Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Не бійтеся робити один сягнистий крок, якщо він необхідний. Ви не перестрибнете через урвище двома маленькими стрибками.

Для мене ідеальним часом для роботи з людьми щодо втілення цієї методології є вихідні або свята, оскільки тоді до мінімуму скорочується можливість зовнішніх втручань. Якщо ж я працюю з клієнтом звичайного робочого дня, спершу ми переконуємося, що не заплановано жодних зустрічей і нас потурбують лише у разі надзвичайних подій. Телефонні дзвінки спрямовуються на голосову пошту або приймаються помічниками, щоб опрацювати їх під час перерви. Для цієї діяльності я не раджу використовувати час після основної роботи, оскільки зазвичай людина почувається втомленою і є ризик застрягнути в офісі надовго.

Для багатьох керівників, з якими працюю, зачинитися від світу на два дні поспіль є найважчим у цьому процесі — нелегко пропускати всі зустрічі та переговори, якщо ви на роботі. Ось чому найчастіше ми освоюємо методику на вихідних. Якщо ви працюєте в офісі відкритого типу, то вам ще складніше знайти на це час через невідкладні завдання.

Присвятіть два дні цьому процесу — це сторицею окупиться для вашої продуктивності та психічного здоров’я.

Ця процедура не така вже й складна, просто вона потребує багато розумової енергії, щоб зібрати дані й ухвалити рішення для численних відкритих питань, особливо якщо ви не вирішували їх тривалий період. Якщо ж вас перериватимуть, може знадобитися вдвічі більше часу. Упоравшись з усім за один проміжок часу, ви відчуєте задоволення від контролю та завершеності, у вас з’явиться запас енергії та стимул до творчості. Згодом ви зможете підтримувати вашу систему з незначними зусиллями між основними справами робочого дня.

Вам потрібно вибрати фізичне місце, яке слугуватиме центральною диспетчерською кабіною. Якщо ви вже маєте стіл й облаштований простір в офісі, то найкраще почати звідти. Якщо ви працюєте вдома, це буде ваша основна локація. Якщо ж ваш кабінет і там, і там, вам захочеться створити ідентичні, можливо, навіть взаємозамінні системи в обох місцях, хоча все-таки одна буде головною. Якщо у вас немає робочого місця — жодної фізичної точки, де б вам було зручно займатися справами, — слід неодмінно його створити. Навіть якщо у вас здебільшого мобільний високотехнологічний спосіб життя у віртуальній реальності, ви все одно потребуєте особистого простору для базового табору, де можна працювати. Цю програму реально реалізувати, де б ви не працювали, але оптимально починати з основної локації.

Головне, що має бути на робочому місці, — це поверхня для письма, місце для лотків з паперами і простір для основних цифрових пристроїв. Для таких професій, як майстер машинного цеху, приймальна медсестра в лікарні чи дитяча няня, більше нічого не потрібно. Більшість домогосподарів не потребуватимуть великих робочих площ, але й для них важливо мати окреме місце, де можна працювати із записами, поштою, домашніми та родинними проектами, фінансами тощо. Зазвичай такі папери безладно розкидані по кухні, в коридорі, на обідньому столі, на книжкових полицях, що не може не пригнічувати.

Для більшості фахівців робоча поверхня розшириться, адже їм необхідно поставити телефон і зарядний пристрій, комп’ютер, лотки для паперів, шухляди для робочих документів, полички з довідниками. Декому може знадобитися принтер, маркерна дошка і/або обладнання для проведення конференцій. Ті, хто прагне до повної автономії, організують місце для занять спортом, відпочинку та хобі.

Ви потребуєте окремого, індивідуального та автономного робочого місця — вдома, в офісі, навіть у поїздках.

Мати функціональне робоче місце — це дуже важливо. Якщо у вас ще досі його немає, організуйте. Це стосується також і студентів, і тих, хто веде домашнє господарство, і пенсіонерів. Кожному потрібно мати місце, щоб займатися своїми справами.

Якби мені довелося екстрено організовувати робоче місце за декілька хвилин, я б купив звичайну дверну дошку, поставив би її на два ящики з шухлядами (по одному з обох кінців), зверху помістив би три лотки для паперів, поклав би папір, килимок і ручку. Це була б моя домашня база. (Якщо б я мав час сидіти, я би придбав стілець!) Вірите чи ні, та я бував в офісах кількох керівників, які не були настільки функціональними.

Не заощаджуйте на домашньому робочому місці. Вдома важливо мати простір, хоча б схожий на той, що на роботі. Багато моїх клієнтів почувалися ніяково, коли порівнювали безлад, який панував у них вдома, з порядком в офісі. Коли вони організували однакові робочі місця на роботі та вдома, одразу ж відчули різницю. Якщо ви витратите одні вихідні та впорядкуєте домашню робочу локацію, ви здивуєтеся, наскільки революційно це вплине на вашу здатність організовувати життя.