Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Якщо вам бракує дії, слід рухатися моделлю донизу. Ви можете з ентузіазмом сприймати мету проекту, але не конкретизувати його результат у реальному світі. Звісно, нині управлінець стежить за вдосконаленням якості робочого процесу, але часто буває так, що він ще не уявив чіткої картини бажаного результату. Потрібно спрямувати думки на деталізацію загальної картини. Запитайте себе: «Яким буде результат?»

Якщо відповідь на це запитання сформульовано, але справа все одно застрягла, настав час з’ясувати три речі: як виконувати, деталі виконання та перспективи (мозковий штурм). До мене часто звертаються клієнти, яким дали відносно чітко сформульоване завдання, наприклад: «Впровадити нову систему оцінки ефективності», але вони не просуваються вперед, оскільки не витратили кілька хвилин, щоб запропонувати ідеї стосовно можливих результатів.

Якщо мозковий штурм «зависає» (а це часто трапляється для нічим не обмеженого мислення), слід ретельно все оцінити й ухвалити рішення щодо критично важливих очікуваних результатів (організація). Це той випадок, коли неформальна нарада з обміну думками, на якій було висловлено безліч ідей, закінчується без жодного рішення щодо подальшої реалізації проекту.

Якщо ж план є, але справи просуваються мляво, хтось має проаналізувати кожен складник проекту стосовно того, що робити далі та хто за це відповідає? Одна директорка, яка протягом багатьох місяців відповідала за організацію масштабної щорічної конференції, спитала мене, як уникнути безсонних ночей, що вже траплялося з її командою перед дедлайном. Я попросив її зазначити бажані результати для окремих складників цього проекту і спитав: «Над якими з них можна працювати вже зараз?» Таких складників виявилося близько шести, і ми визначили першочергові дії для кожного з них. Тож проект було запущено вчасно, щоб запобігти повторенню минулорічного хаосу в останні хвилини.

Вам не потрібно докладати жодних нових зусиль для підвищення продуктивності та зниження рівня стресу — просто застосовуйте поліпшений набір системних форм поведінки.

У двох попередніх розділах я показав основні моделі того, як залишатися максимально продуктивним і зберігати контроль за мінімальних зусиль на двох основних рівнях роботи і життя: дії, до яких ми вдаємося, і проекти, ЯКІ виконуємо і які є джерелом більшості з цих дій.

Основні правила залишаються такими самими: ретельно збирайте всі ваші відкриті питання, попередньо обдумуючи кожне з них, і керуйте результатами за допомогою засобів організації, регулярного перегляду та дій.

Для всіх ситуацій із різними рівнями зобов’язань процес природного планування допоможе вам дістатися звідси і до фіналу. Використання цієї моделі з її п’ятьма фазами часто перетворює роботу на легшу, швидшу та продуктивнішу.

Плани змушують вас поринути з головою у справи, але ви маєте знайти шлях до їх вирішення.

Ці моделі прості для розуміння та легкі у застосуванні. Використовуючи їх, ви досягнете вагомих успіхів. Вам не потрібно набувати жодних нових умінь — ви вже знаєте, як записувати завдання, чітко уявляти результати, визначати першочергові дії, систематизувати справи, переглядати їх та ухвалювати інтуїтивні рішення. Просто зараз ви здатні зосереджувати увагу на успішному розв’язанні проблем, влаштовувати мозковий штурм, організовувати ваші думки та здійснювати першочергові кроки.

Але просто знати все це ще недостатньо. Ви маєте можливість високопродуктивно працювати, тримати все під контролем і почуватися розслабленими, але ви ще не навчилися так жити. Тоді вам потрібен тренер, який проведе вас крок за кроком, поділиться досвідом, покаже відправні віхи та зручні прийоми на цьому шляху, аж доки не закріпиться ваш новий, продуктивний стиль роботи.

Це все ви знайдете у частині II.

У другій частині ми рухатимемося від поняттєвого базису та обмеженого застосування майстерності в робочому процесі до повномасштабного впровадження найвдаліших методик. Опановуючи цю програму, люди часто дізнаються про новий рівень розслабленості та контролю, якого вони ще не досягали, але для цього знадобляться покрокові методи. Я покажу вам логічний порядок дій, щоб ви могли якомога легше ввійти у справу й отримати якнайбільше користі від цих технік.