Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Слід упорядковувати все так, щоб вам однаково зручно було зберігати єдиний аркуш паперу щодо нового проекту — навіть рукописну нотатку — і об’ємніший діловий документ. Щоби створити й організувати систему зберігання даних, потрібно докласти чимало зусиль, тому люди або не зберігають їх узагалі, або їхні ящики та шухляди вщерть забиті всілякими однотипними матеріалами, як-от меню з місцевих кав’ярень або розклад руху потягів. Якщо ви впевнені, що цю та подібну інформацію можна легко та швидко знайти в інтернеті, вам не потрібні паперові дублікати. Не тримайте в своїх системах матеріали-дублікати, системи мають взаємодоповнювати одна одну.

Зробіть усе необхідне, аби ваша довідкова система працювала швидко та легко. Моя система працює відмінно, на мою думку і на думку всіх, хто користувався нею, і я щиро раджу вам дослухатися до всіх подальших рекомендацій, щоби довести вашу систему зберігання до автоматизму.

Система зберігання інформації має бути завжди напоготові, а сам процес внесення матеріалів до системи повинен стати миттєвою і легкою дією. Якщо вам доведеться вставати зі стільця щоразу, щоби покласти аркуш паперу до папки, або нудно шукати між численними теками місце, куди би скопіювати документ, найімовірніше, ви залишите його без руху, замість того, щоб зберегти. Ви мляво візьметеся за розбирання лотка зі вхідною документацією (адже там є папери, які потрібно кудись розкласти для зберігання!). Багато людей, яких я тренував, трансформували офісний простір таким чином, щоби до шухлядок з довідковою інформацією можна було буквально під’їхати одним поштовхом стільця, а не йти в протилежний бік кімнати.

Єдина система Alfa. Я користуюся однією алфавітною системою для зберігання загальної довідкової інформації. Мої довідкові папки електронної пошти влаштовано у такий самий спосіб. Люди воліють використовувати свої файли, застосовуючи персональну систему управління, тому намагаються групувати їх за проектами чи сферами інтересів. Це збільшує в геометричній прогресії кількість місць, де можна знайти документ, якщо ви забудете, куди його поклали. Щойно ви розсортували нагадування про завдання у списки першочергових дій, ці дані просто перетворюються на вміст персональної бібліотеки. Ви вільні зберігати будь-яку кількість інформації, зважаючи лише на її обсяг і ступінь доступності. У звичайній системі Alfa інформацію можна знайти за темою, особою, проектом, компанією, тож шукаючи потрібний аркуш паперу, доведеться зазирнути усього в три-чотири місця. Можна додавати до назви одну підтему на ярликах, наприклад: «Садівництво—горщики» і «Садівництво—ідеї». Але все це зберігатиметься під літерою С.

Використання ефективної, простої та легкодоступної системи зберігання довідкової інформації уможливить вам збирати стільки даних, скільки забажаєте.

Перевага цифрового світу полягає у пошуковій функції з-поміж усього обсягу інформації, а позначення змісту за допомогою ключових слів істотно пришвидшує процес пошуку. Однак хоча різні ґаджети й мають багато опцій і місць для зберігання, ці можливості почасти перетворюються на складнощі та плутанину. Більшість людей, яких знаю, навіть із середньою завантаженістю, не гайнують час і зусилля на каталогізацію даних усіх можливих програм. Тож хоча комп’ютер дарує нам великі можливості, гнучкість і місце для великої довідкової бібліотеки, створення простого й ефективного формату довідки може стати неабиякою проблемою. Навіть у цифровому світі дуже корисно мати логічно систематизовану візуальну мапу — ефективно організовану в алфавітному порядку за індексами чи групами даних. Щоби відшукати лондонський ресторан, який я вподобав, відкрию вкладку «Місця», далі — «Лондон», далі — «Ресторани» — все в алфавітному порядку в межах певного розділу.

Найбільшою проблемою для прихильників цифрового світу є легкість збирання та зберігання інформації. Це призводить до того, що вони лише збирають дані, не повертаючись до них і не використовуючи належним чином. Слід усвідомлено підтримувати функціональною всю величезну цифрову бібліотеку, а не перетворювати її на чорну діру, яка поглинає все здобуте кількома натисками клавіш. «Мені не треба нічого впорядковувати, адже пошук усе знайде» — це, з мого досвіду, не найкращий підхід до справ. Ми потребуємо певного способу перегляду всієї зібраної інформації, для чого знадобиться ефективна категоризація.