Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Перегляньте список «Колись/можливо». Перевірте, чи є якісь проекти, які стали цікавішими чи ціннішими, і переведіть їх до списку «Проекти». Видаліть ті з них, що залишались у списку значно довше, ніж потрібно, бо світ і ваші інтереси достатньо змінилися для того, щоб вивести їх з вашого поля зору. Додайте до списку всі нові ідеї, про які ви тільки почали думати.

Будьте творчим і сміливим. Є у вас якісь нові ідеї — чудові, легковажні, креативні, ті, що наштовхують на обдумування, ризиковані, які можете зафіксувати і додати до вашої системи, або «зовнішнього мозку»?

Цей процес перегляду — вияв здорового глузду, але небагато з нас здійснюють його так добре чи послідовно, як могли би, тобто так регулярно, як необхідно для того, щоб зберігати ясний розум і відчуття спокійного контролю. Напевне, обшир цього списку відлякує вас, особливо якщо ви ще не структурували і належно не насичували вашу персональну систему поточними та повними даними. І навіть якщо у вас пристойний самоконтроль, враховуючи тиск і виклики вашого щоденного світу, рідко вдається легко і просто реалізувати таке обдумування чи переоцінку.

Щотижневий перегляд настільки важливий, що вам слід виробити нові корисні звички, сформувати оточення та засоби для його підтримки. Якщо ваша зона комфорту облаштована для спокійного контролю, для якого створено описану систему вирішення справ, уже не варто силоміць змушувати себе до перегляду — вам доведеться це виконувати, просто щоб дотримувати особистих стандартів.

До того моменту робіть те, що вважаєте за потрібне, щоб раз на тиждень на пару годин відходити від щоденної рутини — не для того, щоб випасти з процесу, а щоб піднятися принаймні на лінію горизонту всіх ваших проектів, осягнути їхній стан і підтягнутися з усім, що стосується речей, які потребують вашої уваги.

Якщо ви маєте таку розкіш, як офіс чи робоче місце, порівняно ізольоване від людей і щоденної взаємодії з ними, а також те, що хоч віддалено нагадує типовий п’ятиденний робочий тиждень, я би радив зарезервувати дві години одразу по обіді останнього робочого дня для тижневого перегляду. Ось чому це ідеальний час:

• Події тижня все ще доволі свіжі, щоб ви могли здійснити повний аналіз («Так, треба обов’язково ще до неї звернутися щодо...»).

• Якщо ви (а так буває завжди) виявите дії, для виконання яких вам необхідно дещо з’ясувати у колег, ви ще маєте для цього час.

• Чудово, якщо ви можете навести порядок у голові, щоб ніщо вам не заважало відпочивати на вихідних.

Однак ви можете бути людиною, в якої немає звичайних вихідних. Я, наприклад, частенько на вихідних стільки ж працюю, скільки і в будні. Але я маю розкіш (?) здійснювати часті й тривалі подорожі літаками, які надають ідеальну можливість зосередитися. Багато людей пристосували свої звички щотижневого перегляду до власного стилю життя, проводячи час, приміром, в улюбленій кав’ярні кожного суботнього ранку або на задньому ряді у церкві під час хорових занять своєї доньки в неділю.

Усі турботи треба відпускати і трохи розслаблятися. Якщо ви будете невпинно працювати, це зашкодить вашій розважливості. Відійдіть на певну відстань, бо тоді роботу осягнете у перспективі і брак гармонії легше побачити.

Незалежно від вашого стилю життя ви потребуєте щотижневого ритуалу перегрупування. У вас навіть, можливо, вже є щось таке (чи подібне). Якщо так, додайте до цієї звички корисний процес перегляду з висоти, з перспективи.

Люди, яким найважче знайти час на такий перегляд, — це ті, в кого постійна робота на замовлення і домашнє оточення, відтак в їхній робочий графік неможливо вбудувати час і місце для перегрупування. З мого досвіду: від найбільшого стресу потерпають фахівці, чия продуктивність на роботі має критичне значення (наприклад, біржові трейдери високого рівня та керівники), відтак вони повертаються додому, де їх чекають двійко діток років по десять і друга половинка, яка теж мала важкий день на роботі. Деякі з цих працівників, на щастя, добираються додому годину залізницею і можуть трішки відпочити.

Якщо ви себе впізнаєте в цій картинці, вашим найважливішим завданням буде налаштувати послідовний процес перегрупування, коли ви залишаєтеся наодинці. Вам потрібно або залишатися на кілька годин на роботі ввечері у п’ятницю, або знаходити собі вдома спокійне, придатне для праці місце і необхідний час.