Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Прагніть кількості, а не якості. Прагнення кількості ідей дає простір вашому мисленню. Часом ви розумієте, яка ідея є доброю, лише коли вона з’явиться. А іноді придатність ідеї чи її зародка з’ясується не одразу. Ви напевне відчували задоволення від наявності вибору, коли заходили до великого супермаркету. Те саме можна сказати і про обдумування проекту. Що більша кількість думок, з якими можна працювати, то кращим буде середовище для розробки різних варіантів і правильного їх відбору.

Залиште аналіз та організаційні моменти на потім. Аналіз, оцінка та організація думок не мають пригальмовувати творче, вільне мислення. На етапі мозкового штурму не варто віддавати кермо цій оціночній діяльності.

Створення списку також може бути творчим процесом; у такий спосіб можна обмірковувати, які люди ввійдуть до вашої команди, які вимоги у клієнта до програмного забезпечення, або ж з яких компонентів складатиметься бізнес-план. Продовжуйте збирати ідеї аж до наступного етапу, на якому слід відкинути зайве та зосередити увагу на чомусь одному.

Якщо ви ретельно записували все на етапі мозкового штурму, щоб очистити мозок, то відчуєте, що настав час для етапу організації. Як і казав мій учитель англійської в старшій школі, щойно всі ідеї з голови постануть перед очима, ви автоматично помітите взаємозв’язки між ними та своєрідну структуру. Це і є організацією проекту.

План проекту визначає найменші результати, які згодом ви природно сплануєте.

Процес організації зазвичай передбачає визначення складників і їхніх частин, послідовності подій та/або пріоритетів. Що і в якому порядку має відбуватися для досягнення остаточного результату? Який елемент є найважливішим для успішного завершення проекту?

Це той етап, коли ви можете вільно застосовувати різноманітні організаційні інструменти, від маркованого списку на звороті конверта до потужних програм з планування проектів. Коли проект потребує суттєвого предметного контролю, вам знадобиться схема з ієрархічним відображенням компонентів і їхніх складників та/або діаграма Ганта, де етапи роботи відображено на шкалі часу, із самостійними та залежними частинами і віхами щодо всього проекту.

Тут не закінчується креативне мислення, воно просто набуває іншої форми. Щойно ви відчуєте базову структуру, ваш мозок намагатиметься заповнити лакуни. Наприклад, визначивши три основні компоненти проекту і вишикувавши їх у ряд, ви зможете міркувати над четвертим і п’ятим.

Головні кроки тут такі:

• Визначення істотних моментів

• Класифікація їх за одним або більше критеріями:

- складники

- порядок

- пріоритети

• Деталізація до потрібного ступеня

Мені ніколи не траплялися два проекти з однаковою кількістю структурних одиниць та однаковою деталізацією, щоб не тримати все в голові та успішно просуватися до їх виконання. Проте майже для всіх проектів знадобиться та чи інша форма креативного мислення, відтак — черга розумової діяльності у руслі «Яким є план?»

Фінальна стадія планування починається з розподілу та перерозподілу фізичних ресурсів для виконання проекту. Настав час запитати: «Які першочергові дії?»

Як ми зазначали у попередньому розділі, такий тип ґрунтовного, пов’язаного з реальністю мислення у поєднанні з чітким уявленням бажаного результату — важливий компонент для визначення, якою є наша реальна робота. З мого досвіду: саме створення переліку нагальних проектів і постійне керування першочерговими діями для кожного з них становить 90 % проектного планування. Такий ґрунтовний підхід змусить вас бути чесними щодо всіх справ. Ви справді збираєтеся це робити? Хто відповідальний? Чи все добре продумали?

Отож у певний момент за умови, що проект потребує виконання, слід вирішити, якими будуть наступні кроки. [11] Ви можете також планувати проекти, які не потребують дій, і тоді вам не знадобляться першочергові кроки — наприклад, розробка дизайну будинку вашої мрії. Відсутність першочергових дій переводить проект у категорію «Колись/можливо», і це також добре. Відповідь на запитання стосовно вашої першої реальної дії, коли ще нічого не зроблено, перевірить зрілість вашого мислення щодо проекту. Якщо ж ви ще не готові відповісти, вам слід детальніше конкретизувати певний попередній рівень процесу природного планування.