Hanns Eberhard Meixner - Erfolgsfaktor Führung Die regelmäßige Dienst- und Teambesprechung

Wer es im Leben weit bringen will,

sollte zwei Dinge beherrschen:

Lachen und zuhören können.

Aus der Mandschurei

Wer ein Meeting voranbringen will,

sollte nicht nur hören, was man hören will,

und nicht nur sehen, was man sehen will.

Band 1 Im Dialog gewinnen – Brücken bauen im Gespräch

Band 2 Erfolgsfaktor Meeting - Die regelmäßige Dienst- und Teambesprechung

Band 3 Gesundheitsrisiko Führung - Wenn Fü rung krank macht… Gesundheitsmanagement be- ginnt im Team

Band 4 Gestalten statt Verwalten - Herausforderungen an eine nachhaltige und lebensphasenorientierte Personalpolitik

Band 5 Teams erfolgreich führen - Praktische Fälle aus dem Führungsalltag eines Teams

Band 6 Die Führungskraft als Coach – Personalentwicklung beginnt im Team

Reihe Erfolgreich und kompetent führen

Band 2

Prof. Dr. H.- E. Meixner ist als Organisations- und Personalberater tätig und lehrte als Fachhochlehrer Personalwesen, Organisation und Managementtraining. Davor war er in mehreren Ministerien des Bundes im Bereich der Zentralverwaltung (Personalgrundsatz und Personaleinsatz) tätig.

In zahlreichen Veröffentlichungen und Vorträgen hat er sich mit Fragen der „Neuen Steuerungsmodelle“, Management, Führung, Gesundheitsmanagement, Personalentwicklung befasst.

1. Auflage 2015

Erfolgsfaktor Meeting – Die erfolgreiche Dienst- und Teambesprechung

Prof. Dr. Hanns- Eberhard Meixner

Copyright: © 2015 H.E. Meixner

published by: epubli GmbH, Berlin

www.epubli.de

ISBN 978-3- 7375 – 3285-3

Gelingen oder Misslingen einer Dienst- und Teambesprechung liegen dicht beieinander. Doch wie misst man den Erfolg einer Dienstbesprechung? Denn: Was von dem einen als erfolgreich verbucht wird, ist für einen anderen eine glatte Fehlinvestition an Zeit und Energie. Der Vielredner, wie auch der Bedeutsame oder der notorische Besserwisser, werden beispielsweise beglückt den Besprechungsraum verlassen, wenn sie sich gut in Szene setzen konnten. Der kühl strategische Denker, der die Wirkung der nüchternen Schlüssigkeit seiner Argumentation überschätz, wird dagegen unter der erlittenen Wortflut nachhaltig leiden.

Es ist sicherlich nicht einfach, bei so viel persönlichem Kolorit eine gemeinsame Plattform in einer Teambesprechung zu schaffen. Doch diese Herausforderung kann gelingen, wenn man sich auf die Intentionen und Ziele einer Dienstbesprechung im Team verständig. Diese Ziele sind auch die Messlatte, an der sich Erfolg und Wirkung der Besprechung festmachen lassen. Aus diesen Zielen leiten sich aber auch Inhalte, Themen sowie die zeitliche Gewichtung der Besprechungssequenzen ab.

Eine Dienstbesprechung leistet allerdings deutlich mehr als eine Befehlsausgabe oder das Abhaken einer Checkliste. Es geht bei einer Dienstbesprechung zunächst um sachlich orientierte Themen wie Aufgabenverteilung, Bearbeitungsstandards, Koordination und Information. Eine Dienstbesprechung lebt aber auch von der Interaktion, durch die Standpunkte korrigiert, Lernprozesse in Gang gesetzt und kreative Potenziale unterstützt werden. Wer über den Sinn und Zweck einer Dienstbesprechung reflektiert und das Bestehende verbessern will, wird die Voraussetzungen schaffen, um selbst verknöcherte Besprechungsrituale durch ein Qualitätsmanagement zu revitalisieren. Die dahinter stehende Philosophie ist eine unmissverständliche Aufforderung: „Wie können wir in der gleichen Besprechungszeit zu noch besseren Ergebnissen kommen?“ Aber auch da, wo dieses Instrument unmissverständliche Aufforderung: „Wie können wir in der gleichen Besprechungszeit zu noch besseren Ergebnissen kommen?“ Aber auch da, wo dieses Instrument funktioniert, sollte gelten: „Wenn wir nicht ständig um Anpassung und Verbesserung ringen, dann ist die erstklassige Besprechungskultur von heute, die zweitklassige von morgen!“ Hier ist der Moderator einer Besprechung besonders gefordert. Aber auch die Teilnehmer an einer Besprechung sind gefordert. Wer in einer Teambesprechung erfolgreich sein will, sollte nicht nur hören, was er hören will, und auf den Charts nicht nur sehen, was er sehen will. Erfolgreiche Meetings bewegen viel, wenn die Interaktion stimmt. Daran müssen alle im Team arbeiten. Von diesen konzeptionellen Herausforderungen - und wie man sie angeht, ist in diesem Buch die Rede.

Bonn im Februar 2015 Hanns – Eberhard Meixner

Vorwort

1 Auf dem Weg zum Erfolg: Die richtigen Fragen stellen

1.1 Austausch von fachbezogenen und fachübergreifenden Informationen

1.2 Brauchen wir eine regelmäßige Dienstbesprechung?

1.2.1 Neue Wege einer Informationskultur

1.2.2 Alte Wege neu beleben

1.2.3 Der Kommunikationsprozess in der Hierarchie

2 Ziele und Inhalte der Dienst- bzw. Teambesprechung

2.1 Die allgemeinen, latenten Ziele der Dienstbesprechung

2.2 Inhaltliche Ausrichtung der Dienstbesprechung

2.2.1 Austausch von fachbezogenen und fachübergreifenden Informationen

2.2.2 Koordinations- und Planungsabstimmungen

2.2.3 Innovations- und Qualitätsmanagement

2.2.4 Lehr- und Lernprozesse

2.2.5 Blitzlicht und Erwähnenswertes

2.3 Die Dienstbesprechung als komplexes System

2.3.1 Strukturen: Voraussetzungen schaffen

2.3.2 Abläufe gestalten

2.3.3 Interaktionsprozesse

3. Managen einer Dienstbesprechung: Wie organisiere ich eine Dienstbesprechung? 3.1 Vorbereiten und Planen einer Dienstbesprechung: Den Rahmen setzen und Voraussetzungen schaffen

3.1.1 Zeit- und Terminplan

3.1.2 Die inhaltliche Auswahl der Themen

3.1.3 Medien und die Technik der Visualisierung in Besprechungen

3.1.4 Methoden

3.2 Die Ablaufschritte einer Besprechung, eines Meetings oder einer Dienstbesprechung

3.2.1 Intention und Ablauf am Bespiel ausgewählter Methoden

3.2.2 Eine komplexe Methode für komplexe Fragestellungen: Visualisiertes Denken

3.3 Die Nachbereitungsphase: Gut ist uns nicht gut genug!

3.3.1 Nutzen auf der strategischen und taktischen Ebene

3.3.2 Die kontinuierliche Verbesserung: Täglich besser werden

4. Die Rolle der Führung als Moderator und Informationsmanager

4.1 Besprechungs-, Moderatoren- und Führungsstile

4.2 Förderliche und hinderliche Verhaltensweisen

4.2.1 Rollenverständnis eines Moderators

4.2.2 Auf die Einstellung des Moderators kommt es an!

4.2.3 Aufgaben des Moderators: Worauf eine Moderator achten sollte!

4.3 Die richtige Antwort für den richtigen finden: Teilnehmertypologie

4.3.1 Das persönliche Kolorit einer Besprechung

4.3.2 Situative und typengerechte Moderation

4.3.2 Konflikte in Besprechungen managen

4.4 Das Team für neue Wege gewinnen

4.4.1 Innovationsknackern begegnen

4.4.2 Querulanten enttarnen, Querdenker bestärken

4.5 Der destruktive Gutsherr als Moderator: Erdulden oder ändern?

4.5.1 Kann das Team einen Dynamiker mit schlechten Manieren ändern?

4.5.2 Agieren statt aufregen und erdulden

4.5.3 Die Gesprächskonzeption

5. Praktische Anlässe 5.1. Die lernende Verwaltung

5.1.1 Die mentale Vorbereitung

5.1.2 Das rhythmische Grundmuster bestimmt die Gliederung der Präsentation