Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Я би радив усім компаніям (якщо вони ще не зробили цього) заснувати «день чистки», коли всі працівники приходять до офісу в джинсах, перемикають телефони в режим «не турбувати» і сортують свої накопичені матеріали. [14] Чудовим часом для цього може бути день перед Різдвом чи будь-який інший передсвятковий день, що припадає на робочий. Більшість людей вже подумки святкують, тож це гарна нагода зайнятися справою і повеселитися. Їм видаються великі сміттєві кошики, контейнери для сміття на переробку і коробки, вміст яких відправлять у шредер, і в кожного є дозвіл присвятити весь день чистці — в офісі та на своєму комп’ютері. Персональний день чистки — це прекрасна ідея, яку варто занести до свого файла-штурханця, запланувавши його на свята, наприкінці року або навесні, ближче до часу сплати податків, коли ви маєте архівувати всі фінансові документи за минулий рік.

Довідкову та допоміжну інформацію рідко асоціюють з терміновими потребами, загалом не вважають її і стратегічною. Тому керуванню нею надається низька пріоритетність, якщо до цього взагалі доходить. Але проблема в тому, що ваш фізичний і розумовий простір переповнюють речі, які не потребують дій, проте є потенційно важливими та корисними. «Що це?», «Чому це тут?», «Що мені з цим чинити?», «Де те, що мені потрібно просто зараз?» — такі питання виринають у свідомості, якщо цей аспект вашого життя не налаштований і не керований належним чином.

Якщо речі різного виду та значення скупчуються в одному місці, міркування про їхній зміст поглинає забагато часу, тож ця купа спричинює лише заціпеніння у вашому мозку.

Довідкові матеріали потрібно розмістити й організувати в чітких межах — фізичних або цифрових — таким чином, щоб вони не затьмарювали інші категорії вашої системи і за необхідності були легкодоступними. З огляду на їхній великий обсяг дуже важливо організувати все так, аби збирання, сортування і доступ до них були простими, а самі матеріали не переплутувалися з тими компонентами, які потребують негайних дій. Я багато працював з деякими найкращими професіоналами світу, допомагаючи їм навести лад і впорядкувати просту та функціональну довідкову систему. Результат був завжди приголомшливим, оскільки вони могли приділити значну увагу важливішим справам.

Ви звільнили час, організували робочу зону, і у вас напоготові є основні інструменти для впровадження методології. Що ж далі?

Якщо ви вирішили присвятити певний час налаштуванню робочого процесу, вам необхідно ще дещо для досягнення максимальної ефективності: звільнитися на цей час від усіх інших зобов’язань.

Якщо вам потрібно комусь зателефонувати, отримати щось від секретаря чи залагодити якесь питання з другою половинкою, зробіть це просто зараз. Або вирішіть, коли ви виконаєте це, і встановіть нагадування. Важливо, аби всю вашу увагу ви концентрували на тій справі, що наразі перед вами.

Так траплялося майже завжди: коли я сідав навчати клієнтів, навіть попри те, що вони виділили час і заплатили гроші, щоб скористатися саме тепер моїми послугами, все одно того дня вони прагнули владнати певні справи. Але вони їх навіть не організували належним чином: «Мені зараз якось потрібно зателефонувати клієнтові» або «Я маю спитати у чоловіка, чи він узяв квитки на вечір». Вважаю, це свідчить про недостатній рівень усвідомлення та зрілості в нашій культурі, коли так багато розумних людей ігнорують зобов’язання на різних рівнях свідомості.

Тож ви все владнали? Добре. Настав час зібрати всі ваші відкриті питання в одному місці.

У розд. 2 я показав основні процедури для концентрації всієї потенційної роботи та важливої вхідної інформації. А в цьому розділі йтиметься детальніше про збирання всіх відкритих питань, усіх справ у єдиному місці — загальній теці для вхідної інформації. Це перший і важливий крок на шляху до стану «свідомість, як вода». Лише зібравши ще декілька питань докупи, ви, можливо, відчуєте позитивний настрій. Та якщо ви насправді виконаєте весь процес збирання на сто відсотків, ви набудете нового досвіду та отримаєте нову відправну точку для вершинних досягнень.

Коли я навчаю клієнта цьому процесу, фаза збирання зазвичай поглинає від однієї до шести годин. З одним клієнтом ми працювали цілих двадцять годин, наприкінці яких я сказав йому: «Ти зрозумів ідею». Часу піде більше, ніж ви гадаєте, якщо ви хочете зібрати все одразу і на роботі, і повсюди. Адже потрібно зазирнути до кожного куточка, де щось зберігається, включно з комп’ютером, до кожної шпарини в усіх місцях, навіть до машин, човнів, гаражів, інших будинків, якщо ви такими володієте.