Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Очистіть свою голову. Запишіть (у відповідних категоріях) усі нові проекти, дієві пункти, очікування, пункти «Колись/можливо» і все інше, що ви ще не зафіксували.

Вам треба «підтягти ар’єргард» і викинути застарілі нагадування з вашої системи, зробивши ваші активні списки актуальними та повними. Ось кроки в цьому напрямку:

Перегляньте список «Нові дії». Відзначте вже завершені дії. Перегляньте і запишіть нагадування про подальші кроки. Багато разів я рухався так швидко, що не мав можливості позначити завершені пункти в моєму списку, не кажучи вже про те, щоб обміркувати подальші дії. Настав час це зробити.

Перегляньте попередні списки дій. Перегляньте детально записи за останні два чи три тижні стосовно залишених або термінових пунктів, довідкової інформації тощо і переведіть ці дані до активної системи. З’єднайте кожен момент на зразок «О! Це нагадало мені про...» з відповідними діями. Ви, ймовірно, помітите зустрічі та заходи, на яких побували і які підказують, що далі чинити зі змістом нотаток. Помістіть ваш вичерпаний список до архіву так, щоб нічого не загубилося.

Перегляньте списки запланованого. Подивіться на подальші календарні дати (на тривалі та короткі терміни). Зафіксуйте дії стосовно проектів і приготувань, потрібних для запланованих заходів. Ваш календар — один з найкращих контрольних списків для регулярного перегляду; він відвертає ризик «стресу останньої хвилини» та запускає принагідне креативне мислення. [30] Це особливо актуально, якщо інші люди мають повноваження додавати заходи до вашого календаря. Ви неприємно здивуєтеся, коли щойно побачите наради, які записані туди кимось іншим! Заплановані подорожі, конференції, наради, свята тощо слід перетворити на проекти і додати до ваших списків «Проекти» та «Наступні дії», якщо це ситуації, які ви вже маєте «на радарі», але ще не контролюєте автоматично.

Перегляньте список «Очікування». Вам потрібні додаткові дані? Треба надіслати електронного листа, щоб дізнатися про стан справ? Слід додати пункт до чийогось порядку денного, щоби скоригувати перед розмовою з ним/нею? Запишіть усі нові дії та перевірте всі вже зафіксовані.

Перегляньте списки « Проекти » та «Великі очікування». Оцініть почергово стан проектів, цілей та очікувань, переконуючись, що принаймні одна початкова поточна дія в кожному випадку є у вашій системі. Прогляньте всі активні та доречні проектні плани, матеріали для підтримки та будь-які інші, необхідні для робочого процесу і покликані запустити нові дії, завершення, очікування тощо.

Перегляньте всі актуальні контрольні списки. Є іще щось, що ви не зробили з того, що маєте чи бажаєте здійснити, враховуючи ваші різноманітні заняття, зацікавлення та обов’язки?

Ця методологія має на меті не лише завершення розпочатої роботи та вихід на результат. Звісно, це дуже важливі чинники для ясності й зосередженості. Однак початковий поштовх для моїх досліджень у цій галузі створює простір для прискорення й уможливлення нового, креативного і цінного мислення та керування. На це вам не потрібно витрачати багато енергії, якщо ви вже зайшли так далеко у втіленні нашої методології. Ми від природи креативні істоти, створені для того, щоб жити, рости, самовиражатися та розповсюджуватися. Суть не в тому, щоби бути креативним, а в тому, щоб знищити перепони для природного потоку нашої творчої енергії. Практично це про те, як зібрати ваші дії докупи, дати змогу випадковим ідеям розвиватися, фіксувати їх та користуватися їхньою вартістю. Якщо ви в процесі читання та застосування будь-якої з цих технік вигукували щось на зразок «Ага! Це точно як...» чи «Хм, я гадаю, що мені треба...», оскільки перевели своє мислення у формат зовнішнього й обдумали його, — ви вже демонструєте природність цього процесу.

«Точка зору» — це дуже людський спосіб розв’язання проблеми перевантаження інформацією, інтуїтивний процес скорочення речей до найважливішого та придатного для керування мінімуму... У світі перенасиченого контенту точка зору стане найціннішим ресурсом.

Імовірно, вже ні на чому не варто зосереджуватись у цьому плані, оскільки більша частина вашого творчого мислення інтегрована в цей процес. Однак є кілька додаткових пускових механізмів для завершення процесу, які можуть видатися цінними.