Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Фахівці у зберіганні даних можуть запропонувати вам детальніші інструкції щодо цього, а ваш бухгалтер може надати програми для запису та зберігання, які підкажуть, як довго ви маєте зберігати різні види фінансової документації. Я би порадив відокремити те, що може бути використане, від решти.

Забагато і надто мало інформації дає той самий результат: у вас немає того, що вам потрібно, коли це знадобиться.

Коли ви збагнете, що не слід вдаватися до жодних дій, виникне простір для багатьох варіантів з урахуванням ваших особистих уподобань і можливостей зберігання та доступу до інформації.

Світ цифрових технологій надає додаткові можливості й виклики стосовно рішення, що залишити і що викинути. Оскільки комп’ютерні та хмарні простори для зберігання постійно зростають в експоненціальному темпі, є гарна новина: постійно з’являється більше простору для зберігання більшого обсягу інформації. Доброю новиною є і те, що потужні функції пошуку виросли водночас із простором. Погано те, що це може легко спричинити безладне створення масивів даних і проблеми з великими обсягами, а також плутанину в пошуках, попри високу якість пошукових функцій. Оскільки цифрове зберігання даних стало майже автоматичним, відтепер дуже легко створити середовище з постійним уведенням інформації, але без її утилізації. Створюючи велику та приголомшливу бібліотеку, ми обмежуємо свою можливість скористатися нею для роботи, яку нам важливо виконати. Ключ — регулярний перегляд і знищення застарілої інформації, як я радив у попередньому розділі, і водночас свідоміша її фільтрація на вході, коли опрацьовуєте вхідні повідомлення: «Чи насправді це необхідно або корисно зберегти?», «Чи я впевнений, що зможу отримати доступ до цього з інтернету чи з інших джерел, якщо знадобиться?»

Можливо, у ваших справах знайдуться речі, про які ви собі скажете: «Зараз із цим нічого не можна вдіяти, але згодом спробую». Наприклад:

• Оголошення про офіційну зустріч за сніданком у торговій палаті із запрошеним оратором, якого ви бажаєте послухати, але до неї ще два тижні, і ви не знаєте, будете тоді вдома чи у відрядженні.

• Порядок денний засідання правління, яке відбудеться за три тижні, куди вас запрошено. Реагувати не потрібно, хіба що ви швидко проглянете цей документ напередодні засідання.

• Реклама наступного оновлення для одного з ваших улюблених програмних додатків. Вам точно потрібна ця нова версія? Невідомо, краще відкласти це до наступного тижня.

• Ідея, що з’явилася у вас стосовно щорічної наради з торговельних питань, яка відбудеться наступного року. Поки нічого не варто чинити, але ви хотіли б, щоб вам хтось про неї нагадав, коли настане час її планувати.

• Записка до самого себе про те, що треба пройти курс акварельного живопису на який у вас зараз забракло часу.

Що робити з такими справами? Є два придатних варіанти:

• запишіть їх до переліку «Колись/можливо»;

• помістіть нагадування про них на ваш календар або до картотеки.

Сенс усіх цих процедур у тому що вони дають вам можливість прямо зараз не думати про деякі пункти і бути впевненим, що нагадування про можливі дії актуалізує їх у слушний час. Я детальніше торкнуся цієї теми в наступному розділі, присвяченому організації. А тепер просто позначте такі пункти: «Відкласти», «Можливо» або «Нагадати 17 жовтня» і помістіть їх до категорії незавершених, які збираєте для подальшого сортування [18] Одна з ваших додаткових скриньок вхідних повідомлень є ідеальною для цього. Тимчасово використовуйте її під час початкового опрацювання, щоб зібрати речі, організацію яких ви відкладете на певний час. Згодом можете скористатися нею для зберігання документів, роботу над якими відтерміновано, і фізичних нагадувань про подальші дії. .

Можна не ухвалювати рішення щодо чогось. Вам лише знадобиться спеціальна програма, яка видалятиме з вашої пам’яті неухвалені рішення.

Багато речей, виявлених вами в переліку справ, не потребуватимуть реакції, але можуть бути важливими як потенційно корисна інформація щодо проектів і тем. В ідеалі ви вже створили придатну для роботи систему зберігання інформації (як описано у розд. 4) для користування довідковими та супутніми матеріалами. Тож якщо ви знаходите у своїй скриньці вхідних повідомлень (а також у додатках і веб-посиланнях) матеріал, який воліли би зберегти в архіві чи довідках, збережіть його.