Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Можливо, виявите багато різноманітних речей, які ви хочете зберегти, але натомість звалили в скирту чи запхали в шухляди, оскільки ваша довідкова система була занадто формальною чи й просто не існувала. Нагадую: фізично доступна для вас, розумна у використанні система зберігання загальної довідкової інформації, яка дає ефект менш як за шістдесят секунд, є критично важливим компонентом втілення цієї методології. У стрімкому темпоритмі сучасного життя, якщо немає можливості легко, швидко й мудро відкласти щось до архіву, можна потонути або нагромадити все в категорії «Вхідне» замість того, щоб це організувати. А тоді значно важче продовжувати опрацювання справ.

Щоразу, коли ви натрапляєте на те, що хочете зберегти, зробіть для нього етикетку, підшийте у папку і покладіть до картотеки. Або поставте на ньому позначку «Відкласти», щоб це виконав ваш помічник. Або відповідним чином відсортуйте його чи категоризуйте у цифровому форматі. На світанку моєї кар’єри коуча я пропонував своїм клієнтам виділити таку категорію — «Підшити». Не інакше. Я виявив, що якщо ви не можете одразу розмістити це у своїй системі, можливо, ви взагалі цього не зробите. А якщо ви цього не зробите зараз, то і пізніше, вірогідно, також.

Існує безліч варіантів зберігання цифрової довідкової інформації. Якщо це просто електронний лист, який ви бажаєте зберегти, щоб згодом до нього повернутися, я би радив послуговуватися папками, що зазвичай доступні у додатках для користувачів електронної пошти — часто у стовпчику навігатора збоку вікна користувача. Багато людей залишають листи, що не потребують дій, у просторі на кшталт аморфного сортувального кабінету, який серйозно засмічує систему. Постійно створюйте, не вагаючись, нову довідкову папку для нової теми, питання, особи чи проекту і переводьте електронні листи одразу до неї.

Для документів, додатків до них, тексту і графічних зображень в електронних листах, які ви, можливо, захочете зберегти, вам треба розробити для цього власні процедури. Нині існують вельми ефективні додатки для зберігання документів у «хмарних» сервісах, як і для створення нотаток, та організаційні програми, доступні для використання з багатьох пристроїв. Потужність, розмаїття і швидкий розвиток цієї допоміжної технології змінюють уявлення про рекомендації щодо будь-якої найкращої універсальної практики. Кожен з нас має експериментувати, обирати і модифікувати наші цифрові бібліотеки для досягнення оптимального результату. Щоб вони залишались ефективними, треба регулярно переглядати наші дані та спосіб їхньої організації, а також дбати про їх актуальність і придатність для вживання.

Отже, ключове питання: «Чи продовжую я контролювати свої довідкові матеріали та систему їх зберігання?» Якщо так, придумайте проект і подальші дії для його розпакування, щоби тримати цю важливу ділянку в режимі автоматичного контролю.

Імовірно, це найбільш фундаментальна практика у запропонованій методології. Якщо з пунктом «Вхідне» щось треба чинити, тоді ви маєте вирішити, якою саме буде наступна дія. Під «наступною дією», знову ж таки, розуміємо наступний фізичний, видимий учинок, необхідний для просування ситуації на шляху до завершення.

Реалізувати це і легше, і важче, ніж сказати.

Виконання простого, чіткого завдання, яке має початок і кінець, нейтралізує нескінченну складність, що часто загрожує поглинути решту мого життя. Свята простота.

Наступна дія має бути зрозумілою, але нерідко їй передують стадія швидкого аналізу та кілька кроків у плануванні, які у вашій свідомості ще не відбулись, і це повинно статися до того, як ви точно визначите, що необхідно для завершення справи, навіть доволі простої.

Погляньмо на кілька прикладів типових справ, які можуть привертати вашу увагу:

• прибирання в гаражі;

• сплата податків;

• нарада, куди я маю піти;

• день народження Боббі;

• прес-реліз;

• ревізії;

• зміни у правлінні.

Хоча ці пункти можуть здаватися зрозумілими як завдання або проект, однак визначення наступного кроку для кожного з них потребуватиме роздумів.

• Прибирання в гаражі.

...Ну, треба ж тільки зайти і почати. А ні, стривайте, там же здоровенний холодильник, його слід кудись подіти. Я, мабуть, спитаю в Джона Патріка, чи не потрібен йому холодильник на дачу. Мені треба...

• Після дзвінка Джону холодильник усе ще в гаражі.