Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Є невеличкий виняток із правила «один пункт за один раз». Певним типам особистостей справді треба відвести приціл від чогось принаймні на хвилину, щоб ухвалити рішення. Коли я бачу, що таке відбувається з кимось із моїх клієнтів, я дозволяю йому взяти до опрацювання дві, інколи навіть три речі водночас. Тоді він зможе легше і швидше обрати потрібні дії.

Пам’ятаймо: «багато завдань» — виняток, і це працює, тільки якщо ви дотримуєте дисципліни, виконуючи кожен пункт із короткого переліку, і не зволікаєте з рішенням довше, ніж хвилину-дві.

Зі стану «Вхідне» є лише один шлях. Це, власне, і малося на увазі в давній пересторозі «виконуйте завдання один раз», хоча звертатися до справи тільки раз — насправді погана ідея. Якби ви так чинили, ви б ніколи не мали списку, бо завершували б усе негайно. Ви також були би вельми невмілими та непродуктивними, бо більшість наших справ не вдається владнати одразу після того, як ми про них дізналися. Де ця порада справді працює — то це коли треба позбутися поганої звички постійно витягати речі з кошика «Вхідне», не вирішувати, що вони означають і як з ними бути, і знову лишати їх там. Кращим застереженням було б: «Щойно витягли щось із вашого кошика справ, вирішуйте, що з цим чинити і куди його подіти. Ніколи не кладіть це знову до категорії „Вхідне“».

Когнітивісти довели реальність поняття «втома від рішень». Воно означає, що з кожним рішенням, яке ви ухвалюєте, малим чи великим, зменшується обмежена потужність вашого розуму. Рішення «не ухвалювати рішення» щодо отриманого електронного листа чи будь-чого іншого — це ще одне з рішень, які спустошують ваш психологічний паливний бак.

Ви отримали повідомлення. Ви плануєте робити одну справу за один раз. І ви збираєтесь ухвалювати чітке рішення щодо наступних дій у кожній з цих справ. Можливо, це звучить легко — і це справді легко — але для цього треба швидко, інтенсивно думати. Більшість часу дія не буде самоочевидною, її треба визначати.

Я ніби комар на нудистському пляжі — знаю, чого хочу, але не знаю, з чого почати.

Який, скажімо, перший пункт, щодо якого вам треба комусь зателефонувати? Щось заповнити? Знайти інформацію в інтернеті? Придбати щось у крамниці? Поспілкуватись із вашим помічником? Написати електронного листа вашому начальнику? Що це? Якщо є дія, її специфічна природа визначатиме подальший набір варіантів. А якщо ви скажете: «З цим не треба нічого чинити»?

Є вірогідність, що частина повідомлень, отриманих вами, не потребує жодних дій. Ця категорія складається з трьох типів:

• макулатура;

• ідеї, які варто розвинути;

• довідковий матеріал.

Якщо ви досі дотримували моїх порад, то, безперечно, вже впоралися з великою купою справ. Вірогідно також, що вам доведеться докласти чимало до кошика «Вхідне», і серед усього цього будуть речі, які вам уже не потрібні. Тому не дивуйтесь, якщо під час опрацювання ваших справ знайдеться ще багато такого, що слід викинути.

Опрацювання всіх справ у вашому житті поглибить усвідомлення того, що ви плануєте робити і чого вам не треба робити. Директор однієї установи, з якою я співпрацював, виявив, що він накопичив аж надто багато вхідних електронних листів (тисячі!), на які у будь-якому разі не збирався відповідати. Він визнав, що використання мого методу навчило його «дотримувати здорового харчування» стосовно того, які незавершені справи він терпів би навколо себе.

Вірогідно, що в якийсь момент перед вами знову постане питання, чи зберігати щось для подальших довідок. Я в таких випадках іду двома шляхами:

• якщо вагаєшся, викинь;

• якщо вагаєшся, залиш.

Обирайте самі. Вважаю, годяться обидва підходи. Треба лише довіряти своїй інтуїції і реалістично дивитися на свій простір. Більшість людей усього цього побоюється, бо їхні системи ще ніколи не були по-справжньому дієвими та прорахованими. Якщо ви добре відрізняєте довідкову інформацію від запасів і від того, що потребує дій, і якщо ваша довідкова система проста й рентабельна, ви легко зможете утримувати стільки матеріалу, скільки накопичите. Оскільки він не вимагає дій, то є лише справою фізичного простору та логістики. Отже, наскільки обширними ви бачите свою довідкову бібліотеку та інструментарій?