Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Я описую процес прояснення та організації, що вас справді цікавить, а щоб почати втілення цієї системи, зосереджуся на загальному наборі популярних питань, для яких контрольні списки часто є найкращим рішенням.

Часто, працюючи з людьми, які воліють з’ясувати свої інтереси, виринають речі на зразок:

• регулярніше робити зарядку;

• проводити більше часу з дітьми;

• поліпшити упереджувальне планування для мого відділу;

• підтримувати в команді здорову атмосферу;

• забезпечити нашу відповідність корпоративній стратегії;

• виставляти рахунки клієнтам на сучасному рівні;

• пильніше зосередитися на моїх духовних практиках;

• приділяти більше уваги індивідуальним цілям моїх штатних працівників;

• зберігати свою мотивацію до роботи;

• продовжувати поточні наради та вдосконалення з участю ключових працівників моєї компанії.

Як слід діяти з цими «непевними» різновидами внутрішніх зобов’язань і ділянками для уваги?

Здебільшого для таких справ існує проект та/або дія, щодо якої треба визначитися. «Регулярніше робити зарядку» в реальності означає для багатьох людей «Скласти програму регулярної зарядки» (проект) і «Зателефонувати Саллі з пропозицією щодо спортивних залів і персональних тренерів» (реальний дієвий крок). У таких випадках внутрішні проекти та дії все одно треба прояснити й організувати в персональну систему. Або: «Підтримувати в команді здорову атмосферу» має стати проектом («Вивчити процес організації групової роботи для мого відділу») з конкретним дієвим кроком («Написати електронного листа нашому директорові з кадрових питань, щоб отримати її пропозиції стосовно такої можливості»).

Але існують певні справи, які не зовсім вписуються в цю категорію, і часто потрібні відповідні контрольні списки, щоб за них узятися.

Цілі на зразок «Підтримувати гарну фізичну форму» чи «Підтримувати мотивацію у моїй команді» можуть потребувати того, щоб їх вбудували у певний різновид контрольного списку, який регулярно переглядатиметься. На вашу психіку та вибір постійно впливають численні нашарування підсумків і стандартів, і знати, які вони на всіх різноманітних рівнях, — гарна ідея (крім того, таку звичку не так легко сформувати і підтримувати).

Вище я припускав, що є принаймні шість рівнів вашої «роботи», які можна визначити, і кожен з них заслуговує на власне визнання та поцінування. Повний перелік усього, що для вас важливо і чому ви приділяєте увагу на кожному з цих рівнів, склав би величезний контрольний список. Він міг би охоплювати:

• Кар’єрні цілі

• Сервіс

• Родину

• Стосунки

• Громадські справи

• Здоров’я

• Фінансові ресурси

• Творче самовираження

А тоді, спустившись на рівень нижче в межах вашої роботи, ви потребуватимете певних нагадувань про ключові ділянки особистої відповідальності, відповідальності вашого персоналу, цінностей тощо. Список таких речей міг би містити пункти на зразок:

• Атмосфера в команді

• Робочі процеси

• Графік

• Кадрові питання

• Робоче навантаження

• Спілкування

• Технології

Усі ці пункти в свою чергу можуть входити до списків у вашій персональній системі як нагадування про те, щоб тримати корабель за курсом і в стабільному стані. Часто цінність цього в тому, щоби просто підтверджувати: на певній ділянці робота налагоджена добре; нічого не варто додавати чи змінювати. Але знати про них корисно для вашого спокійного зосередження.

Ступінь, до якого кожен з нас потребує підтримки контрольних списків та зовнішнього контролю, прямо залежить від того, наскільки добре ми знаємо ділянку роботи, за яку відповідаємо. Якщо свою роботу ви виконуєте вже протягом тривалого часу і ніщо вас не змушує в цьому занятті змінюватися, вам, імовірно, потрібна мінімальна зовнішня персональна організація, щоби залишатися на крейсерській швидкості. Ви знаєте, коли певні події мають статися, і як зробити так, щоб вони сталися, і ваша система в цілковитому порядку. Ви могли би впоратися з нею уві сні. Але часто буває інакше.

Чи траплялося, що вам треба було пройти певну процедуру, щоб керувати конкретним різновидом фінансової угоди, зареєструватися й обновити комп’ютерну програму, чи навіть зробити кілька необхідних кроків, аби перевірити стан справ на дачі вашого друга, — і ви питали себе: «Хвилиночку, а як мені тепер чинити?» У кожній з цих ситуацій вам потрібен контрольний список. Я надзвичайно безграмотний у питаннях комп’ютерів і програмного забезпечення, і завжди, коли отримую інструкції від наших IT-працівників, як усунути періодичний глюк, мені легко себе переконати, що я запам’ятаю все те, що вони мені скажуть. Я навчився (часто доволі важким шляхом) створювати для них контрольні списки.