Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Справжній секрет забезпечення надійності всієї організаційної системи полягає в регулярному вдосконаленні вашого мислення та вашої системи з віддаленішої перспективи. Однак це неможливо здійснити, якщо ваші списки занадто далекі від реальності. Вам не вдасться ошукати себе самого щодо цього: якщо ваша система застаріла, ваш мозок змушений наново виконувати роботу на нижчому рівні запам’ятовування.

Щоб зробити знання продуктивним, нам треба навчитися бачити і ліс, і дерева в ньому. Ми маємо навчитися об’єднувати.

Це, можливо, найскладніше завдання. Щойно ви спробували, як це — мати ясну голову та відчуття контролю над усім, що відбувається, — чи зможете ви чинити те, що треба, для підтримки цього робочого стандарту? Протягом багатьох років, коли я досліджував і втілював цю методологію з тисячами людей, вони довели мені, що чарівним ключиком до сталого розвитку процесу є щотижневий перегляд.

Якщо ви схожі на мене і на більшість інших людей, незалежно від ваших добрих намірів, світ рухатиметься у швидшому темпі, ніж ви. Здається, багатьом з нас властиве прагнення послідовно навантажувати себе більше, ніж ми здатні подужати. Ми забиваємо весь день зустрічами, після роботи з’являємося на заходах, де генеруємо ідеї та зобов’язання, з якими маємо щось чинити, і вплутуємося в заняття та проекти, покликані розкрутити наш творчий інтелект до космічних висот.

Ви завжди матимете більше можливостей, аніж ваша система щодня зможе їх потягнути.

Цей вихор активності показує, чому настільки цінний щотижневий перегляд. Він додає фіксацію, переоцінку та час на повторне опрацювання, щоб тримати вас у рівновазі. Просто немає жодної можливості здійснювати це необхідне перегрупування, поки ви намагаєтеся впоратися зі щоденною рутиною.

Щотижневий перегляд також загострить вашу інтуїтивну увагу до важливих проектів, коли ви маєте справу з потоком нової вхідної інформації та потенційними відволікаючими факторами впродовж тижня. Вам треба навчитися казати «ні» — швидше і частіше, щоб залишатися на плаву і в комфорті. Виділення окремого часу, протягом якого ви принаймні підніметеся до проектного рівня мислення, значно полегшить вам життя.

Просто кажучи, щотижневий перегляд — це все, що вам треба зробити, щоб знову звільнити свою голову і зорієнтуватися на пару тижнів наперед. Це кроки керування робочим процесом — фіксування, уточнення, організація та перегляд усіх ваших найважливіших зобов’язань, намірів і рішень — аж до моменту, коли ви можете чесно сказати: «Я тепер знаю абсолютно все про те, чого не роблю, але міг би робити, якби так вирішив».

З практичного погляду є вправа з трьох частин, яка може допомогти вам у цьому: ясність , актуальність , креативність. Досягнення ясності допоможе опрацювати всі ваші справи. Поточність забезпечить те, що всі ваші орієнтири і «дорожні карти» будуть переглянуті та відкориговані. Креативність з’являється певною мірою автоматично, коли ви досягаєте ясності й поточності, тоді ви природно генеруватимете перспективні ідеї, які додаватимуть цінності вашим думкам про роботу і життя.

Це початкова стадія збирання всіх «загублених кінців», що сформувалися протягом вашого ділового тижня. Це записи, які ведете на нарадах, рецепти й візитівки, нотатки зі шкіл, де навчаються ваші діти, і різна вхідна інформація, що мимохіть назбиралася в усіх дивних маленьких кишенях і місцях у вашому гаманці, портфелі, текстах у смартфоні, кишенях піджаку, на дверцятах гардеробної кімнати, на додаток до того, що зазвичай надходить вашими стандартними каналами інформації, на зразок скриньки вхідних повідомлень в електронній пошті та соцмережах.

Зберіть несистематизовані папери та матеріали. Позбирайте всі різноманітні аркушики паперу, візитівки, рецепти тощо, які позалазили до шпарин вашого робочого столу, одягу й аксесуарів. Покладіть усе це до вашого кошика для вхідної інформації, щоб згодом опрацювати.

Очистіть скриньки вхідних повідомлень. Перегляньте всі записи з нарад і різні карлючки на блокнотних аркушиках чи у ваших мобільних пристроях. Розгляньте і внесіть до списків усі пункти про дії, проекти, очікування, календарні заходи, пункти категорії «Колись/можливо» так, як ви вирішили. Познаходьте всі довідкові записи та матеріали. Звільніть усі папки для вхідних повідомлень, текстів і голосових повідомлень. Опрацюйте всі записи й ідеї, які стосуються взаємодії, проектів, нових ініціатив і вхідної інформації, що надійшла від моменту останнього отримання даних, викидаючи непотрібне.