Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Як тільки ви дізнаєтеся, що саме вам слід відстежувати (це описано в попередньому розділі), все, що необхідно, — це списки і папки; цих засобів цілком достатньо для нагадування, довідок та допоміжних матеріалів. Ваші списки (і вони можуть також бути пунктами в папках) допоможуть вам відстежувати проекти та події з переліку «Колись/можливо», як і дії, які необхідно виконати за вашими відкритими робочими циклами. Щоб утримувати ваші довідкові матеріали та супутню інформацію для активних проектів, знадобляться папки (цифрові або паперові).

Безліч людей роками складають списки, але вони не назвали б цю процедуру вельми ефективною. Повсюдно ставляться зі скептицизмом до таких простих систем, як рекомендована мною. Але більшість із тих, хто пише переліки, не занесли в них правильні речі або залишили їх незавершеними, що унеможливило функціональність цих списків Втім, щойно ви усвідомите, що саме внести до списку, все одразу полегшується; відтак вам просто потрібні шляхи виконання пунктів.

Я б нічого не дав за простоту по цей бік складнощів, але віддав би життя за простоту по той бік складнощів.

Як я уже зазначав, не варто турбуватися про те, щоб створювати додаткові структурні елементи для пріоритетів у ваших списках, які з плином подій доведеться переформовувати або переписувати. Спроби багатьох людей запровадити таку архітектуру є серйозною причиною розладу в системі організації. Вам легше ранжувати пріоритети інтуїтивно, коли ви побачите повний список поряд із великою кількістю змінних варіацій. Список — лише спосіб стежити за всім набором активних справ, які стосуються вас, і мати цей набір під рукою для перегляду.

Коли я говорю про «список», то маю на увазі опис групи об’єктів зі схожими характеристиками. Список може набувати таких форм: 1) папка з файлами чи контейнер, де паперові нотатки розподілено на теми всередині категорії; 2) перелік на підписаному аркуші паперу (часто у відривному органайзері або діловому щоденнику); 3) набір найменувань у списку в комп’ютерній програмі або на цифровому мобільному пристрої.

Якщо ви почистили свою скриньку вхідних повідомлень, ви, звісно, створили стосик нагадувань у категорії «Очікування», що являє собою дії, які потребують більше двох хвилин і які ви не можете делегувати іншим. У будь-якому разі у вас буде від двадцяти до шістдесяти-сімдесяти таких тем. Також ви накопичите нагадування про справи, доручені іншим людям, і, можливо, деякі справи, які треба записати до вашого календаря або до папки «Колись/можливо».

Ви забажаєте розсортувати все це на групи за різним значенням, щоби мати змогу переглянути, коли випаде для цього час. Ви також захочете розподілити їх найбільш прийнятним шляхом фізично, щоб організувати такі групи, як теми в папках чи у списках, паперові чи цифрові.

З метою організації, як уже зазначалося, існують два основні різновиди дій: ті, які потрібно виконати до певного дня і/або певного часу, і ті, які просто треба реалізувати, щойно ви зможете до них дістатися поміж інших ваших календарних справ (можливо, деякі з них мають завершальну дату виконання). Календарні дії можуть прив’язуватися до часу (наприклад, «зустріч із 10:00 до 11:00 із Джимом») або до певного дня («Зателефонувати Рейчел у вівторок, щоб дізнатися, чи отримала вона пропозицію»).

Календар має показувати лише «ескіз пейзажу», навколо якого ви виконуєте решту своїх дій.

Коли ви розбирали свій перелік справ, можливо, натрапили на ті, які помістили прямо до календаря, щойно їх побачили. Ви могли визначити, скажімо, що для організації медичного огляду слід зателефонувати і призначити прийом, і тому (оскільки ця дія потребувала двох хвилин чи навіть менше) ви одразу це зробили. Виявом здорового глузду в такому разі було би записати дату і час прийому до вашого календаря.

Багато людей, за старою звичкою складання списку справ на один день, почали б записувати до календаря дії, які вони хотіли б виконати до наступного понеділка, але цього насправді не станеться, тому справу буде пересунуто на інші дні. Опирайтеся цій спокусі. Треба, щоб ви довіряли своєму календарю, як священній території, яка відображає жорсткі терміни ваших щоденних зобов’язань. Організація справ значно поліпшиться, якщо єдине, що там буде, — це те, що ви обов’язково повинні зробити або уточнити на певний день. Коли календарю відводиться правильна роль в організації, більшість дій, які ви маєте виконати, залишається в категорії «якомога швидше, перед усіма іншими справами».