Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Вони слугуватимуть вам окремими кошиками для вхідної та вихідної документації, паперів з поточною роботою і паперів з інформацією, яку потрібно переглянути. Найзручнішими є лотки з бічним доступом до паперів, на яких немає виступів, що заважали б вийняти один документ.

Він знадобиться для початкового збору інформації. Вірте чи ні, але записати думку на аркуші паперу має велике значення. Більшість людей поступово призвичаюються занотовувати думки на окремих аркушах паперу, а не в загальному безформному списку. Такий підхід у подальшому полегшує організацію й опрацювання інформації. У будь-якому випадку на столі має бути достатньо паперу для записів.

Ці інструменти, а також скотч, канцелярські резинки стануть у пригоді для сортування та зберігання паперових матеріалів.

Хоча їхній обіг поступово зменшується, ми все одно користуємося папером й іншими фізичними матеріалами, і прості інструменти для роботи з ними життєво необхідні.

Щохвилинний збір, обдумування, опрацювання й організація інформації є доволі складними процесами. Переконайтеся, що ви маєте всі необхідні інструменти для їх полегшення.

Цей інструмент на диво корисний. Тисячі наших клієнтів тепер мають власні пристрої для наклеювання ярликів, а наші архіви повняться їхніми коментарями: «Неймовірно, я й не знав, яка корисна ця штука!» Пристрій слугуватиме для наклеювання ярликів на папки з файлами, етикеток до папок-швидкозшивачів та багатьох інших речей.

Я віддаю перевагу таким пристроям на батарейках або тим, які поєднуються до комп’ютера й одразу можуть ставити ярлики, полегшуючи процес систематизації всього, що з’являється в роботі.

Вам знадобиться багато папок з файлами. За необхідності їх можна зберігати на спеціальних вішаках. Найкраще добирати папки одного кольору — класифікація папок за кольорами лише ускладнює весь процес, і вона не варта цих зусиль. Ваша система довідкових документів має бути простою бібліотекою. [12] У деяких країнах буває важко знайти прості й недорогі папки для цієї елементарної, але не менш важливої системи зберігання довідок, яку я обстоюю. Можливо, щоб натрапити на щось придатне для роботи, доведеться імпровізувати.

Ви можете не записувати в календарі незавершені справи, однак знайдуться речі, які слід до нього занести. Як я зазначав раніше, календар не має містити списки справ для виконання, за допомогою нього краще відстежувати завдання, які потрібно виконати в певний день або певний час.

Багато фахівців сьогодні мають різні системи робочих календарів — від органайзерів з відривними аркушами, календарів на мобільних пристроях до програмного забезпечення, яким користуються всі в компанії.

Календар завжди був головним інструментом, на який люди покладаються у питаннях організованості. Це й справді важливий компонент у процесі управління певними видами даних, нагадувань про зобов’язання та інформацію, що стосується конкретного часу і дати. Існує багато нагадувань і даних, які ви захочете занести до календаря, але на цьому ви не зупинитеся: календар потрібно інтегрувати у всеосяжну систему, яка з’явиться у вас за умови втілення цього методу.

Вам цікаво, яким видом календаря найкраще користуватися. Я опишу це детальніше у наступному розділі. Поки що послуговуйтеся тим, який у вас є. Щойно ви опануєте системний підхід, вам самим захочеться перейти до іншого, досконалішого інструменту.

Втілюючи цей процес, ви будете опрацьовувати багато справ, тож приготуйтеся і до того, що у вас з’явиться більше сміття. Деякі керівники, яких я тренував, ставили великі баки для сміття одразу за дверима кабінету. У дні нашої спільної роботи це було вельми доречно!

Потрібен вам органайзер чи ні, а якщо так, то який, залежить від багатьох чинників. Чи користувалися ви вже якимись засобами управління списками та підручною довідковою інформацією? Як, на вашу думку, мають виглядати нагадування про завдання, порядок денний і проекти? Де і як часто вам потрібно їх переглядати? Оскільки в голові це все тримати незручно, очевидна необхідність організовувати свої справи зовнішніми засобами. Ви можете керувати всім у нетехнологічний спосіб, зберігаючи різні аркуші паперу в папках. Можна користуватися паперовим блокнотом чи планувальником або його цифровим аналогом. Чи можна ці засоби поєднувати?