Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

• Окресліть першочергові дії для кожної з поточних «рухомих частин» проекту.

• Якщо потрібно, визначте наступну дію у процесі планування.

Активація окремих частин проекту. Проект вважається достатньо спланованим для реалізації тоді, коли на всіх його ділянках визначено першочергові завдання, які можна виконувати, не чекаючи, доки будуть готовими інші складники. Якщо проект має багато складників, для кожного з них слід визначити: «Чи є щось, що вже можна зараз виконувати?» Наприклад, ви можете координувати доповідачів на конференції та паралельно шукати потрібний сайт.

У деяких випадках спершу треба виконати один аспект, а решта залежатиме від його результату Тоді буде лише одна першочергова дія, яка стане поштовхом для всіх інших.

Необхідне додаткове планування? А що коли вам потрібне детальніше планування, щоб відчути, куди рухатися далі? Це все одно крок до дії. Що є першочерговим, якщо ви продовжуєте планувати? Ви накидаєте більше ідей на чернетці. Пишете електронного листа Ані Марії та Шонові, щоби дізнатися їхню думку. Просите помічника організувати нараду з планування з командою виконавців.

Звичка визначати першочергові завдання стосовно проектів, незалежно від ситуації, є фундаментальною для вашого відчуття спокою та контролю.

Якщо наступну дію доручено комусь іншому ... Якщо наступне завдання виконуєте не ви, вам все одно слід з’ясувати особу виконавця (це основний спосіб використання переліків подальших дій). Коли ж над проектом працює група, не обов’язково кожному знати, яка наступна дія в кожній з його частин. Часто потрібно просто розподілити відповідальність за частини проекту між певними людьми і зобов’язати їх визначати необхідні першочергові дії.

Розмова про подальші кроки зумовлює чіткість організації. Можуть з’являтися проблеми та деталі, коли хтось змусить усіх відчути складність розподілу ресурсів на фізичному рівні. Це проста практична дискусія для заохочення, але під час неї виявляють розбіжності у поглядах і слабкі сторони.

До якого ж рівня слід конкретизувати та деталізувати планування? Відповідь проста — доки проект не посяде своє місце у ваших думках.

Загалом ви думаєте про ті справи, в яких не визначено результату і потрібної дії (дій) і/або нагадування про які не збережено у надійний спосіб так, що ви зможете згодом їх відшукати. Можливо, ви не виявили на достатньому рівні всі деталі та не сформували загальне бачення, щоб покластися на ефективність вашого проекту.

Для більшості проектів (якщо розуміти під проектом результат, який потребує більше однієї дії) необхідно просто записати бажані результати та першочергові дії, щоб вони не обсідали ваші думки. Ви шукаєте нового біржового брокера? Зателефонуйте другові, щоб отримати рекомендацію. Потрібен новий принтер для дому? Пошукайте в інтернеті різні моделі та ціни на них. Припускаю, що таким чином вирішується 80 % проектів. Ви все одно будете ретельно планувати їх, але в голові, а достатньо лише визначити першочергові дії та виконувати їх, доки проблему не розв’язано.

Якщо проект не полишає ваших думок, він потребує вдумливішого перегляду.

Ще приблизно 15 % проектів можуть вимагати певного зовнішнього мозкового штурму — мапи думок або кількох нотаток у текстовому редакторі чи програмі для створення презентацій. Цього достатньо, щоби спланувати порядок денний зустрічі, відпустку чи промову в місцевій торговій палаті.

І ті 5 % проектів, що залишилися, потребуватимуть обдуманого застосування одного чи більше з п’яти етапів моделі природного планування. Ця модель пропонує практичну методику для справ, які зависли невиконаними, для їх розв’язання та продуктивної реалізації. Ви відчуваєте, що для певного вашого проекту потрібні чіткіші або активніші дії? У такому випадку запропонована модель може допомогти у досягненні значного прогресу.

Якщо ви потребуєте більшої ясності, перемкніть мислення на режим природного планування. Часто люди чимось зайняті (дія), але заплуталися і втратили чіткий орієнтир. Їм необхідно звіритися з планом або розробити новий (організація). Якщо брак чіткості відчувається на етапі планування, можливо, потрібен додатковий мозковий штурм для продукування актуальніших ідей і даних. Це може збільшити довіру до плану. Якщо спроба мозкового штурму загрузла у нечітких думках, слід зосередитися на баченні результату, переконавшись у тому, що ретикулярний фільтр у мозку налаштовано на зміну способу мислення. Якщо ж нечіткими є результат і загальна картина, вам потрібно повернутися до етапу аналізу: чому ви взялися за виконання цього завдання (мета).