Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

У процесі збирання у вас можуть виникнути одна чи декілька таких проблем:

• речей виявиться більше, ніж може вмістити один лоток або кошик;

• схоже, що ви переходите до прибирання та сортування;

• певну частину ваших речей уже зібрано та впорядковано;

• ви натрапили на деякі важливі речі, які бажали б мати під рукою.

Що, коли річ завелика для лотка чи кошика? Якщо ви не можете фізично покласти щось у лоток для вхідної інформації, занотуйте на аркуші паперу. Наприклад, якщо за дверима вашого офісу висить плакат чи картина, напишіть на аркуші паперу «Картина за дверима» і покладіть його до лотка.

Неодмінно зазначте дату. У цьому є декілька переваг. Коли наприкінці етапу організації ви матимете кілька аркушів з різними записами, корисно дізнатися, коли було створено нотатку. І взагалі це гарна звичка ставити дату на всьому, що ви пишете: записки для помічника, голосова пошта, переведена в текст, нотатки під час телефонної розмови з клієнтом. Якщо у вас є цифровий інструмент з функцією виставлення дати, користуйтеся ним. Ця дрібна інформація, що забирає 3 % вашого часу, може бути настільки корисною, що варто виробити таку звичку.

Що, коли купа виявилася більшою за лоток чи кошик? Якщо ви подібні до тих 98 % людей, яких ми навчаємо індивідуально, то з першого збирання отримаєте набагато більше речей, аніж може фізично вмістити лоток для вхідної інформації. Коли так трапилося, кладіть усе на купу довкола лотка і навіть на підлогу. Купи зменшуватимуться в міру того, як ви все будете опрацьовувати та сортувати. А для початку переконайтеся, що між купою в «загоні» та іншими речами є візуальна відмінність.

Миттєве збирання докупи. Якщо одразу очевидно, що певна річ є сміттям, викидайте її не вагаючись. Деякі мої клієнти таким чином уперше поприбирали в центральній шухляді свого робочого столу!

Якщо ж ви не впевнені, що саме перед вами і чи варто його зберігати, кладіть це до загальної купи в лотку. Що не варто робити, то це довго копирсатися в речах, вирішуючи, як із ними вчинити. З’ясування потребує зовсім іншого свідомого настрою, ніж збирання. Найкраще ці процеси виконувати окремо. Згодом ви опрацюєте всі матеріали, які опинилися в категорії «Вхідне», і вам набагато легше даватиметься вибір, коли налаштуєтеся на ухвалення рішень. Мета процесу збирання — якомога швидше зібрати все в лоток, чітко «окресливши поле бою».

Стережіться синдрому прибирання та сортування! Багатьох людей вражає вірус прибирання та сортування, коли вони потрапляють у певні місця свого офісу чи будинку. Якщо це трапляється з вами, то добре, коли у вас є чимало часу для виконання процесу повністю (а це хоча б тиждень). Інакше вам доведеться розділити все на частини та занотувати їх як маленькі проекти чи завдання з нагадуваннями у вашій системі, як-от «Прибрати у шафі з шухлядами» чи «Вичистити офісну комірчину».

Жодна людина, яка вміє читати, не змогла до кінця прибрати на горищі.

Ви ж не хочете застрягнути десь на півдорозі в нетрях прибирання, не довівши до завершення весь процес. Звісно, на це може знадобитися більше часу, ніж ви гадали, але на фініші вас чекає золота нагорода у вигляді виконаних справ і налагодженої системи.

Що чинити з тими речами, які вже занесено до списків і органайзерів? Можливо, у вас вже були деякі списки і ви користувалися певною організаційною системою. Та якщо ви ще не повністю ознайомлені з цією моделлю керування робочим процесом і не застосовували її раніше, раджу вам передивитися ці списки знову, як і все у категорії «Вхідне». Система має бути узгодженою, а для цього необхідно розглядати все з однієї точки зору. [15] Якщо раніше ви вже вдавалися до певної версії методології GTD і складали списки першочергових дій і проектів, але їхній зміст не актуальний і не вповні відповідає дійсності, краще роздрукувати ці переліки, покласти до лотка зі вхідною інформацією, як нове надходження, і почати працювати над ними по-новому. Неможливо братися до нової версії системи, маючи застарілу інформацію.

«Але ось цей папірець для мене надзвичайно важливий!..» Часто у процесі збирання можна натрапити на аркуш паперу чи документ, який викличе реакцію: «О Боже! Я зовсім забув, потрібно це терміново зробити!» Це може бути нагадування про дзвінок, який мав відбутися ще позавчора, чи нотатки з наради, що нагадали про завдання, не виконані ще кілька тижнів тому. І зовсім немає бажання відкладати цей папірець до величезної купи інших матеріалів у лотку, оскільки є побоювання забути про нього знову.