Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Найкращий спосіб вивчення цієї моделі — діяти. Втім, є кілька основних правил:

• опрацьовуйте найважливіший пункт першим;

• опрацьовуйте один пункт за один раз;

• ніколи не кладіть нічого назад до категорії «Вхідне».

Навіть якщо пункт другий — персональна нота до вас від очільника вашої країни, а пункт перший — якийсь епістолярний непотріб, треба опрацювати непотрібного листа першим! Не треба перетворювати цей принцип на манію, але він важливий: усе опрацьовується однаковою мірою. Дієслово «опрацьовувати» не означає «витрачати час». Його значення насправді — «визначитись, що собою являє річ, якої дії вона потребує, і відповідно врегулювати питання». Ви в будь-якому разі сягнете дна цієї посудини так швидко, як зможете, і ви не забажаєте будь-що іще там робити.

Опрацьовувати не означає «витрачати час».

Більшість людей заглядають до свого переліку справ або до електронної поштової скриньки в пошуках чогось найбільш термінового, найсмішнішого, найлегшого чи найцікавішого, щоб опрацювати цей пункт першим. «Швидкий перегляд» — гарний метод, інколи необхідний (я теж регулярно це роблю). Скажімо, ви щойно повернулися з зустрічі на чужій території, а за п’ятдесят хвилин у вас велика селекторна нарада, і тому перевіряєте, чи немає якихось підводних каменів і чи ваш клієнт відповів на електронного листа, висловивши схвалення вашої привабливої пропозиції.

Але це не опрацювання вашого списку справ; це швидкий перегляд. Коли ви застосовуєте метод опрацювання, варто виробити звичку починати спочатку і крутити педалі до кінця, по порядку, по одному пункту за один раз. Щойно ви порушите це правило і почнете опрацьовувати тільки те, до чого наразі лежить душа, ви постійно залишатимете щось неопрацьованим. Тоді обіг ваших справ зупиниться, і ними обросте ваш письмовий стіл, весь офіс і скринька вхідних електронних повідомлень. Багато людей живуть у цьому режимі «швидкого перегляду», завжди відволікаючись на нові повідомлення і почуваючись некомфортно, якщо не вдається постійно нашвидку переглядати вхідний контент за допомогою комп’ютера чи мобільних пристроїв. Якби вони повірили, що справи «Вхідне» можна повністю звершити за день-два, вони б так не залежали від цієї потреби безупинної перевірки.

Теоретично ви маєте перевернути вашого кошика зі справами догори дригом і опрацьовувати спочатку перше, що з нього випаде. Проте, поки ви протягом певного часу рухаєтеся від одного краю справи до другого, відмінність стане не такою вже й відчутною. У будь-якому разі ви побачите все у порівняно короткому списку. І якщо ви спробуєте перечитати відносно велику групу електронних повідомлень, поданих як вхідні, виявите, що ефективніше опрацьовувати першим те, яке надійшло останнім, бо всі ниточки дискусії взаємопов’язані, і невигідно відповідати на щось до того, як ви побачите весь матеріал.

Скринька для вхідної кореспонденції — це майстерня, а не склад.

Деякі люди мають звичку, поки опрацьовують свою скриньку вхідної кореспонденції, щось із неї обирати, не знаючи напевне, що хочуть із цим чинити, відтак переводять погляд на іншу соломинку зі скирти і переймаються нею. Цей пункт може бути привабливішим для вас, оскільки ви точно знаєте, що з ним робити, і не волієте думати про нагальну справу. Це небезпечна територія. Важливіша справа в такому разі заляже в купу на вашому робочому столі, бо ви відволікаєтеся на щось легше, позірно актуальніше або цікавіше.

Більшість людей також бажає витрусити всю купу справ із кошика одразу, розкласти перед собою і спробувати виконати все негайно. Хоч я і поважаю прагнення впоратись із великим завданням, однак раджу своїм клієнтам відкласти все, крім однієї актуальної справи. Коли ви зосереджуєтеся на чомусь одному, це посилює увагу і техніку ухвалення рішень, достатню для вирішення всіх справ. І якщо вас відволікатимуть (що імовірно), ви не матимете безліч шматочків справ із категорії «Вхідне», розкиданих довкола вас.

Думати про накопичені справи зазвичай не виходить само собою. Необхідне свідоме зусилля, щоб змусити себе думати, — на зразок того, як змушуєш себе виконувати фізичні вправи чи прибирати.