Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Ви вирішуєте, як складати списки проектів і підпроектів; лише переконайтесь, що ви знаєте, де знайти всі складові частини, і переглядаєте їх так часто, як потрібно для того, щоб не тримати їх у голові.

Не вельми переймайтеся тим, як найкраще вчинити. Якщо ви не впевнені, я б радив внести великі проекти до списку «Проекти», а їхні частини — до матеріалів для підтримки проектів, за умови, що ви щотижня їх переглядаєте. Часто легше охопити зором більшу частину того, що відбувається у вашому житті, з вищої перспективи, на відстані. Але якщо таке розташування не здається вам оптимальним, спробуйте активні незалежні проекти зафіксувати окремими записами до вашого головного списку.

Не існує ідеальної системи для відстежування всіх ваших проектів і підпроектів в один і той самий спосіб. Вам лише слід знати, що у вас є проекти, і якщо вони складаються з компонентів, то де знайти відповідні нагадування про них. [24] Пишучи це, я саме переїжджаю із Каліфорнії до Європи. Протягом багатьох місяців я розглядав один проект у моєму списку «Проекти»: «Переїзд до Амстердама». На минулому тижні, коли всі справи пришвидшились і стали нагальними на всіх фронтах, я розділив цей проект на п’ятнадцять. Усі з них мені треба щотижня контролювати — від підпроекту «Відкрити банківські рахунки в Нідерландах» до «Закрити угоду щодо зберігання мистецьких творів у Санта-Барбарі».

Матеріали для підтримки проектів — це не дії щодо проектів, вони не є проектними нагадуваннями. Це ресурси для підтримки ваших дій і обдумування проектів.

Не послуговуйтеся матеріалами для підтримки проектів як нагадуваннями. Зазвичай люди використовують стоси паперів, товсті папки з файлами та купу електронних листів і цифрових документів як нагадування про те, що (1) у них є проект і (2) з ним треба щось робити. Власне, вони використовують матеріали для підтримки проектів як нагадування. Проблема в тому, що наступні дії та пункти «Очікування» для цих проектів зазвичай невизначені й психологічно звалені в стоси, файли та систему електронних листів — і це створює велику купу, яка відлякує (дез)організатора замість того, щоб надихати його чи її до дій. Ця купа безупинно затягує пісеньку: «Роби щось зі мною! Виріши щось стосовно мене! Давай щось зроби для мене!» Коли ви в розпалі щоденної діяльності, речі на зразок описаних — останнє, з чим би ви хотіли працювати, щоб визначити свої дії стосовно проектів. Ви буквально тупієте від жмутків файлів, бо вони не спонукають до дії, а створюють неспокій і тривогу.

Які речі з вашого оточення психологічно промовляють до вас, вимагаючи щось із ними чинити?

Якщо ви в такій ситуації, то спершу додайте сам проект до вашого списку «Проекти» — як нагадування про те, що треба досягти певного результату. Відтак у відповідних списках нагадувань про дії слід вказати дієві кроки та пункти «Очікування». І нарешті, коли настав час власне виконувати дію, наприклад зателефонувати комусь щодо проекту, ви маєте під рукою всі матеріали, які вам необхідні для цієї розмови.

Повторюся, вам не потрібно використовувати матеріали для підтримки як первинні нагадування про те, що слід чинити, — це відправляйте до ваших списків дій. Але якщо матеріали містять проектні плани та огляди на додаток до тимчасової архівної та довідкової інформації, можливо, вам краще утримувати їх візуально доступнішими, ніж зазвичай утримуєте довідкові матеріали у вашій картотеці чи пам’яті комп’ютера. Це теж вдалий спосіб зберігати матеріали для підтримки, якщо ви дисципліновано витягуєте шухляди з файлами чи відкриваєте саме ту папку в комп’ютері, яку треба, і щоразу фіксуєте увагу на планах під час щотижневого перегляду. Якщо ні — тоді краще зберігати такі різновиди матеріалів для підтримки проектів (можливо, з роздруківками комп’ютерних файлів) у настільному вертикальному лотку для файлів або в окремому стосику на вашому робочому столі чи на іншій візуально доступній поверхні.

Повертаючись до прикладу з переїздом до нового житла, у вас може бути папка за назвою «Ремонт: квартал Пінкертон, буд. 37», що містить усі плани, деталі та нотатки про внутрішнє подвір’я, кухню та робочий кабінет. Під час вашого щотижневого перегляду списку проектів, коли ви наблизилися до пункту «Ремонт нового житла», дістаєте файл цього проекту і проглядаєте всі ваші записи, щоб упевнитися, що ви не пропустили жодних можливих дій. Ці дії згодом будуть виконані, доручені або відсортовані до ваших списків, а папку переформатуєте до наступного випадку, коли надійде черга подальших дій або щотижневого перегляду.