Leistungsqualität einer Arztpraxis wird maßgeblich durch die Güte der Praxisorganisation bestimmt. Ihre Justierung beeinflusst alle Arbeitsbereiche und Erfolgs- bzw. Zustandsgrößen wie z. B. Produktivität, Patientenzufriedenheit, Stressbelastung oder wirtschaftlichen Erfolg. Nach medizinischer Versorgung und Betreuungsqualität ist die Praxisorganisation für Patienten das drittwichtigste Kriterium bei der Beurteilung von Arztpraxen und damit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

Doch viele Ärzte kümmern sich leider zu wenig um die Organisationsqualität. Ein Beispiel hierfür: bislang hat nur ein Drittel der Praxisinhaber eine Organisationsanalyse durchgeführt, um die Funktionalität, Patienten-Eignung und vor allem mögliche Rationalisierungs- und Veränderungsmöglichkeiten zu bestimmen. Vor allem Befürchtungen in Bezug auf einen zu großen Zeitaufwand und vermutete hohe Kosten halten sie ab. Das Resultat ist eine Vielzahl von Defiziten, die den Arbeitsalltag negativ prägen. Im Mittel lassen sich in einer Arztpraxis achtzehn Ansätze für organisatorische Verbesserungen finden. Zu den häufigsten zählen folgende Punkte: