Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Найважливіше: папка «Фіксовані нагадування» потребує лише однієї секунди нових дій на день, щоб вона працювала, і має значно більшу окупність, ніж у неї було вкладено. Вона виконує унікальну функцію — рішення нічого не вирішувати до певного моменту.

Налаштування папки «Фіксовані нагадування». Якщо ви заводите таку папку у фізичній системі, вам потрібні сорок три папки — тридцять одна з номерами від 1 до 31 і ще дванадцять, названі за місяцями року. Файли на день підшиваються спереду, починаючи з файла на завтра (якщо сьогодні 5 жовтня, то наступний файл — «6 жовтня»). Наступні файли на день позначають решту днів місяця (від 6-го до 31-го). За файлом «31» іде файл з назвою наступного місяця («листопад»), а за ним — файли на день від 1-го числа до 5-го. Потім у переліку решта файлів із назвами місяців (від грудня до наступного жовтня). Кожен наступний файл на день вивільняється щодня до вашої вхідної інформації, і так папка поповнюється позаду денного переліку (тоді замість 6 жовтня додається 6 листопада). У такий самий спосіб, коли наступний файл місяця виходить наперед (31 жовтня, після того, як вивільнився файл на день, наступним буде файл «листопад» із файлами на день за ним, пронумерованими від 1 до 31), він вивільняється до вхідної інформації та підшивається наприкінці файлів із назвами місяців, щоби стати листопадом наступного року. Це вічна папка — в тому сенсі, що в будь-який момент вона містить файли на наступні тридцять один день і дванадцять місяців.

Велика перевага використання папок з файлами у системі «Фіксовані нагадування» в тому, що вони уможливлюють зберігання активних документів (наприклад, анкета, яку слід заповнити до конкретного дня, порядок денний для наради, який треба переглянути такого-то дня, чек, що його потрібно оплатити до певного дня, і т. д.).

Щоби система працювала, її слід щодня перевіряти і поновлювати. Якщо ви забудете вивільнити файл на день, втратите довіру до системи щодо поводження з важливими даними, і вам доведеться керувати цими речами в інший спосіб. Якщо ви на певний час полишаєте місто (або не матимете доступу до папки на вихідних), вам слід перевірити файли на дні, протягом яких будете відсутні, перед тим, як поїдете.

Остання тема в персональній системі організації, яка заслуговує на певну увагу, — це підтримання контрольних списків, цих «рецептів потенційних інгредієнтів» для проектів, робочих процесів і процедур, заходів і цінних сегментів, зацікавлень та обов’язків. Власне, всі списки чи категорії нагадувань, які ми вже обговорили, є контрольними списками: вони виконують функцію постачання речей для перевірки чи перегляду, щоб упевнитися, що ви нічого не проґавили на тій чи тій ділянці. Однак більш поширена ідея контрольних списків — це перелік змісту за певними темами, процедурами чи конкретною сферою діяльності, щоб використовувати список або в певний момент, або коли ви зайняті певною справою. Це може варіювати від масштабних ділянок, що потребують уваги у вашій роботі чи вашому житті, до детальних інструкцій про те, як завантажувати світлини на веб-сайт.

Багато років тому Альфред Норт Вайтхед сформулював незаперечне спостереження: «Цивілізація просувається вперед, коли зростає кількість важливих дій, які ми можемо виконати, не думаючи про них». Контрольні списки надають мікроверсію цього макроспостереження: завжди, коли ви маєте думати про щось — щоб освіжити погляд («Наприкінці кожного календарного року я хочу/мені треба...»), або з огляду на особливу ситуацію, яка потребує більше деталей, аніж ви можете їх легко згадати («Перед тим, як проведу семінар, мені треба...»), вам варто доручити цю роботу вашій «зовнішній свідомості» — системі керування, яка зберігає деталі, необхідні для залучення у відповідний момент. [29] Переконливу демонстрацію цієї функції та її цінності (і наслідків нехтування нею!) знаходимо в книзі Атула Ґаванде «Чек-ліст. Як уникнути безглуздих помилок, які спричинюють фатальні наслідки» (The Checklist Manifesto: How to Get Things Right) (Metropolitan Books, 2009).

Існує безмежна кількість потенційних контрольних списків, які дають змогу спокійніше контролювати різні ситуації в житті та на роботі. Якщо ви звертаєтеся до рецептів у кулінарній книзі, щоби приготувати особливу страву, то використовуєте контрольний список для підвищення своєї зосередженості й продуктивності. Якщо адміністрація доручила вам запропонувати три ключові ініціативи чи проаналізувати підсумки року, перегляд матеріалів перед нарадою директорів буде прикладом використання контрольного списку.