Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Часто буває корисно скласти певний контрольний список, щоби краще зосереджуватися, поки робота, яку виконуєте, не стане для вас звичнішою. Якщо ваш генеральний директор, скажімо, раптом зникла і вам негайно довелося її заступати, тоді знадобився би певний план на деякий час, щоби переконатися, що ви впоралися з усіма найважливішими аспектами роботи. І якщо вас щойно найняли на нову посаду, з новими обов’язками, незвичними для вас, вам знадобиться схема контролю та структури, принаймні на перші кілька місяців. Ми у своїй компанії застосували нову організаційну структуру та робочу систему і користуємося багатьма важливими контрольними списками, щоби втілювати робочі практики, поки ці навички не стануть автоматичними.

Контрольні списки можуть бути вельми корисними, щоб ви знали, про що вам не слід турбуватися.

Часом я мав складати список ділянок, над якими тимчасово треба було попрацювати, поки справи не владнаються. Наприклад, коли ми з дружиною вирішили створити абсолютно нову структуру для бізнесу, який вели протягом багатьох років, я взяв на себе те, чим досі не займався, — бухгалтерський облік, комп’ютери, маркетинг, юриспруденція й управління. Кілька місяців я тримав список цих обов’язків перед собою, щоб упевнитися, що ніде не лишив прогалин і впорався з переходом якомога краще. Після того як бізнес почав регулюватися певною мірою автоматично, цей список уже не знадобився.

Не бійтеся створювати будь-які контрольні списки, коли вам це спадає на думку. Можливості тут безмежні — від «Головні цінності в житті» до «Що треба взяти в похід» чи «Можливі подарунки на день народження». Створення списків за потребою — одна з найкорисніших і водночас найпростіших процедур, які ви можете опанувати.

Щоби підігріти вашу творчу уяву, наведу перелік деяких пунктів з контрольних списків, які я бачив і писав роками:

• робочі ділянки (ключові обов’язки);

• режим вправ (програми для зміцнення м’язів);

• контрольний список для подорожі (все, що треба зібрати або завершити перед мандрівкою);

• щотижневий перегляд (усе, що слід переглядати і/або поновлювати щотижня);

• компоненти програми з тренінгу (все, про що потрібно подбати, коли влаштовуєш захід);

• ключові клієнти;

• люди, з якими спілкуєшся по роботі;

• діяльність наприкінці року (всі дії, коли на певний час припиняєш роботу);

• особистий розвиток (те, що треба регулярно оцінювати, щоб забезпечувати особисту рівновагу та прогрес);

• жарти.

Почувайтеся зручніше за допомогою контрольних списків — і принагідних, і постійних. Будьте готові їх створювати і за потреби утилізувати. Упевніться, що у вас є легкодоступне місце для нового списку, яке водночас і привабливе чи навіть кумедне, — відривний блокнот чи комп’ютерна програма, до якої легко дістатися. Якщо їх правильно використовувати, контрольні списки можуть бути величезною підмогою у підвищенні особистої продуктивності та зменшенні навантаження на психіку.

Можливість і бажання постійно створювати контрольні списки, доступні та використовувані за потреби — центральний компонент високоякісного самоврядування.

Якщо у вас тепер зафіксовано все, що становить у вашому житті і роботі відкриті цикли, ви з’ясували й опрацювали кожен з цих пунктів, знаєте, що він для вас означає і яких дій потребує, й організували результати в цілісну систему, яка підлягає біжучому та повному контролю — великому і малому — всіх ваших наявних і «омріяних» проектів, то ви готові до наступного кроку в опануванні мистецтва продуктивності без стресу: процесу обмірковування.

Мета цього методу керування робочим процесом — запобігти ослабленню вашого мозку, натомість звільнити його для якіснішої, продуктивнішої та більш творчої діяльності. Однак щоб заслужити на таку свободу, ваш мозок має послідовніше обмірковувати всі ваші зобов’язання та діяльність загалом. Ви маєте бути впевнені, що робите те, що потрібно, і що правильно не робите те, чого не слід робити. Це створює умови для присутності, яка завжди є оптимальним робочим станом. Регулярний перегляд вашої системи, роздуми над змістом, а також збереження поточності й функціональності — необхідні передумови для такої чіткості й стабільності.

Якщо у вас є перелік тих, кому необхідно зателефонувати, тієї хвилини, коли поточними не будуть усі дзвінки в ньому, ваш мозок перестане довіряти системі й не отримає полегшення від психічної роботи нижчого рівня. Він змушений знову запам’ятовувати, опрацьовувати та нагадувати, а, як ви вже знаєте, він не вельми ефективно виконує цю роботу.