Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Ваша довідкова система та картотека мають бути просто бібліотекою даних, які легко відновити, — не нагадуваннями про дії, проекти, пріоритети чи перспективи.

Довідковий матеріал нині існує у багатьох формах (теми для обговорення, медійні матеріали) та з численними способами його організації. Тому далі коротко обговоримо деякі з найпоширеніших:

• загальнодовідкова картотека — папери, електронні листи та звичайна цифрова інформація;

• картотека для об’ємних категорій;

• електронні записні книжки;

• бібліотеки та архіви.

Загальнодовідкова картотека. Як я уже наголошував у попередніх розділах, гарна картотечна система вельми важлива для опрацювання та організації ваших матеріалів. Це також дуже потрібна річ у роботі з паперовими матеріалами і тимчасовою цифровою інформацією, якщо з тієї чи іншої причини вони для вас є цінними і слід знайти спосіб зберігання обох типів даних. В ідеалі ви вже налаштували загальнодовідкову картотечну систему, коли опрацьовували вхідні повідомлення. Важливо, щоб вам було зручно зберігати навіть один аркушик паперу, до якого ви можете звернутися пізніше, чи статтю, яку читаєте в онлайні, і ваша загальнодовідкова система має бути неформальною та доступною, щоб можна миттєво записати щось до картотеки прямо там, де ви виконуєте свою роботу, керуєте справами чи їх переглядаєте. Якщо ви ще так не вчинили, зазирніть до розд. 4, щоб отримати корисні поради на цю тему.

Більшість людей потребує від однієї до чотирьох фізичних шухляд для зберігання файлів, багатьох дюжин папок для довідок з електронного листування та інших місць і категорій цифрових складів інформації — від кількох до сотень. [26] Як любитель попоїсти, я відстежував кожен ресторан у світі, де я можу бути постійним клієнтом (з досвіду чи за рекомендаціями). Тут я послуговувався комп’ютерною програмою, яка дає мені змогу, скажімо, проглянути «Місцеве-Лондон-Ресторани» і побачити мій список. Лише одна ця тема — ресторани, які я бажаю відвідати, — населяє сотні папок і підпапок у моєму комп’ютері. Сам по собі інтернет є величезним кабінетом для цифрових картотек, який позбавляє вас потреби створювати власну бібліотеку цифрових довідок і водночас виробляє силу-силенну інформації, яку ви, ймовірно, забажаєте зібрати й організувати в межах вашої системи. Надмір інформації, що постійно зростає, способів її організації й доступу до неї тільки підкреслює потребу відрізняти активні вхідні дані від неактивних, створювати й підтримувати легку в користуванні систему зберігання довідкових матеріалів.

Картотека для об’ємних категорій. Кожна тема, яка потребує більше п’ятдесяти папок та/або головних документів, має отримати свою секцію, шухляду чи цифрову базу даних, з власною системою сортування за абеткою чи іншою системою, де легко шукати інформацію. Скажімо, якщо ви керуєте злиттям корпорацій і у вас багато паперової роботи, то можете зайняти дві чи три загальнодовідкові картотечні шафи для утримування там усієї документації, потрібної для ретельного виконання справи. Якщо у вас є пристрасть до вітрильного спорту чи кулінарії, вам, можливо, знадобиться шухляда в картотеці для кожного з цих хобі.

Якщо сфера вашої уваги стосується матеріалів, які можуть змішуватися з іншими сегментами уваги, перед вами постане дилема — зберігати інформацію в загальних довідках чи у файлах зі спеціалізованими довідками. Коли ви читаєте чудову статтю про дерев’яні огорожі та бажаєте її зберегти, куди вона піде — у картотеку «Сад» чи в загальну систему разом з іншою інформацією про домашні проекти? Таке найкраще відправляти до однієї загальнодовідкової системи, крім небагатьох окремих тем.

Електронні записники. Багато інформації, яку треба зберігати, прямо стосується людей у вашій робочій мережі. Доводиться відстежувати контактну інформацію всіх різновидів — мобільні, домашні та офісні телефонні номери, адреси електронної пошти, інформацію про дні народження членів родини, хобі, зацікавлення тощо. У професійному ключі ви можете потребувати відстеження дати найму на роботу, дати ревізії, цілей, прагнень та інших потенційно корисних речей для розвитку персоналу та з юридичних питань.

Секція «Контакти» більшості цифрових і паперових засобів організації (разом з календарем) — можливо, найширше використовуваний їхній компонент. В усіх є потреба мати під рукою телефонні номери та адреси електронної пошти. Усе це довідковий матеріал, який не потребує дій, а просто інформація, що може знадобитися в майбутньому. Хоча наш світ дедалі більше «оцифровується», багато людей усе ще мають стосики накопичених візитівок, які тихенько до них пищать: «Ухвали якесь рішення щодо мене! Роби зі мною щось!»