Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Правило двох хвилин — це магія.

Цей приклад показує, наскільки важливими можуть бути деякі з цих простих способів опрацювання, особливо коли у вас зростають обсяг і швидкість надходження завдань.

Ви здивуєтесь, як багато двохвилинних дій можете виконати навіть у межах ваших найважливіших проектів.

Насправді дві хвилини — це лише принцип. Якщо у вас є більший період вільного часу, впродовж якого ви можете опрацьовувати ваш список справ, ви збільшите часовий інтервал для кожної з них до п’яти-десяти хвилин. Якщо ж вам необхідно вичерпати перелік поточних справ швидко, тоді можна скоротити час до однієї хвилини чи навіть до тридцяти секунд, щоби упорати справу хуткіше.

Гарною ідеєю є також обмежити себе таким часом для кількох невеликих справ, поки ви знайомитеся з усім процесом. Для більшості людей, з якими я працюю, буває важко оцінити, скільки це, власне, — дві хвилини, і водночас вони недооцінюють час, потрібний на виконання певних дій. Наприклад, якщо вам необхідно надіслати комусь повідомлення і ви розмовляєте з реальною людиною замість того, щоб залишити текст на її голосовій пошті, дзвінок зазвичай буде значно довшим за дві хвилини.

Насправді з приводу ваших двохвилинних дій нічого не треба відстежувати — ви їх просто виконуєте. Однак якщо ви реалізуєте дію і не завершуєте проект однією нею, вам слід з’ясувати, який наступний крок і здійснити його відповідно до тих самих критеріїв. Наприклад, якщо ви намагаєтеся замінити картридж у вашому принтері і з’ясовуєте, що у вас не залишилося запасних картриджів, наступною вашою дією буде «Замовити онлайн перезаправку картриджів» і тоді відповідно виконаєте, делегуєте або відкладете це.

Світ можна збагнути тільки за допомогою дії, а не роздумів. Команда важливіша, ніж здається на перший погляд ... Команда — це передній край розуму.

Дотримуйтеся правила двох хвилин — і побачите, скільки всього ви встигнете зробити у процесі очищення вашого списку справ. Багато людей були під враженням від того, як багато двохвилинних справ можливо виконати, часто навіть в межах найважливіших проектів. Правило можна застосовувати і до дрібних незавершених завдань, які лежать довкола вас і гризуть ваше сумління.

Правило двох хвилин стало порятунком для багатьох, хто намагався взяти під контроль величезні об’єми вхідної пошти. В наші часи активного використання електронки цілком ймовірно, що 30 % листів потребуватимуть менше двох хвилин на написання і відправку відповіді (за умови, що ви досить швидко набираєте текст). У випадку з електронною поштою ця порада здатна відчутно підвищити продуктивність вашої екосистеми і відсоток листів, які ви не залишили без відповіді. Коли ми з клієнтом займалися його поштою, він незмінно встигав провести десятки швидких дій, які означали просування на багатьох фронтах роботи.

Потрібно зазначити, що не варто ставати рабом цього правила, проводячи день у двохвилинних діях. Даною порадою найліпше скористатися, переважно коли ви опрацьовуєте нову вхідну інформацію; приміром, розбираєте лоток зі вхідною документацією, спілкуєтеся з ким-небудь удома чи в офісі чи просто перетнулися в коридорі. Якщо ви не виконаєте завдання в той момент, коли воно з’явилося, а виконувати його все одно доведеться, ви витратите час і сили, щоби зібрати, з’ясувати та відстежити його, щоби воно не вторглося до вашої пам’яті.

Якщо для виконання першочергової дії потрібно більше двох хвилин, спитайте себе, чи ви впораєтеся з нею краще за інших. Якщо ні, передоручіть виконання потрібній людині.

Делегують завдання не завжди підлеглим. Ви можете вирішити: «З цим краще впорається служба підтримки», «Це потрібно показати керівникові» чи «Для цього мені знадобиться думка партнера».

Передоручити справу можна у будь-який із наступних способів:

• надіслати електронного листа;

• відправити виконавцю документи із запискою;

• надіслати текстове повідомлення чи скористатися голосовою поштою;

• додати це в список речей, які ви обговорюватимете з потрібною людиною під час зустрічі;

• поговорити з виконавцем безпосередньо або по телефону чи з допомогою sms-повідомлення.

Хоча спрацює будь-який з цих варіантів, я б радив (за деяких винятків) їх саме в такому порядку, згори донизу. Електронний лист — це найшвидший спосіб у цій системі; лист залишається у «Надісланих»; адресат може опрацьовувати його, як йому зручно. Записки йдуть наступними, тому що вони теж потрапляють до системи виконавця негайно, і він матиме фізичне нагадування про потрібну дію. Якщо ви передаєте паперові матеріали, письмова комунікація найдоцільніша у цьому випадку. І так само, як і з електронною поштою, людина, якій доручили завдання, може виконати його за власним графіком. Голосова пошта може бути ефективною, і багато професіоналів нею користуються. Недоліком є те, що потрібно відстеження як з вашого боку, так і з боку одержувача, а сказане не обов’язково буде почутим. Текстові ж повідомлення бувають недоладними і загадковими. Далі йде розмова з потрібного людиною, запланована на час наступної зустрічі. Часом це буває необхідно через делікатність теми чи завелику кількість деталей справи. Але на таку розмову потрібно чекати, поки зустріч не відбудеться. І найменш бажаний варіант — це переривати те, чим ви і потрібна людина зайняті на даний момент для розмови про завдання. Звісно, тут грає роль негайність, але заразом створюються перешкоди у робочому процесі обох сторін, до того ж існує такий же недолік, як і у варіанті з голосовою поштою: відсутність письмового запису.