Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Моя особиста система вельми портативна, майже все внесено до списків, але я все одно маю в офісі лоток для стосика «Читання/перегляд» і його дорожню версію як пластикову папку з аналогічною назвою. Хоч я отримую і читаю деякі журнали в цифровому форматі, водночас мати під рукою їхню фізичну версію функціонально з погляду логістики й естетично приємно.

Як і деякі паперові матеріали, електронні листи, що потребують реакції, інколи найкраще працюють як нагадування про себе — в цьому випадку в межах самої системи електронних листів. Це особливо актуально, якщо ви отримуєте багато електронної пошти і витрачаєте чимало часу, активно використовуючи для цього програмне забезпечення. Електронні листи, на які вам треба реагувати, можуть зберігатися в межах системи замість того, щоб деталі потрібної реакції виписувати чи вносити до окремого списку.

Багато хто вважає за доцільне завести дві чи три окремі папки у навігаторі своєї мережі електронних листів. Це правда, більшість папок у системі електронної пошти призначені для довідкових чи архівних матеріалів, але також є можливість створити придатну для роботи систему, яка утримуватиме ваші листи, що потребують реакції, поза папкою вхідних (де їх зберігає більшість людей) [23] Якщо у вас такий стиль життя, що зрідка маєте неопрацьованих електронних листів за один раз більше одного екрана завдовжки, просто утримувати їх там як нагадування про вашу поточну роботу, можливо, цілком достатньо. Щойно їхній обсяг розшириться настільки, що ви не в змозі побачити на моніторі все за один раз, краще почати їх організовувати поза папкою вхідних. .

Якщо ви обираєте цей шлях, я би рекомендував вам створити одну папку для всіх електронних листів щодо справ, для опрацювання яких потрібно більше двох хвилин (знову ж таки, у вас має бути можливість сортувати багато повідомлень одразу, за правилом двох хвилин). Назва папки має починатися з буквеного або символьного префікса так, щоб (1) вона відрізнялася від ваших довідкових папок і щоби (2) опинилася першою зверху серед папок у стовпчику навігатора. Використовуйте щось на зразок знака @ чи дефіса, щоб такий знак допоміг винести папку на вершину списку в навігаторі. Результатом буде папка @ДІЇ з тими електронними листами, на які вам треба якось реагувати.

Далі ви можете створити папку «@ОЧІКУВАННЯ», яка з’явиться там само, де і папка @ДІЇ. Коли ви отримаєте електронні листи з приводу того, що хтось збирається зробити те, що ви відстежуєте, ви можете перетягти їх до файла @ОЧІКУВАННЯ. Папка також може містити нагадування про все, що ви делегували іншим за допомогою електронного листа, коли щось надіслали чи використали електронну пошту, щоб зробити запит або делегувати дію, тільки варто зберегти копію і внести до вашої папки @ОЧІКУВАННЯ.

Деякі програмні додатки уможливлюють зберігання копії електронного листа в одній із папок, коли ви його надсилаєте (кнопкою «Надіслати і зберегти»). Інші додатки водночас збережуть копію листа тільки в загальній папці «Надіслані листи». В такому випадку, делегуточи щось через електронну пошту, відправте копію до папки @ОЧІКУВАННЯ.

Значно легше утримувати неопрацьовані електронні листи у кількості «нуль», ніж «тисяча»

Як спорожнити папку вхідних повідомлень. Описаний вище метод дасть вам змогу вичистити буквально все з вашої папки вхідних повідомлень в електронній пошті, що стане великим благом для чіткості у вашій щоденній роботі і для контролю над нею. Ви скористаєтеся папкою вхідних саме для вхідних повідомлень, тож усе, що там з’явиться, буде як нове повідомлення на вашій голосовій пошті чи як непрочитаний текст на мобільному пристрої — ключ, потрібний вам для залагодження справ. Більшість людей використовують папку вхідних повідомлень для складування неопрацьованих речей, довідкової інформації і навіть інформаційного сміття. Така практика швидко загальмовує мозок: ці люди знають, що їм треба щоразу визначатися з усім, як тільки вони поглядають на монітор.

Однак звільнення папки вхідних повідомлень не означає, що ви все вирішили. Це означає, що ви видалили те, що змогли, підшили те, що волієте зберегти, але з чим не працюєте негайно, виконали те, на що достатньо двох хвилин, і перевели до папок із нагадуваннями все, на що очікуєте, і всі ваші електронні повідомлення, які слід опрацювати. Тепер ви можете відкривати папку @ДІЇ і переглядати повідомлення, на які вирішили витратити час. Хіба цей процес не легший, аніж борсатися у численних вікнах, побоюючись пропустити щось, що на вас звалиться?