Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Найефективніший спосіб відстежувати ваші нагадування про дії — додавати їх до списків або папок, коли вони спадають вам на думку. Після того, як ви їх опрацювали, у початковому ключовому слові не буде потреби. Ви можете щось занотовувати на зустрічі з вашим керівником, але можете викинути ці записи після того, як вийшли з будь-яких проектів і дій, пов’язаних з ними. Деякі люди намагаються архівувати тексти чи голосові повідомлення, з якими їм ще треба працювати; це не найкорисніший спосіб послуговуватися нагадуваннями, вбудованими в них.

Утримуйте електронні повідомлення та папери, з якими треба щось чинити, окремо від решти інформаційних матеріалів.

Втім, є деякі винятки з цього правила. Певні різновиди вхідної інформації найефективніше слугуватимуть як нагадування про необхідні дії — краще, ніж якби ви про них щось занотували у списку. Особливо це стосується деяких паперових матеріалів та частини електронної пошти.

Деякі речі є найкращими нагадуваннями про роботу з ними, яку необхідно виконати. Гарний приклад — категорія «Читання/перегляд» зі статтями, публікаціями та документами. Вочевидь не варто вносити пункт «Переглянути журнал Vogue» до певного списку дій, коли ви можете просто покласти сам журнал до лотка «Читання/перегляд», щоб він працював як нагадування.

Або такий приклад. Якщо ви ще сплачуєте паперові рахунки, вам, можливо, простіше це зробити за один раз, тому ви тримаєте їх у папці або лотку з написом «Рахунки до сплати» (або, у більш загальному вигляді, «Фінансові операції»). Подібно до цього, квитанції звітів про витрати краще опрацьовувати одразу або тримати в окремому конверті чи папці «Опрацювання квитанцій». [22] Однак такий підхід може бути небезпечним, якщо ви не триматимете ці «Рахунки до сплати» або «Опрацювання квитанцій» перед очима так часто, як це необхідно. «Упорядкувати» їх недостатньо для того, щоб позбутися цього клопоту, — ви маєте розуміти, що ви їх відповідно переглянете і опрацюєте.

Специфіка вашої роботи, вхідної інформації та робочого місця може спонукати до усвідомлення того, що ефективнішим буде впорядкування інших категорій, використовуючи лише початковий документ. Фахівець з обслуговування споживачів, наприклад, може мати справу з численними запитами, виконаними у певній стандартній формі, і в цьому випадку утримання лотка чи папки (паперової чи цифрової), яка містить лише актуальні примірники, — найкращий спосіб роботи з ними. Адвокат чи бухгалтер працюють з документами, які потребують часу на перегляд для подальшого визначення дій і можуть зберігатися в лотку на робочому столі, де лежать саме такі документи.

Первинна мета організації — це зниження когнітивного навантаження, тобто ліквідація потреби постійно думати: «Що мені з цим чинити?»

Як саме краще чинити — вносити нагадування до списку чи використовувати первинні документи в лотку, папці чи цифровій папці, — значною мірою залежатиме від логістики. Чи могли б ви послуговуватися цими нагадуваннями, коли працюєте в іншому місці, крім вашого письмового столу? Якщо так, слід враховувати можливість перенесення матеріалів. Якщо б ви не змогли виконувати цю роботу ніде, крім вашого робочого столу, тоді користуватися нагадуваннями про неї лише на цьому місці було б найкращим вибором.

Який би варіант ви не обрали, нагадування мають перебувати у візуально окремих категоріях, що ґрунтуються на наступній потрібній дії. Якщо наступною дією, пов’язаною з сервісним замовленням, є телефонний дзвінок, це треба внести до списку «Дзвінки»; якщо кроком-дією є перегляд інформації і введення її до пам’яті комп’ютера — це слід додати до списку «За комп’ютером». Із побаченого мною доходжу висновку: найбільше шкодить ефективності багатьох робочих процесів та ситуація, коли всі документи одного різновиду (наприклад, сервісні запити) утримуються в одному лотку чи папці, навіть якщо кожен потребує різних дій. Для одного запиту необхідний телефонний дзвінок, для другого — перегляд даних, для третього — чиєсь повернення з інформацією, але всі вони зібрані в одну купу. Від такого хаотичного розміщення інформації розум може заціпеніти внаслідок усіх рішень, які потрібно ухвалювати на рівні виконання наступної дії.