Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

І це очевидно, але інколи не здається таким — у вашому портфелі є пропозиції чи контракти, на столі вдома лежать документи для банку, які треба заповнити, а в сумці теліпається поламаний годинник, і все це — артефакти проектів. Ретельно перевіряйте, чи пов’язуєте їх усі з подальшими та кінцевими результатами замість того, щоб вони залишалися занедбаними в робочому процесі.

Довгочасні інтереси та зобов’язання. Є велика вірогідність того, що ви, можливо, поки що не приділяєте пильної уваги деяким вашим зобов’язанням та інтересам з погляду віддалених цілей, концепцій і головних цінностей.

Перегляд відповідальності, в якій ви фахово зацікавлені, тобто завдань, які вам треба виконувати добре на вашій посаді, і сфер вашого життя, котрі слід утримувати в певних стандартах, імовірно, запустить нагадування про справи, що потребують вашої уваги, тому корисно визначити їх як проекти.

Якщо у вас є професійні, корпоративні цілі та стратегічні плани, чи визначили ви всі проекти, які можуть випливати з них, щоб ви могли відповідно їх просувати? Досі я рідко бачив, щоби посадова особа пропонувала та переглядала будь-які довгочасні документи з планування без розуміння того, що є принаймні один проект, який вона має розглянути у зв’язку з цим. Чи привертають вашу увагу і потребують уже певних дій події, які, ймовірно, стануться з вами у сфері вашого особистого життя, — дорослішання дітей чи хвороби батьків, вихід на пенсію, виконання бажань вашої другої половинки, розваги та креатив, які хотілося б спробувати? Такі роздуми часто спонукають принаймні «зазирнути» в проекти, які ви щойно ідентифікували, породжують відчуття перебування на вершині вашого великого світу.

Поточні проблеми , питання та можливості. Ціла велика скарбниця, звідки можна черпати пункти вашого списку, — це широкий простір часто невизначених речей, які можуть збивати ваш приціл, якщо їх не розпізнати і не надати їм вигляду реальних проектів з дієвими кроками. Вони поділяються на три категорії:

• проблеми;

• поліпшення процесу;

• креативні та виробничі можливості.

Коли проблема є проектом? Завжди. Коли ви оцінюєте щось як проблему замість того, щоб просто це прийняти як реалію, ви припускаєте, що для неї існує потенційне рішення. Чи є воно насправді, все ще треба визначити. Але вам щонайменше слід здійснити певне дослідження, щоб це з’ясувати. «Розглянути, як поліпшити стосунки Фредеріка у школі», «вирішити ситуацію з орендодавцем і технічним обслуговуванням будівлі» та «залагодити суперечку про компенсацію з діловим партнером» — це різновиди реальних проектів, які ви, можливо, не бажаєте кваліфікувати як проекти. Коли ви врешті якось їх назвете, внесете до свого списку і визначите для них наступну дію, ви здивуєтеся новому рівню вишуканості у грі на зниження стресу та підвищення вашої продуктивності.

Завжди є також проекти, які залишаються непоміченими у вашому адміністративному та біжучому процесах — і в професійному, і в особистому житті. Що вас не влаштовує у ваших системах, чи просто в тому, як рухаються справи (чи не рухаються)? Чи є щось, що порушує ваші дії з систематизації та відстежування справ, зберігання записів, спілкування, найму? Чи треба щось поліпшити у вашій звітності про особисті чи ділові витрати, щодо стосунків з банками чи у питаннях інвестицій, чи у взаємодії з друзями та родиною? Є також типи проектів, які зазвичай стають проектами потай — складно зафіксувати, коли вони перетинають межу між маленькою неприємністю і великою справою (чи наснагою), яка заслуговує на вирішення.

Нарешті, є такі речі, про які ви кажете собі: «Я волів би вивчити чи спробувати це задля власного розвитку чи творчого самовираження». Чи хотіли б ви опанувати італійську кухню або малювання, пройти онлайн-курс цифрової фотографії чи маркетингу в соцмережах? Цілком можливо, що багато таких чудових «а чом би й ні» проектів потонули б у вашому списку «Колись/можливо». Але коли ви ближче ознайомитеся з ефективністю описаного тут методу, то забажаєте скористатися перевагами методології, щоби майстерніше застосувати нові цікаві та корисні вміння у вашому житті, визначаючи бажані результати у списку «Проекти».

Більшість людей визнає, що один список — найкращий спосіб організації, бо він об’єднує все на відміну від окремих списків. Система організації просто забезпечує нагадування про всі ваші відкриті виробничі процеси і варіанти, щоб ваш розум щохвилини міг легше ухвалювати необхідні інтуїтивні, стратегічні рішення.