Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Чи є щось в офісному обладнанні, меблях чи фізичному просторі, що ви бажали б змінити? Чи все добре працює? Вам достатньо освітлення? Якщо є якісь речі, які потребують дій, ви знаєте, що робити: напишіть записку і покладіть її у «Вхідне».

Залежно від сформульованої вами мети ви можете провести подібне збирання всюди, де зберігаєте речі. Як я зазначав у попередньому розділі, якщо ви маєте твердий намір очистити розум від зайвого, зібрати потрібно все й усюди.

Не дозволяйте справам, які ви вважали «не вельми важливими», забирати у вас енергію та зосередженість.

Деякі люди, з якими я працюю, запрошують мене до себе додому чи до іншого офісу, щоб ми разом пройшли цей процес і там. Вони часто потрапляли у пастку «не дуже важливих речей» удома та в додаткових робочих місцях, і це висмоктувало з них енергію.

Люди часто хибно вважають мої поради закликом до радикального мінімалізму. Навпаки, якщо викидання чогось змушує вас відчути дискомфорт, ви повинні це залишити. [16] Нав’язливе невротичне накопичення речей є абсолютно іншим питанням і лежить поза межами даної методології та моєї компетенції. Адже ваша увага буде прикута до того факту, що тепер у вас немає чогось, що вам може знадобитися. Мої рекомендації спрямовані на те, як організувати речі вашої екосистеми таким чином, щоб вони без необхідності не поглинали вашу увагу. У багатьох сферах я сам є людиною-коробочкою (коли, приміром, ідеться про цифрові фото). Питання в тому, скільки місця ви для них маєте і чи є чітка відмінність між цими речами і тими, що стосуються певних проектів і завдань. Вам подобається зберігати дванадцять коробок старих журналів і записів з коледжу? Вам подобаються дивакуваті іграшки, витвори мистецтва і пристрої по всьому офісу для активізації творчого мислення? Без проблем, якщо ці речі там, де вони мають бути, в належному стані й ви зафіксували їх відповідно у вашій системі.

Щойно ви відчуєте, що зібрали фізичні речі з вашого найближчого довкілля, які потребують опрацювання, вам закортить зібрати все, чим зайнята ваша короткочасна пам’ять. Що відволікає вашу увагу, але ще не лежить у лотку зі вхідною документацією?

Ось де згодиться пачка звичайного паперу. Я раджу вам записувати кожну думку, кожну ідею, кожен проект чи справу, які не полишають вас, на окремому аркуші паперу. Ви можете створити один довгий список у нотатнику чи в цифровому додатку, але оскільки пізніше ви опрацьовуватимете кожен пункт індивідуально, ефективніше записати їх на різних аркушах. Під час процесу опрацювання знадобиться неабияка самодисципліна, щоби залишатися зосередженим на одній справі. Тому надаючи кожній думці окреме місце, ви полегшуєте собі весь процес. Початкова думка рідко буває остаточною (адже є ще бажаний результат і першочергові дії). У подальшому ви не зберігатимете ці папірці, але зручно мати окремі пункти для процесу опрацювання. [17] Багато людей (і навіть ті, хто користується здебільшого ґаджетами), спробувавши записувати думки по одній на окремих аркушах, зробили це частиною процесу персонального управління. Чудово віддавати належне своїм потенційно важливим думкам!

На те щоб очистити розум і записати все окремими нотатками, знадобиться від двадцяти хвилин до години після того, як ви зібрали все інше. Ви побачите, що думки виринатимуть у вас мимовільно — дрібні, значущі, особисті, професійні, без чіткої схеми.

У цьому випадку головне — кількість. Значно краще виконати цей процес надміру, ніж ризикувати щось проґавити. Ви завжди зможете згодом відкинути непотрібне. Вашою першою ідеєю може бути: «Організувати глобальну зміну клімату», а потім згадаєте «Мені потрібно купити корм для кота!» Записуйте всі ідеї. Не дивуйтеся, якщо в результаті цієї процедури у категорії «Вхідне» опиниться доволі великий стос паперу.

Допомогти в очищенні розуму може список зачіпок — можливих справ, переглядаючи які одну за одною, ви зрозумієте, чи не забули щось. Часто достатньо просто поштовху, щоби виявити приховане десь у глибинах підсвідомості. Пам’ятайте, кожну думку, яка з’являється, слід записати і покласти в лоток «Вхідне».

Розпочаті, але не завершені проекти