Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Детально продумайте, де, коли і за яких обставин ви можете виконувати певні дії, і відповідно організуйте свої списки.

Якщо ви працюєте за комп’ютером тільки в своєму офісі або лише вдома, ви можете зосередити ці дії в таких списках із локальною специфікою, хоча, можливо, вам зручніше бачити нагадування про роботу «За комп’ютером» в одній групі, поки ви перебуваєте в цьому контексті. З другого боку, якщо ваша робота є головно мобільною і ви можете виконувати її з ноутбука, планшета чи смартфона, — тоді вміщення цих нагадувань у єдиному списку на зразок «Цифрове» або в папці «Будь-де» може дати найкращі результати.

Відрядження . Є сенс згрупувати в одному списку нагадування про всі завдання, з якими вам треба впоратися, коли ви вийшли у справах. Дуже добре, якщо є можливість глянути на той список, щоб передбачити варіант вирішення численних справ дорогою, впродовж однієї подорожі. Тоді в ньому були б дії на зразок: «Забрати акціонерні сертифікати з банківської скриньки», «Забрати костюм у кравця» і «Купити квіти у флориста для Робін».

Цей список, звісно, не буде для вас чимось складнішим, аніж перелік «Відкласти», який ви маєте у вашому щоденнику або на дверцятах холодильника, або ж у категорії «Відрядження» на якомусь цифровому засобі організації.

Нам слід намагатися досягти тієї простоти, яка вища від мудрувань.

Часто буває корисним відстежувати підпорядковані списки в межах категорії «Відрядження». Наприклад, щойно ви зрозуміли, що вам треба щось купити в крамниці електроніки, ви можете позначити в списку підпункт «крамниця електроніки» і додати підпорядкований перелік усіх речей, які бажаєте там придбати. У низькотехнологічному варіанті можна створити підпорядкований список «крамниця електроніки» в категорії «Відкласти»; у високотехнологічному варіанті, якщо ви користуєтеся цифровим списком, можете додати «нотатку» до пункту «магазин електроніки» у вашому списку і вводити туди деталі завдання. [19] Один з вишуканих моментів у технології персональної продуктивності (певного мірою зумовлений її популярністю завдяки доведенню справ до результату) — це розвиток локалізованих нагадувань. Ваш мобільний пристрій зафіксує (з даних вашого GPS), що ви перебуваєте в крамниці електроніки, або ж удома, або в місті, і дасть вам сигнал виконати дії, прив’язані до цього фізичного місця. Загалом це має сенс, але на практиці, за всіх залучених до процесу змінних та при тому, що бажано мати загальне уявлення про всі наші засоби дії з різних кутів зору, це корисно тільки як гарний варіант додавання жорстко керованого списку — частини всуціль перевіреної та інтегрованої системи. Визнання цього припущення допоможе тримати голову ясного й усвідомлювати: те, що ви хочете бачити, все ще занадто оптимістичне стосовно цієї технології та її використання.

В офісі. Якщо ви працюєте в офісі, у вас неодмінно знайдуться певні справи, з якими можете впоратися тільки там, і їхній перелік корисно мати перед собою. Хоча, звісно, якщо у вас в офісі є телефон і комп’ютер і ви склали два окремі списки — «Дзвінки» та «За комп’ютером», — вони обидва будуть задіяні.

Я використовував би список «Дії в офісі» або «В офісі» для фіксування всього, що потребує фізичного перебування там для виконання завдань — наприклад, очищення офісної картотеки або друк великого документа і перегляд його зі штатним працівником.

Сфокусування вашої увага на діях забезпечить виконання більшості з них.

Головний сучасний тренд для організацій — більша відкритість, гнучкість і віртуальність. Дедалі поширюється така тенденція, як «готелінґ» (тобто відсутність прив’язки до постійного місця роботи, натомість «під’єднання» до будь-якого доступного в конкретний момент). Унаслідок цього список «В офісі» може означати просто дії, які потребують перебування на будь-якому з кількох робочих місць у межах компанії. Або ж для деяких людей корисно мати список «В офісі А» і список «В офісі Б» для тих справ, які все одно прив’язані до тих чи тих фізичних координат.

Вдома. З багатьма справами можна впоратися тільки вдома, і є сенс у спеціальному списку на цю тему. Впевнений, що ви маєте численні особисті та прив’язані до вашого дому проекти, і часто наступною дією стосовно них є просто їх виконання. «Почепити на стінку нову акварельну репродукцію», «Зібрати речі для подорожі», «Перемкнути шафи з одягом на зимові відділення», — так звучать типові пункти у цих списках.