Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Такі переліки можуть бути чимось середнім між довідками та списками «Колись/можливо» — довідки, оскільки ви можете зібрати дані й додати до списку гарних вин, ресторанів чи книг, щоб згодом скористатися цією інформацією; «Колись/можливо» — тому що ви можете регулярно переглядати пункти у списку, щоб нагадати собі та спробувати реалізувати щось із цього.

У будь-якому разі це ще одна чудова причина мати організаційну систему, яка полегшить фіксування справ, що можуть додати цінності, розмаїття та цікавості вашому життю — без обтяжування свого розуму та робочого простору незавершеними справами.

Багато людей створюють щось на кшталт стосу чи папки «Зачекати й переглянути» (або цілу шухляду чи папку електронних листів), яка навряд чи годиться як частина категорії «Колись/можливо». Вони кажуть собі «коли у мене буде час, я за це візьмуся», і тоді папка «Зачекати й переглянути» здається правильним місцем для того, щоб їх помістити. Особисто я не рекомендую саме цей різновид підсистеми, бо майже в кожному випадку, з яким я мав справу, людина все зберігала, але не переглядала, і врешті це спричинювало розгубленість і небажання вникати у зміст папки. Цінність категорії «Колись/можливо» зникає, якщо ви свідомо і постійно не приділяєте їй уваги.

Усе, що ми можемо робити, ми також можемо і не робити.

Крім того, є велика різниця між тим, чим добре керують, як, наприклад, списком «Колись/можливо», і чимось, схожим на відро для вкидання всього гамузом. Зазвичай багато таких речей треба просто викинути, деякі з них — внести до списку «Читання/перегляд», деякі слід підшити як довідки, інші підуть у календар чи в папку складних завдань для перегляду за місяць чи, скажімо, на початку наступного кварталу, а декотрі пункти передбачають подальші дії. Багато разів після того, як чиясь папка «Зачекати й переглянути» була відповідно розсортована, я бачив, що в ній нічого не лишалося!

Ваш календар може бути вельми зручним місцем для нагадувань про справи, які ви могли б запланувати на майбутнє. Більшість людей, яких я тренував, не так зручно почувалися зі своїми календарями, як могло би бути; інакше вони знайшли б значно більше справ, щоб туди їх помістити.

Один із трьох способів використання календаря — інформація про певний день. Ця категорія може охоплювати велику кількість речей, але один із найкреативніших способів використання функції календаря — це вписувати до нього речі, від яких ви хочете розвантажити свій мозок і згодом їх знову оцінити. Ось лише кілька з міріади речей, які варто туди вписати:

• нагадування для активації проектів;

• заходи, в яких ви, можливо, забажаєте взяти участь;

• каталізатори рішень.

Нагадування для активації проектів. Якщо ви маєте проект, який вам не конче треба обмірковувати зараз, але який заслуговує на увагу у майбутньому, ви можете обрати відповідну дату і вписати нагадування про нього у ваш календар саме на той день. Він піде до календаря на певну дату (на відміну від календаря на певний час) як річ, про яку ви волієте почути нагадування конкретного дня; коли цей день настане, ви побачите нагадування і внесете даний пункт як активний проект до вашого списку «Проекти». Типові кандидати для такої техніки:

• особливі заходи з точно відомим часом проведення (запуск продукту, благодійні вечори і т. д.);

• регулярні заходи, до яких треба готуватися, наприклад аналіз бюджету, щорічні конференції, заходи з планування чи наради (подумайте, коли до вашого списку «Проекти» додати пункт «Щорічна нарада з продажів» на наступний рік чи пункт «Підготувати дітей до навчального року»);

• головні дати в житті важливих для вас людей, до яких ви хотіли б щось підготувати (дні народження, річниці, подарунки тощо).

Заходи, в яких ви можете забажати взяти участь. Ви, можливо, постійно отримуєте оголошення про семінари, конференції, бесіди, громадські та культурні заходи, в яких зможете взяти участь, коли подія наближатиметься. Тож впишіть нагадування до свого календаря на відповідну дату, наприклад:

• «діловий сніданок у торговій палаті завтра —?»;

• «початок продажу квитків на гру футбольної команди „Детройт Лайонз“ — сьогодні»;

• «програма Бі-Бі-Сі про кліматичні зміни о восьмій вечора»;

• «чай в Американському клубі садівників наступної суботи».