Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Оформлення переліку всіх цих справ у повному, поточному та зрозумілому для вас вигляді, а також формування звички підтримувати їх у такому стані може стати однією з найцінніших речей для підвищення вашої продуктивності без стресу. Ось кілька мотивацій, щоб чинити саме так:

• це важливо для контролю та зосередженості;

• це полегшує підсвідому напругу;

• це головний момент щотижневого перегляду справ;

• це допомагає керувати стосунками.

Важливо для контролю та зосередженості. Неможливо по-справжньому розслабитись і продуктивно працювати, коли справи, які, на вашу думку, вам треба залагодити, продовжують затягувати ваш мозок, — незалежно від того, дрібні вони чи великі. Коли зовнішній список таких речей неповний і регулярно не переглядається, здається, що справи «Я маю поновити мої водійські права» і «Мені треба написати порядок денний на конференцію наступного року» посідають у вашій голові однаково багато місця.

Зменшення підсвідомої напруги. Менші чи тонші справи, які ми на себе беремо, створюють більші стреси просто тому, що вони не «перед очима». Проекти часто не виникають одразу в гарному, охайному зовнішньому оформленні. Вони починаються з того, що здається простою ситуацією, спілкуванням чи діяльністю, але згодом повільно перетворюються на щось більше, ніж ви очікували. Ви, скажімо, думали, що вже записали вашу донечку до дитячого садочка, але наразі виникла проблема з реєстраційними документами чи зміною в логістиці. Або вважали, що чек, який ви надіслали, повний і точний, проте клієнт не згоден з пунктами, за які ви нарахували йому оплату. Ідентифікація ситуацій такого типу і введення їх до вашої системи з бажаними наслідками для відповідної справи додає багато свіжої енергії з неочікуваними позитивними результатами.

Проекти лише зрідка виникають у гарному, акуратному зовнішньому оформленні. Невеликі справи часто неочікувано переростають у більші.

Головний момент щотижневого перегляду справ. Як я уже зазначав, щотижневий перегляд справ є важливим чинником успіху, адже необхідно тісніше пов’язати ваші масштабні зобов’язання з вашою щоденною діяльністю. І повний список «Проекти» залишається головним секретом такої орієнтації. Щотижневе забезпечення відчуття, що ви щось правильно чините (чи правильно не чините) є вельми цінною практикою. Але список «Проекти» має бути вже створений, принаймні у відносно свіжому вигляді, перш ніж ви зможете думати про справи з цієї точки зору.

Допомога у керуванні стосунками. Незалежно від того, з ким ви спілкуєтеся — з вашими керівником, персоналом, партнером чи родиною, — відчуття контролю та загального уявлення про всі ваші зобов’язання щодо стосунків з ними є надзвичайно важливим. Завжди виникає потреба перерозподіляти ваші ресурси — час, гроші, увагу. І коли інші люди взаємодіють з вами так, що це зменшує ваші ресурси, можливість укладати (і часто переукладати) певні детальні безумовні угоди щодо цього — єдиний спосіб ефективного вивільнення з-під такого тиску. Щойно відповідальні особи, подружжя та штатні працівники мають картинку своїх зобов’язань у житті і на роботі, це запускає надзвичайно важливі та конструктивні діалоги між усіма зацікавленими особами. Але це не відбувається без такого повного списку.

Ось три ділянки, в яких вірогідно ви знайдете «приховані» проекти:

• поточна діяльність;

• довгочасні інтереси та зобов’язання;

• поточні проблеми, теми та можливості.

Поточна діяльність. Часто трапляються проекти, які можна просто «виловити» з календарного опису ваших справ, списків дій і робочого простору.

Які зустрічі є у вашому розкладі — ті, що вже відбулися чи ще відбуватимуться, — від яких ви очікуєте певного результату, знаючи, що одна така зустріч не вичерпає або не вирішить справу? Наприклад, селекторна нарада, на яку вас запрошено, стосується клієнтського запиту щодо нової спеціалізованої програми, яку він чи вона воліє мати. І ось він — проект: «Пошукати придатну спеціалізовану програму для клієнта А». У вас можуть бути вечірні орієнтаційні збори для батьків у школі, де вчиться ваш син, і це нагадає вам, що є питання стосовно розкладу його уроків. Майбутні особисті чи робочі подорожі, конференції у вашому календарі тощо — все має узгоджуватися з проектами, які заслуговують на визнання.

Є також проекти, з великою вірогідністю ще не розпізнані та пов’язані з подальшими діями у ваших списках. Часто люди, з якими ми працюємо, вносять у список «Дзвінки» пункт на зразок «Зателефонувати Маріо щодо благодійних зборів», але ще не визначили «Завершення благодійних зборів» як щось необхідне у списку «Проекти».