Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Все це означає, що ваша система не може бути статичною. Щоби підтримувати відповідний дієвий вибір, вона має постійно оновлюватися, відповідно запускаючи послідовну та правильну оцінку вашого життя і роботи в кількох площинах.

Ось два головні пункти, які слід розглянути:

• Що з усього цього ви переглядаєте і коли?

• Що і як часто вам треба робити, щоб упевнитися, що все це працює як послідовна система, яка достатньою мірою вивільняє вас для мислення й керування на вищому рівні?

Процес своєчасного перегляду сприятиме поліпшеному та упереджувальному новому мисленню на ключових ділянках вашого життя і роботи. Таке мислення виникає внаслідок цілеспрямованого зосередження і вдалих мозкових штурмів, що запускаються і посилюються послідовним переглядом списку дій і проектів.

Ваша особиста система і ваша робота мають будуватися таким чином, щоб ви могли бачити всі варіанти дій тоді, коли їх треба бачити. Це, звісно, просто здоровий глузд, проте мало кому вдається так організувати свою систему і підтримувати її функціональність на високому рівні.

Коли ви маєте час, слід принаймні глянути на список усіх телефонних дзвінків, зробити один з них, якщо це необхідно, або упевнитися, що з цим можна зачекати і заспокоїтися. Якщо ви плануєте розмову з вашим керівником чи партнером, перегляньте записи щодо теми бесіди, щоб використати час найефективніше. Збираючись забрати речі з хімчистки, перегляньте всі інші пункти категорії «відрядження», щоб ви могли щось зробити мимохідь.

Кілька секунд на день зазвичай достатньо для перегляду, оскільки ви дивитеся на чимало правильних речей у правильний час.

Люди часто питають мене: «Скільки часу ви витрачаєте на перегляд вашої системи?» Моя відповідь проста: «Стільки, скільки знадобиться для відчуття впевненості в тому, що я роблю». Насправді це дві секунди тут, три секунди там... Більшість людей не усвідомлює, що мої списки — у певному сенсі мій офіс. Так само, як у вас на робочому місці могли би бути стикери та лотки з документами, у мене для цього — списки наступних дій і календар. Якщо ви зібрали, опрацювали й організували свої справи, вам знадобиться лише кілька хвилин для щоденного перегляду нагадувань.

Мабуть, найчастіше ви переглядатимете ваш щоденний календар і щоденну папку «Фіксовані нагадування», якщо такою користуєтесь, аби осягнути «фронт робіт» й оцінити, що треба виконати. Перш за все необхідно знати час і місце всіх справ і зустрічей. Скажімо, якщо відомо, що у вас наради з восьмої ранку до шостої вечора в режимі нон-стоп, і заледве півгодинна перерва на обід, це допоможе вам ухвалити правильні рішення щодо будь-якої іншої діяльності.

Після того, як ви переглянули всі ваші зобов’язання, прив’язані до конкретного дня та часу, і зробили відповідні розпорядження, найчастіше наступним для перегляду буде список усіх дій, які ви могли би виконати в поточному контексті. Якщо ви в себе в офісі, зазирніть до списку дзвінків, дій за комп’ютером і загалом роботи в офісі. Це не обов’язково означає, що ви щось будете виконувати за цими списками; ви просто оціните їх на тлі вашого загального робочого процесу, щоб упевнитися, що ви найкращим чином обрали те, чим тепер зайнятися. Вам треба бути впевненим, що ви не проґавите чогось важливого.

Підтримання життя і пошуки щастя не є двома окремими питаннями.

Щиро кажучи, якщо ваш календар надійний і ваші списки дій є поточними, вони можуть бути єдиними речами в системі, з якими вам слід звірятися частіше, ніж раз на пару днів. Уже збігло чимало днів, коли не було необхідності заглядати до жодного з моїх списків, бо я зрозумів з поточного вказівника — мого календаря, що нічого іншого не зміг би того дня зробити.

Вам може знадобитися доступ до кожного з ваших списків у будь-який час. Коли ви і ваша друга половинка вивільняєтеся з-під робочого пресингу наприкінці дня і волієте впевнитися, що ви нічого не забули зі своїх обов’язків стосовно дому, сім’ї та особистого життя, ви захочете зазирнути до списку справ. Або якщо вашому керівникові терміново знадобиться обговорити з вами поточні справи, вам буде вельми корисно мати список проектів і список щоденних справ під рукою. Коли ви раптово отримуєте запрошення на дуже важливий діловий обід із потенційним клієнтом, як швидко ви зможете підготуватися до зустрічі й роздрукувати дані, потрібні для успішних перемовин?