Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

­­­­ ­­­­ Школи

­­­­ ­­­­ Громадська участь

­­­­ ­­­­ Голосування

Очікування

­­­­ ­­­­ Постачання продуктів

­­­­ ­­­­ Ремонт Відшкодування

­­­­ ­­­­ Позичені речі

­­­­ ­­­­ Інформація

­­­­ ­­­­ Запрошення

­­­­ ­­­­ Проекти/завдання, виконані родиною/друзями

Якщо відчуваєте, що ваша голова вільна від усіх справ, особистих і професійних, тоді ваш лоток зі вхідною інформацією має бути настільки повним, що аж вихлюпується через край. Разом із фізичними предметами та паперовими документами інвентаризація в категорії «Вхідне» має охоплювати всю голосову пошту на роботі та вдома, всі електронні листи, що наразі зберігаються у теці «Вхідні» у ваших пристроях. Також сюди слід віднести всі пункти зі списків у ваших органайзерах, щодо яких ще не визначено першочергових дій.

Процес збирання можна вважати завершеним, коли ви побачите чітко окреслені межі всього, що потребує інвентаризації та вашої уваги у будь-який спосіб.

Зазвичай я раджу переводити голосову пошту в текстовий формат і складати ці записи до лотка разом із блокнотами-органайзерами, які були у користуванні й зміст яких потребує уважного перегляду. Електронні листи краще залишати у цифровому форматі з огляду на їхній обсяг, до того ж значно ефективніше оперувати ними в їх безпосередньому середовищі.

Якщо все це завершено, ви готові до наступного кроку. Не варто залишати щось у категорії «Вхідне» на невизначений термін, оскільки ця справа знову підсвідомо заволодіє вами, бо мозок знатиме, що ви її не виконали. Одним із основних чинників людського небажання збирати речі у «Вхідне» є відсутність дієвої методології сортування та опрацювання зібраного.

Отже, переходимо до наступного розділу: «З’ясування: розбираємо „Вхідне“».

Припустімо, ви вже зібрали все, що приваблює вашу увагу; тепер ваша робота — пірнути якомога глибше. «Розібрати „Вхідне“» не означає виконати всі дії і здійснити всі плани, які ви накреслили. Мається на увазі лише ідентифікація кожного пункту і з’ясування, що він являє собою, яке значення має і що ви з ним збираєтеся чинити.

Щоб у вас була картинка такого з’ясування, можете скористатися поданою тут схемою організації робочого процесу. Її центральний стовпчик ілюструє всі кроки, з яких складається опрацювання й осмислення ваших подальших дій.

Цей розділ присвячений компонентам, що містяться в центральному стовпчику схеми, крокам — від перебування у категорії «Вхідне» до наступної дії. Ви безпосередньо побачите природну організацію, яка випливає з дотримання цього процесу для кожного з ваших незавершених виробничих циклів. Наприклад, ви берете щось із категорії «Вхідне» і реалізуєте його: «Я маю зателефонувати Андреа і спитати про це, але краще зв’яжуся з нею в понеділок, коли вона буде у своєму офісі», — тоді ви одразу відкладете цю дію і впишете її до свого розкладу на понеділок.

Раджу вам прочитати цей і наступний розділи про організацію ваших дій до того, як ви, власне, почнете реалізовувати ті з них, які накопичили в категорії «Вхідне». Так ви можете заощадити на кроках. Коли я відпрацьовую з людьми цей процес, він завжди перетворюється на танок туди-сюди: між простим етапом ухвалення рішень під час опрацювання відкритих виробничих питань і складнішим завданням обмірковування того, як найкраще вбудувати ці рішення до їхніх окремих систем організації. Багато людей, з котрими ми працюємо, прагнуть встановити на мобільний пристрій додаток, що може синхронізуватися з програмою, яку їхня компанія використовує для електронної пошти та календарного планування. Перше, що треба було б зробити (після збору вхідних повідомлень), — це впевнитися, що все «залізо» і програмне забезпечення працює. Далі ми розчищаємо (зазвичай роздруковуємо та викидаємо) все, що раніше намагалися організувати у своїх переліках завдань, і заносимо все це до категорії «Вхідне». Потім виділяємо деякі категорії робочого процесу — наприклад, «Дзвінки», «Доручення», «Розклади», «За комп’ютером» і т. д. Коли починаємо опрацьовувати «Вхідні повідомлення», може з’явитися бажання одразу вдрукувати в комп’ютері свої дії прямо в систему, від якої вона зрештою залежатиме.

Якщо ви ще не знаєте, що саме використаєте як персональну систему нагадування, не хвилюйтеся. Ви цілком пристойно можете почати з простого відривного блокнота чи будь-чого, на чому наразі пишете переліки. Завжди можна зробити оновлення своїх виробничих засобів, щойно налагодиться ваша система.