Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Якщо ваш офіс вдома, як у мене, все, що можна зробити лише там, вноситься до списку «Вдома». (Якщо ж ви працюєте тільки вдома, то вам взагалі не знадобиться список «В офісі».)

Подібно до людей, які працюють на різних робочих місцях в офісі, багато з нас мають численні варіанти персонального робочого середовища, наприклад заміський будинок, яхта, навіть місцевий буфет чи кав’ярня. У «Старбаксі» може бути чудовою категоризацією для списку справ!

Порядок денний [20] Я вживаю термін «Порядок денний» у значенні, прийнятому в Сполучених Штатах, — пункти, які треба опрацювати з кимось по телефону або на зустрічі (на відміну від термінів «календар», «розклад» чи «щоденник», що побутують в інших культурах). . У будь-якому разі ви з’ясуєте, що чимало з ваших наступних дій потрібно виконувати або в живій взаємодії з кимось, або у складі комітету, команди чи на зустрічі персоналу. Вам, скажімо, треба поговорити з вашим партнером про ідею на наступний рік; спитати вашу другу половинку про її (його) плани на весну; дати завдання вашому помічникові, яке надто важко пояснити електронною поштою. І на зустрічі персоналу в понеділок вам треба оголосити про зміну в порядку звітності щодо витрат.

Проведення зустрічей з людьми, з якими ви маєте справу протягом тривалого часу, часто потребує окремого списку в категорії «Порядок денний».

Ці дії варто вносити до окремих списків категорії «Порядок денний», відповідно до людей і зустрічей (припускаю, що ви регулярно за цими списками стежите). Професіонали, котрі мають папку з файлами для зберігання матеріалів з усіх питань, які треба обговорити з керівником, уже користуються однією з версій цього методу. Втім, якщо ви сумлінно плануєте всі ваші наступні дії, то можете з’ясувати, що вам потрібно від трьох до п’ятнадцяти таких списків. Раджу, щоби списки для босів, партнерів, помічників і дітей були нарізно. Варто також мати такий список для вашого адвоката, консультанта з інвестицій, бухгалтера та/або системного адміністратора, як і для кожного, з ким ви можете обговорювати більше одного питання по телефону чи під час особистої зустрічі.

Що ширші ваші обов’язки і що вищою є ваша організаційна роль, то більше справ вирішуватимете шляхом спілкування та взаємодії з іншими людьми.

Якщо ви берете участь в організації зустрічей — службових, проектних нарад, засідань правління чи комітету, зборів батьків/учителів тощо, — вони також заслуговують на окремі списки, в яких ви об’єднаєте справи, що потребують вирішення у таких випадках.

Нерідко вам знадобиться біжучий список справ, які треба виконати з тим, із ким будете взаємодіяти лише протягом певного часу. Наприклад, якщо у вас є найманий працівник, котрий виконує значний обсяг роботи у вашому будинку чи на вашій території, ви можете скласти для нього список на час реалізації проекту. Коли ви оглядаєте зроблену ним роботу, можете помітити декілька речей, про які вам треба з ним поговорити, і ви забажаєте мати такий список, який за потреби легко зафіксувати і проглянути.

Ваша система уможливлює додавання, за потреби, списків до категорії «Порядок денний» ситуативно, швидко і просто. Скажімо, для додавання сторінки або списку про людину чи зустріч у категорії «Порядок денний» відривного записника потрібні секунди, як і для додавання позначеної «нотатки» в цій категорії у ваших цифрових пристроях.

Читання/перегляд. Безперечно, у вашому списку справ знайдеться багато таких, для яких наступною дією буде читання. Гадаю, ви дотримали «правила двох хвилин» і вже розподілили чимало таких швидкісних справ — відкинули їх, підшили чи спрямували до інших категорій.

Люди, які використовують свій час найгіршим чином, завжди першими нарікають на брак часу.

Друковані матеріали, які треба читати і які, на вашу думку, потребуватимуть більше двох хвилин, зазвичай найкраще збирати в окремий стосик, позначений як категорія «Читання/перегляд». За моїм визначенням, це все одно список, але такий, із яким зручніше працювати, групуючи документи і журнали в лоток та/або портативну папку.

У багатьох людей купка «Читання/перегляд» виходить доволі об’ємною. Ось чому критично важливо, щоб вона позначала тільки ті речі, які потребують більше двох хвилин і які ви хочете прочитати, коли у вас буде на це час. Саме по собі це може лякати, але справи можуть серйозно виходити з-під контролю і ставати психологічно важкими, коли межі цих категорій доволі розпливчасті. Чітке визначення принаймні допоможе усвідомлювати, який у вас обсяг справ, і якщо ви належите до більшості людей, наявність певного механізму саморегуляції додасть вам упевненості щодо того, що ви бажаєте зберегти і чого вам слід просто позбутися.